כיצד לייצא נתוני Microsoft Access למסמך Word

חבילת Office של מיקרוסופט כוללת אפליקציות שונות למשימות שונות. כך, למשל, אם ברצונך ליצור מסד נתונים, ל- Microsoft Access יש גב. Access מספקת את רוב התכונות שהיית מצפה ממערכת ניהול מסדי נתונים יחסיים. אתה יכול ליצור טבלאות, טפסים, שאילתות, יחסים, דוחות, פקודות מאקרו, מודולים, עד כמה.

אך מדי פעם, ייתכן שתרצה לייצא נתונים מ- Microsoft Access ל- Word. אם אתה מחפש דרך קלה לייצא נתוני Access ל- Word, אתה נמצא במקום הנכון.

כיצד Access מייצאת אובייקטים ל- Word

לפני שתראה כיצד לייצא נתונים מ- Microsoft Access ל- Word, עליך להבין כמה יסודות. ראשית, לא ניתן לייצא את כל סוגי האובייקטים מ- Access ל- Word.

נכון לעכשיו, תוכל לייצא רק טבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות. עם זאת, לכל אובייקט עדיין יש כמה מגבלות. החל מרשומות, Access מייצא רק את אלה שנמצאים בתצוגה שנבחרה. האפליקציה לא תכלול את כל הנתונים הנסתרים בדוח. באופן דומה, Access מסוגלת לייצא רק טפסים וגליונות נתונים עם טפסי משנה ודפי נתונים.

הדרך היחידה לעקוף זאת היא לייצא כל טופס משנה ודף נתונים. אם אתה מייצא את הדוח הראשי, באפשרותך לייצא מספר טפסי משנה ודוחות משנה.

שנית, לא ניתן לייצא מערכות יחסים, פקודות מאקרו, מודולים ואובייקטים גרפיים כמו תמונות ואובייקטים של Microsoft Graph מ- Access ל- Word. בנוסף, Access תייצא רק תוצאות מביטויים ולא מביטויים עצמם.

לבסוף, אין דרך לייבא נתונים מ- Microsoft Access ל- Word. עליך להתחיל ב- Access, לייצא את הנתונים שלך למסמך חדש, ולאחר מכן להעתיק את התוכן ולהדביק אותם במסמך Word הקיים שלך.

כיצד לייצא נתוני גישה למסמך Word

ייצוא נתוני גישה ל- Word משתמש בכלי ייצוא מובנה-אשף הקבצים RTF. אין ספק שלכלי יש מגבלות רבות בנוגע לייצוא נתוני Access, אך עדיף מכלום.

אבל אם זה מגביל מדי, אתה יכול לחפש כמה מהן החלופות הטובות ביותר בחינם של Microsoft Access להחלפה אפשרית. אחרת, בצע את השלבים הבאים כדי לייצא את הנתונים שלך מ- Access ל- Word:

1. פתח את גישה למסד הנתונים.
2. בחר את האובייקט שאתה רוצה לייצא ב- חלונית ניווט.
3. בדוק את הטבלה, השאילתה, הטופס או הדוח כדי לוודא שהיא נטולת שגיאות. גישה כוללת בדרך כלל מחווני שגיאות בכל פעם שהיא מזהה שגיאה. זה יכול לכלול משולשים ירוקים ומגוון מספרי שגיאות. שלב זה חשוב מכיוון ש- Access יחליף אוטומטית את מיקומי השגיאות בערך null לאחר ייצוא הנתונים שלך.
4. בחר את התצוגה או החלק של הנתונים לייצוא. הדרך הטובה ביותר לבחור נתונים לייצוא מטבלאות מרובות היא על ידי הפעלת שאילתות MS Access. אם ברצונך לייצא את כל הנתונים מאובייקט, דלג על שלב זה.
5. לחץ על נתונים חיצוניים הכרטיסייה ובחר עוד> Word. הכלי לייצא אשף ייצוא קובצי RTF ייפתח.
6. בחלון המוקפץ אשף ייצוא קובצי RTF, הזן את שם הקובץ ובחר יעד.
7. בדוק את ה פתח את קובץ היעד לאחר השלמת פעולת הייצוא תיבת הסימון אם אתה צריך.
8. אם בחרת נתונים מסוימים לייצוא, בדוק את ייצא רק את הרשומות שנבחרו תיבת הסימון. אחרת, השאר את תיבת הסימון כדי לייצא את כל הנתונים באובייקט.
9. נְקִישָׁה בסדר כדי להתחיל את תהליך הייצוא.

אם קיים קובץ בעל שם דומה, תוכל לבחור אם Access צריך להחליף אותו או לא. בחר כן כדי להחליף את הקובץ, או לא כדי לבחור שם חדש לקובץ שלך בחלון המוקפץ.

כברירת מחדל, Access תיצור קובץ בפורמט טקסט עשיר של Microsoft Word עם סיומת RTF. כדי להוסיף את נתוני ה- Access שלך למסמך Word, בצע את הפעולות הבאות:

1. פתח את מסמך RTF.
2. העתק את כל תוכן המסמך.
3. הדבק את הנתונים במסמך Word שלך.

אם אתה מוצא את הכלי לייצא אשף ייצוא קובצי RTF מייגע לשימוש, יש דרך קלה יותר. העתק נתונים מטבלת Access, השאילתה, הטופס או הדוח שלך והדבק אותם ישירות במסמך Word שלך.

קָשׁוּר: כיצד ליצור טופס ב- Microsoft Access

ייצא נתוני גישה ל- Word ללא טרחה

מסדי נתונים הם דרך מצוינת לאחסן נתונים. אם אתה צריך לייצא את נתוני Access שלך לאפליקציות אחרות כמו Word או Excel, אשף הייצוא המובנה-קובץ RTF הופך את כל התהליך ללא תקלות, אם כי עם כמה מגבלות.

אם יש לך נתונים נרחבים לעבודה, טפסי Access מציעים דרך חזקה יותר להוסיף נתונים נוספים למסד הנתונים שלך. קל יותר לעבוד איתם בעת עריכת טבלאות והוספת נתונים נוספים.

כיצד ליצור טופס ב- Microsoft Access

ישנן דרכים רבות להוסיף נתונים לטבלת Microsoft Access. שימוש בטפסים היא הדרך הקלה ביותר לבניית מסד הנתונים שלך.

קרא הבא

על הסופר