5 דרכים שאוטומציה יכולה להגדיל את הפרודוקטיביות שלך

אתה עשוי להבחין כי נראה שהפרודוקטיביות שלך פוחתת כאשר אתה כל הזמן מתקשה למצוא את הזמן להשלים עבודה נוספת. זה קצת בגלל שאתה עשוי להשקיע זמן משמעותי במשימות חוזרות כמו תגובה להודעות דוא"ל או גיבוי נתונים.

עם זאת, הזמן הוא משאב מוגבל, ויש לך רק 24 שעות להשקיע בכל יום. הדרך הטובה ביותר למקסם את הזמן ולהגדיל את הפרודוקטיביות היא אוטומציה של משימות שגרתיות וחוזרות על עצמן.

מהי אוטומציה ומה היתרונות שלה?

אוטומציה מתארת ​​את השימוש בטכנולוגיה להתמודד עם משימות גוזלות זמן או חוזרות על עצמן כדי למזער מאמצים ידניים. על ידי אוטומציה של משימות מיותרות, תוכל לחסוך זמן ולהתמקד בפעילויות אחרות המניבות הכנסות.

אוטומציה גם מפחיתה טעויות אנוש, משפרת את היעילות התפעולית, מגדילה את יכולת ההרחבה וחוסכת כסף. אם כן, כיצד תוכל למנף את הפוטנציאל של אוטומציה בפעילויות היום-יומיות שלך? להלן כמה רעיונות לאוטומציה של זרימת עבודה שבהם תוכל להשתמש כעת:

1. להאיץ את עיבוד הדוא"ל

התמודדות עם הודעות דוא"ל יכולה להיות מכריעה וגוזלת זמן אם אינך מוצא מערכת לנהל אותן היטב. זה בגלל שאתה כנראה מקבל המון מיילים בכל יום הדורשים את תשומת ליבך. בנוסף, אם אתה רוצה להרחיב את העסק שלך, עליך להשיב מייד לפניות של לקוחות פוטנציאליים בדוא"ל.

תגובות אוטומטיות לדוא"ל

החדשות הטובות הן שאתה יכול להפוך כמה תהליכים לאוטומטיים כך שתבלה פחות זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך. לדוגמה, תוכל ליצור תבנית באמצעות נתונים מטופס יצירת הקשר מבוסס האינטרנט שלך, או השתמש בבוני תבניות הדוא"ל החינמיים האלה, כך שלא תצטרך לכתוב אותם מאפס כל הזמן. תוכל גם להשתמש בתכונות המענה האוטומטי המובנה בשירותי דוא"ל, למשל תתעדכן אפשרות ב- Outlook לעקוב אחר הודעות דוא"ל ולהגיב עליהן.

לחלופין, תוכל להשתמש בשירות אימייל קר ומיזוג דואר כמו GMass להתאים אישית, לתזמן או לשלוח קמפיינים שיווקיים ומיילים קרים ללקוחות פוטנציאליים ומעקב אוטומטי.

ארגן את המיילים שלך

אנחנו מהמרים שאתה מקבל אינספור מיילים מדי יום מעמיתים, משפחה וחברים, עסקים אחרים וכו '. כשזה קורה, זה יכול להיות מאתגר למיין הודעות דוא"ל חשובות מהזבל. אבל אתה יכול להפוך הודעות דוא"ל אוטומטיות מתיקייה אחת לאחרת כדי להתמודד עם העומס. אתה יכול להשתמש ב- "מסננים" של Gmail או "כללים" של Outlook לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך.

תכונות מובנות אלה מאפשרות לך למחוק הודעות אוטומטיות עם הודעה ספציפית, למיין הודעות דוא"ל עם טקסט מסוים או מאנשי קשר מסוימים לתיקייה וכו '.

חלץ נתונים

סביר להניח שאתה מקדיש זמן רב לאנשי קשר בתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לקבל מידע שיכול לעזור לך לשווק או למכור את החפצים שלך. על ידי שימוש ב מנתח הדואר, אתה יכול להפוך תהליך זה לאוטומטי על סמך כללי הניתוח שלך.

2. שפר את התקשורת באמצעות צ'אט בוטים

Chatbots חוללו מהפכה מלאה בשירות הלקוחות בשנים האחרונות על ידי שיפור התקשורת וחווית הלקוח. כמו שאלות נפוצות, צ'אט בוטים מציעים אוטומציה באמצעות בינה מלאכותית. כתוצאה מכך, הם יכולים לבצע מגוון משימות בעצמם.

חלק מהיתרונות של השימוש בצ'אט בוטים הם זמינות 24/7, חלקם רב לשוניים, מספקים תגובות עקביות באופן מיידי, עוזרים לך לקבל תובנות חשובות לגבי התנהגות הלקוחות וכו '. אתה יכול להשתמש צ'אט בוטים אלה כדי לשפר את התקשורת שלך באתר וורדפרס שלך ולשפר את הפרודוקטיביות שלך. עם זאת, ראוי להזכיר שאתה צריך להשקיע זמן ומאמץ כדי לכוונן את צ'אט הבוט שלך כדי ליהנות מהיתרונות.

3. גיבוי נתונים

ככל שהטכנולוגיה ממשיכה להתקדם, אנו מסתמכים יותר ויותר על הכוננים הקשיחים של המחשב כדי לאחסן חלקים מחיינו, כגון עבודה ומסמכים אקדמיים או תמונות משפחתיות. לרוב, זה לא קשור אם, אלא מתי, מכיוון שכוננים קשיחים נשחקים, נגנבים וחווים עליות כוח.

השאלה היא, מה זה אומר לך, או יותר טוב, מה אתה יכול לעשות כדי למזער את ההפסד? תוכל לגבות את הנתונים שלך.

אבל רוב הסיכויים שאולי תשכח לעשות זאת בעצמך מדי פעם. לכן, ההימור הטוב ביותר יהיה אוטומציה של גיבויים רגילים. מלבד הבטחת אבטחת הנתונים שלך, תזמון הגיבויים באופן אוטומטי יאפשר לך לעבוד על המחשב שלך ללא הפרעות.

אתה יכול להשתמש CrashPlan כדי לגבות את הנתונים שלך לכונן קשיח חיצוני, למחשב אחר ברשת המקומית שלך או לשרתים שלה. לאחר התקנת התוכנה, היא תסרוק את המערכת שלך ותציע מה תוכל לגבות. זה גם מאפשר לך לבחור מה אתה רוצה לגבות. אתה יכול לתזמן את הגיבויים שלך כל 15 דקות, שעה, או בכל פעם שאתה לא משתמש במחשב שלך; הכל תלוי בך.

4. תכנן פוסטים במדיה חברתית

הרשתות החברתיות הפכו לחלק בלתי נפרד מחיינו. וכך, הפלטפורמות האלה הפכו למכרה זהב לאנשים שמנסים לקדם את המותגים שלהם ולמכור מוצרים/שירותים.

אבל שמירה על קשר עם כל הלקוחות הפוטנציאליים והלקוחות שלך בפלטפורמות המדיה החברתית שלך היא משימה שיכולה לדרוש בקלות את תשומת ליבך במשרה מלאה. עם זאת, התחברות לקסם האוטומציה באמצעות כלים כמו Hootsuite ו בַּלָם מאפשר לך לתזמן את כל הפוסטים שלך ברשתות החברתיות מראש. אתה יכול להשתמש בכלים אלה כדי לעשות יותר ברשתות החברתיות בפחות זמן.

5. קבע פגישות

קביעת פגישה בהצלחה, או הזמנת פגישה, דורשת פעמים רבות הלוך ושוב, במיוחד כאשר היא מעורבת אנשים רבים. ייתכן שיהיה עליך לשלוח דוא"ל לכולם כדי לברר את זמינותם לפני ביצוע ההזמנה, ולהסתכן לחזור על התהליך אם מישהו מבטל.

למרבה המזל, אתה יכול להפוך תהליך זה לאוטומטי כדי להעמיד את זרימת העבודה של הפגישות על טייס אוטומטי, כך שתוכל להתמקד במשהו אחר. כלים כמו כלאחר יד לאפשר לך להפוך את הפגישות שלך או אירועים אחרים מראש לאדם מראש עם כל אחד באמצעות קישור. אתה יכול להגדיר משבצות זמן שונות למועד בו תהיה זמין ולשלוח בקשות לפגישה באמצעות הקישור.

יתרה מכך, כלי זה משתלב בצורה חלקה ביומן שלך. לכן, כאשר כולם בחרו זמן טוב, Calendly יכול לרשום את הפגישה ביומן שלך ולשלוח לך הודעה. אם אתה עסוק בתקופה זו, תזמון מחדש הוא קל כמו תזמון.

הפוך את המשימות החוזרות שלך לאוטומטיות כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך

אוטומציה מועילה במיוחד לעסקים קטנים עם כמה עובדים שחובשים כובעים רבים. לתת לטכנולוגיה לטפל בכמה משימות פה ושם יעזור לך לעשות יותר בפחות זמן.

8 הסתכלו על דברים שפוגעים בפריון (ואיך להימנע מהם)

כולנו רוצים להיות פרודוקטיביים, אך אנו מפריעים בקלות מגורמים שונים. להלן כמה דברים שאולי אתה מתעלם מהם וכיצד להימנע מהם.

קרא הבא

על הסופר