6 הטכניקות הטובות ביותר לפרילנסרים לתעדף משימות בחינם

כעצמאי, ייתכן שתצטרך לבצע מאות משימות מדי יום, ובכל זאת יש לך הרבה יותר משימות ברשימת המטלות. לא כל העבודות צריכות חשיבות שווה, ותעדוף היא הדרך הטובה ביותר לברר מה עליך לעשות כעת.

אתה יכול להשתמש בכל אחת מהטכניקות הבאות כדי לתעדף את המשימות שלך ולנהל יום עבודה פורה.

1. צור רשימת מאסטר משימות לבדיקה

אם אתה חושב שאתה יכול לתת עדיפות בין כל המשימות שלך בזמן שהן קיימות רק בראש שלך, אתה טועה. אתה צריך לשים אותם על הנייר או להוסיף אותם לאפליקציה כדי ליצור רשימת אב.

הכנס את כל המשימות ותתי המשימות. לאחר שתפרט את המשימות, תוכל לראות בקלות איזו מהן צריכה יותר עדיפות. לאחר מכן תוכל לתעדף אותם לפי יעדים יומיים, שבועיים וחודשיים.

אתה יכול השתמש ביישום ClickUp לניהול משימות לגייס את המשימות ולמיין אותן לפי סדר העדיפויות שלך. האפליקציה גם מאפשרת לך להוסיף תאריך יעד לכל משימה.

הורד: ClickUp עבור חלונות | macOS | לינוקס | iOS | דְמוּי אָדָם (חינם)

2. התחל במשימה הקשה ביותר

בשיטה זו אתה מקבל עדיפות למשימה הקשה ביותר ברשימה שלך ועושה זאת תחילה. זו אולי לא המשימה החשובה ביותר, אך השלמתה תהפוך את שאר המשימות למשב רוח.

אנשים נוטים לעתים קרובות לדלג על המשימה הקשה בבוקר ולתזמן אותה לחלק מאוחר יותר של היום. ביצוע משימות קלות וקטנות לאורך כל היום גורם לך לעייפות, בעוד שאתה בעצם צריך ראש רענן וריכוז מלא כדי להשלים את המשימה הקשה.

בצע את המשימה הקשה ביותר בהתחלה, גם אם היא מאתגרת. תוכל גם לשחרר את דעתך על ידי סיום המשימה הקשה ביותר ותוכל להתמקד יותר בפעולות הקלות יותר.

3. שיטת אייבי לי לדרג משימות

שיטה זו בת 100 שנה מאפשרת לך להתמודד היטב עם סדרי העדיפויות שלך וגורמת לך להיות פרודוקטיבי יותר. על פי טכניקה זו, עליך לבחור את שש המשימות החשובות ביותר שאתה צריך לבצע מחר. הזמינו את המשימות בהתאם לרמת החשיבות, ולמחרת, התחילו לעבוד עליהן אחת אחת.

אסטרטגיה זו מבטלת את עייפות ההחלטות בכך שהיא מאלצת אותך לתעדף את המטרות שלך יום אחד קודם לכן. מכיוון שאתה לא צריך להשקיע את הבוקר שלך בתעדוף, אתה יכול להפיק את המרב מהיום על ידי ניצול כל דקה ממנו. הגישה גם תומכת במשימות חד-פעמיות.

לפיכך, תוכל להשלים משימה במהירות מכיוון שאתה נותן לה תשומת לב מלאה. אתה יכול להשתמש באפליקציית The Ivy Lee Method לשיטה זו. רשום את המשימות לפי סדר העדיפויות שלך וסמן אותן לאחר השלמתן. כאשר אתה מבטל משימה אחת מרשימת המטלות שלך לאחר השלמתה, יש לך משימה אחת פחות לדאוג.

הורד: שיטת אייבי לי עבור דְמוּי אָדָם (חינם)

4. מטריקס Eisenhower לקיבוץ משימות

במהלך סדר עדיפויות, אתה עלול להתבלבל בין ביצוע המשימה הדחופה לביצוע המשימה החשובה. Eisenhower Matrix היא טכניקת תעדוף המאפשרת לך להפריד בין משימות דחופות וחשובות. זה גם עוזר לך להבין מה לעשות קודם.

משימות הדורשות תשומת לב מיידית ייכנסו לקטגוריה של עבודה דחופה. זה יכול להיות עריכת יצירה שהושלמה עבור טעויות קלות, או תגובה להודעת דוא"ל או טקסט. מצד שני, משימות התורמות ליעדים ארוכי הטווח שלך חשובים.

כדי לתעדף את המשימות בצורה הטובה ביותר, צור ארבע רבעונים והנח את המשימות במקום שהן מתאימות ביותר. אתה יכול ליצור תרשים זה ב- Microsoft Excel, Google Sheets וכו '.

• דחוף וחשוב: משימות אלו צריכות להיות בראש סדר העדיפויות שלך.
• חשוב, אבל לא דחוף: תזמן משימות אלה בזמן נוח.
• דחוף, אבל לא חשוב: נסה להשלים משימות אלה בין שתי קטגוריות המשימות הראשונות.
• לא דחוף ולא חשוב: סלק משימות אלה מהרשימה שלך.

אפליקציית Ike - To -Do, List Task עוזרת לך לרשום את המשימות ולברר את משימות העדיפות המבוססות על המטריצה.

הורד: Ike - רשימת מטלות, רשימת משימות עבור דְמוּי אָדָם (חינם)

5. השתמש בשיטת MIT כדי לתת עדיפות למשימות

MIT כאן מייצג הדברים החשובים ביותר. כדי ליישם טכניקה זו, עליך לרשום את שלוש המשימות החשובות ביותר להיום. לאחר מכן, עליך להתמקד בהשלמת משימות אלה בהקדם האפשרי.

לאחר השלמתם, תוכל להמשיך להשלים את שאר המשימות ברשימת המטלות הכללית שלך. בעת יצירת רשימת ה- MIT, כלול משימות בעלות עדיפות גבוהה שיתרום למה שאתה רוצה להשיג.

בעת הכנת הרשימה הזו, שאל את עצמך שאלות כמו:

1. מהן המשימות החשובות ביותר שעליך לבצע היום?
2. אילו דברים יעשו הבדל גדול בפרויקט או בקריירה שלך?
3. איך אתה רוצה לבנות את היום שלך כדי להשלים את ה- MITs תחילה, לפני המשימות האחרות?

ריכז את התשובות ותוכל ליצור בקלות את רשימת ה- MIT.

קָשׁוּר: מיקרוסופט תעשה טיפים לניהול משימות טוב יותר

6. שיטת ABCDE להפרדת משימות עדיפות

האם אתה מחפש טכניקת קביעת עדיפות חזקה לשימוש יומיומי? שיטת ABCDE היא שיטה פשוטה, יעילה וממוקדת פעולה המאפשרת לך לתעדף את רשימת המטלות שלך.

אתה יכול לקחת נייר ולרשום את כל המשימות שעליך לבצע עליו. אז אתה צריך להתחיל לסווג את המשימות עם A, B, C, D ו- E. זכור שעליך לבצע משימות A לפני תחילת משימות B, להשלים משימות B לפני תחילת משימות C וכן הלאה.

אם ישנן מספר משימות בכל קטגוריה, סמן אותן עם 1, 2, 3, בהתאם לחשיבות, כמו A-1, A-2, A-3 וכו '. כך תסמנו את המשימות בחמש האותיות הבאות:

1. A למשימות החשובות ביותר: סמן משימה שאינך יכול לדלג עליה עם א. עליך לתת עדיפות למשימה זו בראש רשימת המטלות שלך, כי הימנעות מכך עשויה להוביל לעיכוב השלמת הפרויקט או לגרום לאובדן לקוחות.
2. B למשימות עם השלכות קטנות: לאחר שסימנת את המשימות ב- A, בחר את המשימות בעלות השלכות קלות כדי לסמן אותן ב- B.
3. C למשימות ללא השלכות: עליך לסמן את המשימות שאין להן השפעה על חייך עם C.
4. D לנציג: עליך להוסיף תווית זו למשימות שאתה עשוי להאציל לשותף או לשותף שלך. אם, למשל, אתה עובד לבד כעצמאי, שמור על משימות אלה לזמן פנוי.
5. E עבור סלק: כשאתה שוקל את כל המשימות והזמן, תגלה שחלק מהמשימות אינן קריטיות. סלק אותם על ידי תיוג עם E.

אתה יכול גם להשתמש באסאנה והוסף תגי A, B, C, D, E לצד כל משימה לתעדוף.

הורד: אסאנה עבור חלונות | macOS | דְמוּי אָדָם | iOS (חינם)

אל תלכו לאיבוד בשלל המשימות

פרילנסרים צריכים לבצע הרבה משימות ניהוליות ותקשורתיות, פרט להופעות שלהם. כעת, לאחר שאתה מכיר טכניקות עדיפות שונות, תוכל לנהל את המשימות ביעילות רבה יותר.

מנהל המשימות של טרה לצוותים חוצי תפקודים: 10 התכונות הטובות ביותר שכדאי לנסות בחינם

ניהול משימות חשוב כאשר אתה חלק מצוות חוצה תפקודים. להלן כמה מהתכונות החינמיות הטובות ביותר שעליך לנסות את טרה עבורן.

קרא הבא

על הסופר