כיצד להפוך את Outlook פחות מסיח את הדעת בעזרת הטיפים המהירים האלה

אם Microsoft Outlook הוא יישום הנגישות שלך לניהול הודעות הדואר האלקטרוני והיומן שלך, אולי חשבת שחלק מהתכונות שלו יכולות להסיח את הדעת. כמובן ש- Outlook כבר מוגדר כדי לעזור לך לנהל את עומס העבודה שלך, אך זה יכול להיות אפילו טוב יותר עם כמה התאמות פשוטות.

הבה נבחן כמה מהדרכים שבהן תוכל לגרום ל- Outlook לעבוד טוב יותר עבורך.

1. צור כללים להודעות נכנסות

כאשר תקבל הודעת דואר אלקטרוני, היא תיכנס אוטומטית לתיקיית תיבת הדואר הנכנס שלך. זה יכול להיות קשה לעקוב אחרי שאתה מקבל הודעות דואר אלקטרוני מרובות מאנשים רבים ושונים, והם יכולים לעלות במהירות. Outlook מאפשר לך להגדיר כללי תיבת דואר נכנס כדי לקבל הודעות דואר אלקטרוני נכנסות מאנשים ספציפיים ישירות לתיקיית משנה, מה שיכול לעזור לך לעקוב אחר מי ששולח מה. כדי ליצור כלל חדש, בצע את הפעולות הבאות:

1. לך ל קובץ> נהל כללים והתראות ולחץ חוק חדש. חלון חדש יופיע עם אפשרויות שונות עליו.
2. תַחַת שלב 1: בחר תבנית נְקִישָׁה העבר הודעות ממישהו לתיקייה.
3. ואז, מתחת שלב 2: ערוך את תיאור הכלל, עליך ללחוץ על ההיפר -קישורים כדי לבחור את אנשים או קבוצה ציבורית שאת הודעות הדואר האלקטרוני שלה אתה רוצה להעביר אל תיקיה שצוין.
4. נְקִישָׁה סיים ליישם את הכלל.

הסרטון הרשמי ממיקרוסופט ממחיש זאת בפירוט.

חוקי תיבת הדואר הנכנס יכולים למנוע מהתיבת הדואר הנכנס שלך להיסתם. כמו כן, אם אתה צריך לעקוב אחר אנשים מסוימים או הודעות דוא"ל של עבודה קריטית, זה כבר מאורגן עבורך.

קָשׁוּר: כיצד ליצור חתימה ב- Outlook

2. כבה את התראות הדוא"ל

נכון לעכשיו, אולי שמת לב לצליל ההתראות ש- Outlook משמיע כשאתה מקבל דואר אלקטרוני. אולי גם שמת לב לסמל המעטפה הצהובה שמופיע בסמל Outlook בשורת המשימות. זה יכול להיות שימושי אם אתה רוצה לקבל הודעה, אבל זה יכול לשבור את המיקוד שלך אם הודעות דוא"ל אלה ימשיכו להיכנס. למרבה המזל, Outlook גם נותן לך את האפשרות לכבות את ההודעות האלה.

לך ל קובץ> אפשרויות> דואר, ותחת הכותרת הגשת הודעה, תוכל לבחור את ההודעות שברצונך לכבות. ברגע שאתה מרוצה מהבחירה שלך, לחץ על בסדר.

קָשׁוּר: כיצד לקבוע פגישה ב- Microsoft Outlook

3. הגדר תזכורות לוח שנה

בדומה להודעות הדואר האלקטרוני, לוח השנה של Outlook מוגדר להזכיר לך פגישות 15 דקות לפני שהן מתחילות. זה עושה זאת על ידי הצגת הפגישות הבאות שלך, ואתה צריך ללחוץ לשחרר לסגור את החלון.

תזכורות אלה יכולות להיות שימושיות אם תזדקק להן. לדוגמה, אם אתה עמוק בעבודתך והתזכורת צצה, תוכל לסכם את מה שאתה עושה ולהתכונן לפגישה.

עם זאת, אם אינך זקוק לפונקציה זו, היא עלולה לשבור את הזרימה שלך. כדי לעצור את התזכורות האלה, עבור אל קובץ> אפשרויות> מתקדם, ומתחת תזכורות, בטל את הסימון הצג תזכורות.

לחלופין, אתה יכול גם ללכת אל קובץ> אפשרויות> לוח שנה, ומתחת אפשרויות לוח שנה, תראה אפשרות לתזכורות ברירת מחדל. כדי לערוך זאת, בצע את הפעולות הבאות:

1. לחץ על התיבה שליד תזכורות ברירת מחדל, אז יש תיבה בתיבה
2. ברשימה הנפתחת, בחר 0 דקות
3. לחץ על התיבה שליד תזכורות ברירת מחדל שוב, כך שהקרציה נעלמת; אם לא תעשה זאת, זה לא ישמור את הבחירה שלך
4. נְקִישָׁה בסדר

כעת תוכל להמשיך בעבודתך מבלי שתזכורות אלה צצות. אם אתה עדיין רוצה דרך כלשהי לעקוב אחר המשימות החשובות שלך, תסתכל גם על היתרונות של Microsoft To-Do.

קָשׁוּר: Microsoft To Do: מדריך למתחילים שלם

4. קוד צבע לוח השנה שלך ב- Outlook

אין שום דבר רע בצביעת פגישות לוח השנה של Outlook בצבע אחד. עם זאת, קידוד צבעים יכול לעזור לך לפשט את לוח השנה שלך ולהקל על לקבל סקירה כללית על יום העבודה או השבוע שלך מבלי לבדוק על מה כל פגישה או פגישה בודדת.

לדוגמה, אם יש לך מספר סוגי עבודה שונים, כולל פגישות בתוך החברה שלך, פגישות עם חברות חיצוניות, לקוחות, משימות ניהוליות והדרכה שהוזמנו ביומן שלך וכו ', זה יכול להפוך לטשטוש מידע שאתה צריך להשקיע יותר זמן בהתמקדות עַל.

אם אתה משתמש בקידוד צבעים, תוכל לעבור במהירות על לוח השנה שלך ולקבל מושג כללי לגבי סוגי העבודות שעליך להתכונן אליהן. תוכל גם להשתמש בקידוד צבעים כדי לתעדף פגישות לפי סדר חשיבות. לדוגמה, אתה יכול לבחור את הצבע האדום לפגישות "דחופות", ענבר ל"חשוב "וירוק ל"שגרה".

הדבר החשוב כאן הוא לבחור צבעים שונים לסוגי העבודה השונים שאתה מבצע ולבחור בצבעים שלא נראים דומים אחד לשני כדי להבחין. כדי להתחיל, בצע את השלבים הבאים:

1. לחץ על פגישה או פגישה בלוח השנה שלך כדי להציג את סדרת מינויים כרטיסייה.
2. לחץ על סמל החלון הצבעוני שאומר לְסַוֵג.
3. ברשימה הנפתחת, לחץ על כל הקטגוריות.
4. חלון חדש יופיע; בצד ימין, לחץ על חָדָשׁ.
5. כתוב בשם הקטגוריה שלך. לדוגמה, "פגישות פנימיות", ובחר את הצבע שאתה רוצה עבורו.
6. נְקִישָׁה בסדר בשני החלונות עד שתראה את הפגישה החדשה שלך עם לוח שנה בצבעים.

חזור על תהליך זה עבור מספר קטגוריות שתרצה ליצור.

הסחות דעת של Outlook נפתרו

עכשיו שאתה יודע איך להפוך את Outlook פחות מסיח את הדעת, אתה יכול להתאים אותו כך שיתאים לך ביותר. למרות שהם אולי לא נראים חשובים, ביצוע התאמות קטנות יכול להשפיע על יום העבודה שלך.

זו בשום אופן לא רשימה ממצה, ותרצה לנסות אותם לפני שתתחייב אליהם. תוכל גם לשחק עם הגדרות Outlook ולראות אם אתה מגלה דברים אחרים שעוזרים לייעל את המיקוד שלך.

5 הסחות דעת שגורמות לך להיות פחות פרודוקטיבי (ואיך להימנע מהן)

קל להסיח את הדעת, מה שעלול להוביל לדחיינות. להלן כמה דרכים להימנע מהן.

קרא הבא

על הסופר