כיצד להתמודד עם עומס יתר בפגישות: 5 טיפים וכלים

פגישה בחדר ישיבות (או סביבת עבודה מקוונת) דורשת החלפת רעיונות, הצבת יעדים, מעקב אחר התקדמות, הקצאת משימות וכו '.

למרות שכולן הן סיבות תקפות לקיום פגישה, יותר מדי פגישות ממושכות עלולות לרוקן את הפרודוקטיביות שלך. כך תוכל לצמצם את מספר הפגישות ביומן שלך. אבל ראשית, בואו נחשוף:

מה גורם לך לקיים יותר מדי פגישות?

רוב הסיכויים שכבר ניסית להתמודד עם הבעיה הזו בעבר. עם זאת, פגישות לא מפסיקות לצוץ בכל לוח השנה שלך. זה כנראה בגלל שלא ניסית לחשוף את הסיבות הבסיסיות לבעיה; אתה רק מיישם פתרונות פלסטר כדי להקל על עומס המפגשים.

לכן, בואו ניקח בחשבון שעמידות בעומס היא סימפטום לבעיה עמוקה יותר, כך שתוכלו למצוא פתרון יעיל ומתמשך.

ראשית, מגיפת COVID-19 והמעבר שהתקבל למודלי עבודה מרוחקים או היברידיים הגדילו משמעותית את מספר המפגשים הווירטואליים, בעיקר באמצעות זום. כתוצאה מכך, עובדים מרוחקים נאבקים איתם עייפות זוםאו עייפות בזמן המסך. עומס יתר בפגישות עשוי גם להוות בעיה אם אתה מזמין את כולם לפגישות. ככל שהנוכחות עולה, המעורבות יורדת בהדרגה.

אחת מסיבות הליבה הנפוצות ביותר לפגישות זום גב אל גב, או ביקורים בחדר הישיבות, היא היעדר סדר יום ברור. בהתחלה, אולי יש לך מטרה לפגישה, אך עד מהרה המיקוד שלך עובר לפטפוט סרק.

אחרון חביב, אינך ממנף כלים דיגיטליים ביעילות. יש מגוון רחב של תוכנות שהן חלופות טובות יותר לתקשורת ולשיתוף פעולה.

השיטה היעילה הבאה לצמצום מספר הפגישות במקום העבודה שלך היא הגדלת פריון הפגישות שלך. כך תוכל להשיג זאת:

1. השתמש בוויקי פנימי לפגישות אסינכרוניות

לא תמיד צריך לקיים פגישות בזמן אמת (באופן סינכרוני). מצבים מסוימים ירוויחו מתקשורת אסינכרונית (תקשורת שאינה דורשת מהמשתתפים להיות נוכחים בו זמנית ואינה זקוקה לתגובה מיידית).

אתה יכול לשפר את פריון הפגישות שלך על ידי אימוץ תקשורת אסינכרונית. הוא מאפשר לצוותים להשתמש בתוכנות מבוססות ידע כמו מסמך 360 לחלוק רעיונות בקצב שלהם. לחלופין, אתה יכול ליצור ויקי פנימי באמצעות אתרים אלהוהגדר בתוכו דפים ספציפיים לפגישות שלך. כלים דיגיטליים אלה מאפשרים לך לתרום לפגישה באמצעות תכונת ההערות.

על ידי אימוץ פגישות אסינכרוניות, הצוות שלך יכול לקחת את הזמן הדרוש לו כדי להבין את המידע הנדון, לתקשר עם חברי צוות באזורי זמן, להעצים מופנמים להשתתף על ידי הקלדה ולהפחית הפרעות ו הסחות דעת.

2. השתמש בתוכנת שיתוף פעולה

למה לקבוע פגישה אישית של שעתיים כדי להעלות רעיונות חדשים כאשר אתה יכול לעשות זאת באמצעות דוא"ל, או יותר טוב, באמצעות תוכנת שיתוף פעולה פשוטה כמו טרלו.

כדי לשפר את הפרודוקטיביות של הצוות שלך, ארגן פגישות בזמן אמת רק כאשר אתה בהחלט צריך, למשל, כדי לפתור סכסוכים. אחרת, תוכל לנצל תוכנת שיתוף פעולה לעדכוני התקדמות יעדים, סקירות פרויקטים או הצעות רעיונות חדשים.

בדרך זו, הצוות שלך מקבל מספיק זמן להרהר ברעיונות שהם רוצים לשתף ולתעדף את החשובים ביותר. יתרה מכך, כל המידע הזה נשמר כברירת מחדל ונגיש לכולם, במקום להסתמך על רשומות כתובות.

אתה יכול להשתמש ב- Trello ליצירת לוחות התואמים את מטרות הפגישה שלך, כגון סדר יום של ישיבות, עדכונים על פגישות קודמות, עדכוני צוות או רעיונות חדשים.

הורד: טרלו עבור דְמוּי אָדָם | iOS (קיימת גרסת פרימיום בחינם)

3. התמקדו בסדר היום של הפגישה

ארגון פגישה ללא סדר יום הוא מתכון בטוח לכישלון. תצטרך שתהיה לך תוכנית ברורה לפגישתך בכדי להימנע מלצאת מהקורס. רוב הפגישות עוברות לעתים על מסגרות הזמן שהוקצו להן כיוון שאין דרך ברורה ללכת.

אז איך אתה יכול לתקן את זה? באופן מקובל, תוכל לרשום את הנקודות עליהן ברצונך לדון במהלך הפגישה, להדפיס אותן ולצרף מסמכים רלוונטיים אחרים לפני שתשתף אותן עם המשתתפים.

לחלופין, תוכל לחסוך זמן ונייר על ידי יצירת סדר היום שלך Evernote וצירוף קבצים או דפי אינטרנט שאתה צריך לפני שתשתף אותם עם עמיתיך. זה מעניק למשתתפים גישה מהירה למידע הדרוש להם באמצעות הסמארטפונים, הטאבלטים או המחשבים שלהם.

הורד: Evernote עבור דְמוּי אָדָם | iOS (קיימת גרסת פרימיום בחינם)

4. צור ערוצים רפויים לתקשורת מיידית

כאשר אתה חלק מארגון מסיבי עם מחלקות רבות, נראה כי פגישה היא האפשרות היחידה לשתף מידע עם קבוצה מסוימת של אנשים. למרבה הצער, זו לא תמיד השיטה היצרנית ביותר.

למה להעביר קבוצת אנשים לחדר הישיבות לפגישה של 30 דקות כשאפשר לשתף את אותו מידע באופן מיידי ועם כולם בשולחן העבודה שלהם באמצעות פלטפורמת העברת הודעות כמו רָפוּי?

אתה רק צריך ליצירת ערוץ ייעודי לפגישה והזמינו את כל המשתתפים הרלוונטיים. בדרך זו תוכל לנהל שיחות ספציפיות על פרויקטים שונים עם האנשים שאתה בוחר להזמין.

הורד: רפה ל דְמוּי אָדָם | iOS (קיימת גרסת פרימיום בחינם)

5. אין יותר מדי אנשים

תחשוב על הפגישה האחרונה שהייתה לך. כמה אנשים נכחו? וכמה מהם סיפקו תרומות יקרות לפגישה? סביר להניח כי משתתפים רבים ישבו רק בשקט מבלי להשתתף, בעוד שאחרים בדקו את המיילים שלהם. זה הפך לפרקטיקה סטנדרטית, במיוחד בפגישות עם קהל גדול.

זה קורה לעתים קרובות כי המארגנים רוצים להימנע מאנשים שמרגישים בחוץ. למרות שמדובר במחווה אצילית, אך למרבה הצער, היא מפחיתה את פרודוקטיביות הפגישה.

אתה אולי תוהה, איך? אתה מסתכן בחריגה מהזמן המוקצב לפגישה כדי להתמודד עם ויכוחים הלוך ושוב, הערות רדודות ופטפוט מיותר, מה שמביא ליעילות פחותה. אז, כדי להימנע מעמידה בעומס, להזמין כמה שפחות אנשים.

קָשׁוּר: טיפים חיוניים לוועידות וידאו מקוונות

אל תתנו לפגישות להאט אתכם

פגישות עדיין ממלאות תפקיד מכריע ברוב הארגונים. עם זאת, הם הופכים להיות לא פרודוקטיביים כשהם הופכים להיות מהממים וכאשר הצוותים שלכם יכולים להקדיש את זמן הפגישה שלהם לסדרי עדיפויות. תוכל לשפר את פרודוקטיביות הפגישות באמצעות העצות והכלים שלמעלה.

5 הדרכים הטובות ביותר להתמודדות עם תשישות בזמן מסך

חשיפה מתמדת של המסך עלולה לגרום לכאבי ראש, ראייה מטושטשת ומאמץ בעיניים. להלן מספר טיפים להתמודדות עם תשישות בזמן מסך.

קרא הבא

על הסופר