אתה מבלה שעות במשימות יומיומיות במקום העבודה שלך. אתה חושב שזה החלק בעבודה שלך. אבל מה אם זה יכול להתבצע לבד, ואתה יכול להשקיע את הזמן החיוני שלך בחשיבה יצירתית או בפתרון בעיות גדולות אחרות? זה לא יהיה נהדר?
הפתרון האולטימטיבי לסוגיה זו הוא אוטומציה של משימות. בואו לגלות אילו משימות יומיות תוכלו להפוך לאוטומטי, התהליך שלה ואילו כלים יכולים לעזור.
אילו סוגי משימות צריכות להיות אוטומטיות
עליך להפוך את כל המשימות השגרתיות שאתה מבצע על בסיס יומי שדורשות כמות ניכרת מזמנך אך לא בהכרח מוסיפות ערך רב לעבודה שלך.
להלן כמה דוגמאות למשימות שתוכל להפוך לאוטומטיות. רשום את אלה הכלולים ברשימת המשימות שלך.
1. קביעת פגישות
אחד מ חבל על הזמן הגדול ביותר מתן ערך אינו קביעת פגישות. אז תפסיק לדבר הלוך ושוב עם הלקוחות שלך כדי למצוא את הזמן הטוב ביותר שמתאים לשניכם. במקום זאת, פתח כמה משבצות בלוח השנה שלך ושתף איתן את הרשימה.
בדרך זו תוכל למחוק את כל משימות התזמון מרשימת המטלות שלך ועדיין לקבל את הפגישות בזמן. כלי אוטומציה יכולים לסייע לך בשילוב יישומי תזמון ולוחות שנה.
2. משימות משעממות
משימות רבות אינן דורשות חשיבה מסדר גבוה. כגון מיון והתייחסות למיילים, גיבוי נתונים, חשבונית וחיוב, שירות לקוחות והתקשרות, עדכון פרטי התקשרות וכו '.
אז במקום להוסיף אותם לרשימת המטלות שלך כל יום, שקול להפוך אותם לאוטומטיים. ותראה כמה זמן אתה פנוי לעצמך.
3. העברת מידע בין מספר אפליקציות
אף מקום עבודה אינו נקי ממשימה זו. אתה תמיד צריך נתונים, ואז אתה צריך להעביר את הנתונים מיישום אחד למשנהו. אבל היו חכמים, אל תקדישו זמן להעתיק או לייבא ולייצא טונות של נתונים המגיעים אליכם באופן קבוע בדרכים שונות. הפוך את הפעולה הזו לאוטומטית.
4. משימות שאוכלות את הזמן המהותי שלך
מלבד קביעת לוחות זמנים, שליחת מיילים וחשבוניות, העברת נתונים ואחרים מגיעה משימה נוספת שנראית למעשה חשובה - פרסום ברשתות החברתיות. אתה בהחלט צריך לקדם את המותג שלך ולתקשר עם הקהל שלך, ומכאן להישאר פעיל בפלטפורמות אלה.
אבל, זה עשוי לעלות לך בזמן שאתה מסתיים במעגל החוזר על עצמו אינסופית של לייק, להגיב ולשתף. לכן, הפוך את המשימה הגוזלת ביותר לזמן הזה.
5 שלבים לאוטומציה של משימות
רשימת אוטומציה של המשימות שלך יכולה להיות אינסופית. ולפעמים זה אפילו תלוי בסוג העבודה שאתה מבצע, כך שלא נוכל לכסות את כולם כאן.
ובכל זאת, אנו רוצים להקל עליך לעקוב אחר כל הרעיון. אז הנה התהליך לאוטומציה של משימות.
שלב 1: רשום את המשימות היומיות
בעת יצירת רשימת המשימות שעליך להפוך לאוטומטיות, התחל על ידי:
- רשום את המשימות שאתה מבצע מדי יום.
- ציין את הזמן שאתה משקיע בכל משימה.
- הוסף את התדירות של כמה פעמים אתה צריך לבצע את המשימות האלה - לפי שעה, יומית, שבועית, חודשית, שנתית וכו '.
ברגע שזה נעשה. בדוק באילו מהקטגוריות הבאות הם נופלים. האם הן המשימות שהן:
- מבצעים באופן קבוע או בלוח זמנים?
- משעמם וניתן לעשות זאת ללא כל חשיבה מסדר גבוה?
- העברת מידע בתוך אפליקציות?
- אוכלים את הזמן החיוני שתוכלו להשקיע בפרויקטים יקרי ערך?
לאחר רישום כולם, קח את אלה שאתה באמת חושב שצריך להפוך לאוטומטיים מעכשיו.
שלב 2: מחקר
השלב הבא כולל חקר הכלים הנכונים שבהם תוכל להשתמש כדי להפוך את המשימות שלך לאוטומטיות. ביסס את המחקר שלך על הצרכים והתקציב הנוכחי שלך. לדוגמה, אם אתה סולופרניר, אינך צריך כלי אוטומציה המיועד לארגונים. לכן, בחר בהתאם.
שלב 3: גלה את זרימת העבודה החדשה
לאחר שתבחר באיזה כלי שתשתמש לאוטומציה של המשימות שלך, מצא מערכת זרימת עבודה חדשה שמתאימה לך ותאר כיצד הדברים יתקדמו מעתה והלאה. ודא שכולם בצוות יודעים על השינויים החדשים, כך שהכל יעבוד בצורה חלקה.
לדוגמה, תוכל לתאר לצוות שלך כיצד לתאם פגישות מעכשיו:
1. צור את הפרופיל שלך ב- כלאחר יד, ועבור לדף הבית.
2. קבע את הפגישה החדשה על ידי לחיצה על לִיצוֹר.
3. בחר את מֶשֶׁך של הפגישה שלך מהתפריט השמאלי.
4. בחר את זמינות הזמן על ידי הוספת משבצות שונות.
5. פרסם את הפגישה שלך על ידי לחיצה על הַבָּא לַחְצָן.
6. העתק את הקישור לפגישה מדף זה.
7. הוסף את הקישור לדוא"ל שלך ללקוח.
ברגע שכולם בצוות מרגישים בנוח עם התהליך, הם יכולים לחצות זימון פגישות קבועות מרשימת המטלות היומית שלהם עבור כל לקוח. הם יכולים פשוט לשתף את אותו קישור של מפגש/אירוע עם כולם. בהתבסס על כמה מהחריצים שנלקחו, אפשר לבחור את החריצים החינמיים.
שלב 4: בצע את התוכנית
לאחר שהכל נעשה, הטמיע את התוכנית החדשה שלך ביעילות. רוב הסיכויים שיהיו לך מספר משימות לאוטומטיות, והתוכנית שלך עשויה להיות קצת יותר מורכבת ממה שחשבת. במקרה כזה, קח עזרה ממחלקת ה- IT שלך ביצירה וביצוע התוכנית החדשה שלך בעזרת כלי האוטומציה שבחרת.
שלב 5: הערכה ובדיקה
לאחר אוטומציה של המשימות הדרושות, בדוק את החלקות של תוכנית זרימת העבודה החדשה. תגלה:
- יעילות המשימות שבוצעו.
- השפעתו על פרודוקטיביות של עובדים או חברי צוות.
- האם לכולם נוח להשתמש בכלים החדשים?
- האם לזמן הנחסך יש השפעה על תוספת ההכנסה שלך? (זה מיועד ליזמים, פרילנסרים וקבלנים.)
להלן כמה כלי אוטומציה נהדרים עם הפרטים הקצרים שלהם כדי לחסוך לך את זמן המחקר לאחר שתפרט את המשימות שיש להפוך לאוטומטיות.
זהו פתרון תוכנת אוטומציה פופולרי המאפשר לך לשלב תוכנות שונות. אתה יכול להעביר את הנתונים מכלי אחד למשנהו על ידי שילוב האפליקציות היומיומיות שלך כמו Gmail, Dropbox, Slack, יומן Google, Mailchimp וכו '.
בעזרת כלי זה תוכל לבצע אוטומציה של אלפי משימות כמו ציוץ כל הפוסטים בבלוג שלך, שמירת קבצים מצורפים מ- Gmail ל- Google Drive, גיבוי כל קבצי G-drive שלך ל- Dropbox ועוד.
כלי זה הוא כמו זאפייר בכל הנוגע לאוטומציה. זה עוזר לך להעביר נתונים בין יישומים שונים ולבצע משימות אחרות. אבל הגרסה החינמית של IFTTT טובה יותר מזו של זאפייר.
בעוד שהתוכנה האחרונה לוקחת לפחות 10-15 דקות כדי לגרום לדברים לקרות, IFTTT נוקטת בפעולה מיידית לאחר הצבת ההדק.
אבל החיסרון של הכלי הזה הוא שזה טוב רק לעסקים של אדם אחד. אין להם גרסאות לצוותים או לעובדים מרובים. ואם זו הדרישה שלך, לך עם זאפייר. אתה יכול להשתמש בו כדי להגדיר פעולות בין תוכנות מרובות על סמך הגרסה בתשלום שבה אתה משתמש.
זהו כלי נהדר בכל הנוגע לאוטומציה וניהול של הודעות המדיה החברתית שלך. הם מספקים אפשרויות תזמון מצוינות וממליצים על ידי מותגים מובילים.
אם אתה רוצה להתמודד עם אלפי לידים שמגיעים אליך בלי לגייס צוות מכירות מלא, שקול את LeadFormly. זה עוזר לך להפוך את תהליך המכירה שלך לאוטומטי, להגדיל את שיעור ההמרות שלך, לפלח את הלידים שלך שמגיעים ישירות מדף האינטרנט.
כך תוכל להתמקד רק בסגירת העסקאות במקום לבזבז זמן בתהליכי לידים מוקדמים.
זהו עוד כלי אוטומציה פשוט לעסקים קטנים. זה עוזר לך להזמין פגישות, לקבוע פגישות, ושיחות טלפון וכו '.
כדי לגרום לזה לעבוד, כל שעליך לעשות הוא להגדיר את העדפות הזמינות שלך ב- Calendly ולהוסיף את הקישור בדוא"ל ההזמנה לפגישה שלך. לאחר מכן הלקוחות שלך יכולים לבחור את הזמן שיתאים לצרכיהם מתוך רשימה זו. לבסוף, כל זמן שהם בוחרים יתוזמן אוטומטית ביומן שלך, ותקבל הודעה בהתאם.
הפוך את המשימות השגרתיות שלך לאוטומטיות כעת
תפסיק לבזבז שעות על משימות חיוניות אך מונוטוניות.
קח קצת זמן כדי להפוך את כל המשימות האלה לאוטומטיות, דפדף בקטגוריות שזה עתה קראת, חפש את הכלים שיכולים לעזור ולחסוך שעות מרובות מדי יום.
אוטומציה של חלק מהמשימות החוזרות ונשנות שאתה מבצע מדי יום יכולה לחסוך לך הרבה זמן. להלן כמה רעיונות לאוטומציה לביצוע עבודות נוספות!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- אוטומציה של משימות
- ניהול זמן
- ניהול משימות
Sadaf Tanzeem הוא כותב עצמאי B2B ו- B2C. היא בדרך לגרום לתוכן משעמם של בלוגים לזרוח ולעודד את הקוראים לפעול.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה
