SharePoint הוא חלק מ- Microsoft 365 המאפשר לך לנהל מסמכים ותוכן באופן מקצועי. בין אם אתה מנהל מערכת או משתמש קצה, הכרת ויישום השיטות הטובות ביותר יבטיחו שכולם יוכלו להשתמש בתוכן ללא כל קושי.
במאמר זה תלמד כיצד להשתמש ב- SharePoint בצורה היעילה ביותר.
1. הביאו עקביות לשמות קבצים
עקביות היא המפתח להצלחה, והיא נכונה גם במקרה של SharePoint. מכיוון ש- SharePoint עשוי לאחסן מסמכים רבים, עליך להיות עקבי בשמות הקבצים.
אולי שמת לב שחלק מתוצאות החיפוש מכילות שמות קבצים לא ברורים. כתוצאה מכך, עליך לפתוח כל קובץ כדי למצוא את הקובץ הרצוי. זוהי עבודה מאומצת וגורמת לך להיות לא פרודוקטיבי. יתר על כן, מציאת הקובץ המתאים מאלפי מסמכים עלולה להפוך כמעט בלתי אפשרית אם חברי צוות שונים עוקבים אחר סגנונות שמות שונים.
קָשׁוּר: מהו Microsoft SharePoint? תכונות ויתרונות השימוש בו
מכיוון ש- SharePoint היא פלטפורמה משותפת, לכן יש לדון עם אחרים כדי לבחור מוסכמת שמות. לכן אתה וחברי הצוות שלך יכולים למצוא כל קובץ או מסמך במהירות.
2. תיוג מסמכים
למרות שמדובר באמנת שמות אחת, אתה יכול להתקשות למצוא את המסמך הנדרש. כדי שחיפוש Microsoft יראה לך תוצאות ספציפיות ורלוונטיות יותר, תייג את המסמכים שלך. תיוג פועל בדומה לז'אנר של סרט או ערוץ של סדרת טלוויזיה.
זה יעזור לך לאתר את כל הקבצים השייכים לאותה קטגוריה. כדי להוסיף תג, עבור לספרייה והוסף שדה קטגוריה חדש כמו תאריך יצירה, שינוי אחרון וכו '. כעת, עבור כל מסמך, כלול את הנתונים המתאימים שיעבדו כתג. בדרך זו תקבל תוצאות מדויקות מ- SharePoint.
3. אבטחת מסמכים באמצעות תכונת נעילה
האבטחה של נתוני SharePoint אינה מסתמכת רק על מנהלי תשתיות IT. כמשתמש הקצה, תוכל לשחק את חלקך גם על ידי נעילת מסמכים. תכונה זו מבטיחה שאף אדם לא מורשה יוכל לבצע שינויים בקבצים או במסמכים משותפים.
על ידי הפעלת תכונת ניהול הרשומות המובנית, תוכל לנעול ולפתוח מסמך. כמו כן, SharePoint יציג סמל ליד שמו כך שכולם יידעו על מעמדו המיוחד. באפשרותך להוסיף הגדרה זו לזרימת העבודה שנועלת את המסמך באופן אוטומטי לאחר אישורו.
4. העתק במהירות רשימות וספריות
הכנת רשימה או ספרייה, הוספת המטא -נתונים שלה, יצירת תצוגות - כל תהליך יצירת הספרייה או הרשימה ב- SharePoint לוקח שעות רבות. משימה קדחתנית זו יכולה להיות שגרתית אם עליך לבנות רשימות או ספריות אלה מספר פעמים.
לכן, עליך לדעת כי ניתן להעתיק את הרשימה מכל אתר SharePoint עם גישה מתאימה. יתרה מכך, תהליך ההעתקה פשוט, ותוכל להעתיק כמעט את התצורה המלאה. העתקת העיצוב לספריות או רשימות עוזרת לך לחסוך זמן בפרויקט החדש.
5. למד כיצד לשחזר נתוני ספרייה אבודה
מחיקה בטעות של נתונים חיוניים עלולה לגרום לנזק בלתי הפיך לצוות שלך. לכן עליך להכיר את היסודות של שחזור נתונים שנמחקו ואבדו מספריית SharePoint שלך.
קָשׁוּר: דרכים לתקן את OneDrive כאשר אינך יכול לפתוח את הקבצים שלך
אם אתה יודע זאת, אינך צריך להיות תלוי באף אחד אחר לצורך שחזור נתונים. כך, בסופו של דבר אתה חוסך את זמנך ואנשים אחרים שעשויים לעבוד איתך במשימה לא פרודוקטיבית זו.
ראשית, צור מדיניות שחזור נתונים עבור SharePoint והחל אותה כראוי. תהליך השחזור יאפשר לך לשחזר נתונים לתקופה מסוימת. זכור ששחזור נתונים ממועד קודם פירושו שתאבד את השינויים שביצעת לאחר זמן זה.
6. נהל בקשת גישה
דמיין ששיתפת קישור עם עמית באמצעות דוא"ל ועזבת ליום זה. כאשר אותו אדם מנסה לפתוח את הקישור, הוא מגלה שאין לו גישה לקובץ זה. ברור שהם יכולים לבקש גישה לקובץ, אך אין להם מושג מי יכול לחלוק אישור וזמן התפנית. לפעמים, מספר בעלי אתרי צוות יכולים לקבל התראות על בקשות לגישה לקבצים.
ייתכן גם שכל אחד מהם יחשוב שאחרים יקבלו את הבקשה. כתוצאה מכך, האדם שביקש גישה לעולם לא יקבל תשובה. כדי להימנע מבעיות כאלה, תוכל להגדיר דוא"ל תמיכה ספציפי שיטפל בבקשות כאלה.
7. הגבל את הרשאת הספרייה
הרשאה המונית לגישה לספרייה מזיקה לאבטחת הנתונים. כדי להימנע מתרחישים כאלה, עליך להגביל את הגישה לספרייה בכל אתר SharePoint.
אם יש לך ספריות שרק צוות HR צריך לגשת אליהן, תוכל להגביל אחרים מגישה לאותו SharePoint. לשם כך, ציין את שם הספרייה והזכיר את מעמדה המיוחד בתיאור שלה.
8. השתמש באתרי Hub כדי לסווג אתרי צוות
זה עשוי להיות מאתגר למצוא אתרים מקטגוריות דומות מכל האוסף של אתרי SharePoint. עם זאת, תוכל לקבץ אתרים דומים או קשורים באמצעות קבוצה וירטואלית הנקראת אתרי hub.
לדוגמה, אם אתה צריך לשתף אתר אחד מכל פרויקט עם הלקוחות שלך, תוכל ליצור אתר רכזת ולקבץ את כל האתרים בו. כך, איתור ושיתוף של אתרים דומים הופך להיות חלק ופחות זמן רב עבור כולם.
9. דע מתי להשתמש בסוגים שונים של אתרים
בעת השימוש ב- SharePoint, תתקלו בשתי תבניות אתרים מרכזיות. אלה נקראים אתר הצוות ואתר התקשורת. לשני הסוגים שימוש שונה, ועליך לבחור אחד מאלה בהתאם לפרויקט שלך.
אם אתה רוצה לשתף הכרזה או קידום עם חברי הצוות שלך, שימוש באתר תקשורת הוא רעיון מצוין. זה אידיאלי כשיש לך יותר קוראים/עובדים בהשוואה לתורמים.
אתר הצוות הוא מתאים לשיתוף פעולה בפרויקטים עם צוות קטן. כמו כן, השתמש בו כשיש לך מספר תורמים.
10. הגדרת תצוגות מותאמות אישית
תכונה אחת של SharePoint שאולי אתה מודע אליה היא יצירת תצוגות מותאמות אישית על פי בחירתך. בנוסף, SharePoint מציעה מספר מסננים ומחלפים לניהול מסמכים. הוא מאפשר להציג פרטי מטא נתונים נוספים, לסנן קבצים לפי בחירתך, למיין קבצים בהזמנות שונות, קבצי קבוצה בקבוצה אחת או מרובה וכו '.
כל חבר צוות יכול ליצור תצוגה מותאמת אישית הנגישה רק לו. זה לא פוגע בנוף הספרייה לכולם. יתר על כן, תוכל ליצור תצוגה ציבורית אם יש לך חברים לצוות עם דרישות תצוגה דומות.
SharePoint קל
SharePoint עוסק בניהול תוכן, וזה לא אמור להיות מסובך וארצי. אתה והצוות שלך יכולים להפיק את המיטב מ- SharePoint על ידי ביצוע השיטות הסטנדרטיות שהוזכרו לעיל.
אם אתה מתחיל, אלה הם הטיפים האידיאליים עבורך להתחיל להשתמש בכלי בצורה פורייה וללא עומס. יתר על כן, שיטות העבודה המומלצות של SharePoint עוזרות לך לבצע דברים ללא מאמץ.
לעשות דברים מאת דיוויד אלן הוא אחד מצרכי היסוד של הפרודוקטיביות האישית והמקצועית. כך תוכל להשתמש בו.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- מיקרוסופט
- טיפים של Microsoft Office
- כלי שיתוף פעולה
תמל היא כותבת עצמאית ב- MakeUseOf. לאחר שצבר ניסיון משמעותי בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בעבודתו הקודמת בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. הוא לא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, אבל הוא אוהב לשחק את Splinter Cell ולצפות בנטפליקס/ פריים וידיאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה