אם אתה עדיין משתמש בדרכים פיזיות לשמירה על הקבצים והנייר שלך, אתה מפסיד הרבה. אחסון פיזי של קבצים לוקח יותר מדי שטח אחסון. אתה תמיד צריך ארונות, מה שהופך את החיפוש והמעקב אחר קובץ מסוים למאתגר למדי.
לחלופין, תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת לך לנהל מספר בלתי מוגבל של קבצים בקלות. בנוסף, הם בטוחים וגמישים יחסית, מה שמקל על מספר חברי צוות לעבוד יחד על מסמך אחד.
אז בואו לגלות באיזו תוכנת ניהול מסמכים תוכלו להשתמש לניהול הקבצים שלכם.
1. Bitrix24
זוהי פלטפורמה מאובטחת לאחסון הקבצים האישיים והשיתופיים שלך. למעלה מ -5 מיליון משתמשים סומכים עליהם ברחבי העולם ומשתמשים בתוכנה זו לניהול הקבצים שלהם.
הוא מציע שלושה סוגי אחסון שונים למסמכים שלך:
- הכונן שלי: אתה יכול לאחסן את הקבצים האישיים שלך כאן.
- נסיעה קבוצתית: זה הכי טוב לשיתוף פעולה צוותי של סטודנטים ועסקים קטנים.
- כונן חברה: זה הוא הטוב ביותר עבור חברות עם מספר עובדים.
בנוסף, אתה יכול לבחור אחסן את המסמכים שלך בענן או אחסון מקומי, בהתאם לצרכים שלך. ונווט בין קבצים מרובים על ידי הקלדת שמם או תיאור קצר עליהם. כולם נשמרים בספריית המסמכים.
תוכל גם לאהוב את המסמכים כדי לשמור אותם בראש תוצאות החיפוש לגישה מהירה. הכלי גם מאפשר להוסיף הערות למסמכים ולשמור מספר גרסאות מסמכים עם היסטוריית עריכה. זה מקל על מעקב אחר שינויים בעתיד. בנוסף, תוכל גם להשתמש באפליקציות שונות לעריכת המסמך שלך.
מטעמי אבטחה, Bitrix24 מאפשר לך לנעול את המסמך שלך על ידי לחיצה על כפתור הנעילה. זה הופך את המסמך לבלתי נגיש לאנשים אחרים. לתוכנה יש גרסאות בחינם וגם בתשלום. אתה יכול להשיג אחד בהתאם לצרכים שלך.
2. קבינט eFile
בין אם אתה סטודנט, קבלן קטן או אם יש לך חברה גדולה עם מספר עובדים, אתה יכול להשתמש בכלי זה כדי לשמור ולארגן את הנתונים והקבצים שלך. זה מאפשר לך לחפש בקבצים רק על ידי הקלדת שמם בשורת החיפוש.
תוכל גם לקבל גישה מהירה לקבצים ספציפיים על -ידי שמירתם בתיק העבודות ואוטומציה של זרימת העבודה באמצעות תוכנה זו, מכיוון שהיא מתייחסת אוטומטית למסמכים שאתה מעלה. הוא מאפשר אחסון באתר וגם בענן.
יתר על כן, אינך צריך לשמור את היישום שלה בכל המכשירים שלך. אתה יכול לגשת לקבצים שלך מכל מקום בעולם באמצעות דפדפן אינטרנט. עם זאת, רק אנשים מסוימים עם סיסמה יכולים לגשת לנתונים למטרות אבטחה. ניתנים אישורים לעובדים בהתאם לתפקידם.
כל הקבצים ששיתפת מוצפנים, ואתה צריך לעבור אימות דו-גורמי. לנוחות רבה יותר, תוכל גם להגדיר אימות מבוסס IP או מיקום.
חוץ מזה, אם אתה חברה או יזם סולו, היית שמח לדעת שתוכנה זו מאפשרת גם חתימה על חוזים. כדי להקל על העבודה שלך, תוכל לשלב את התוכנה באפליקציות של צד שלישי כמו DocuSign, Salesforce ו- Microsoft Office.
3. גוגל דרייב
עם יותר ממיליארד משתמשים פעילים מדי חודש ו -6 מיליון משתמשים בתשלום, גוגל היא עד כה הפתרון הפופולרי ביותר לאחסון קבצים. אנשים משתמשים בו לאחסון קבצים אישי, צוות וחברה.
הוא מאפשר אינטגרציה חלקה עם אפליקציות מבוססות ענן. בנוסף, הוא תומך במספר פורמטים, כך שתוכל לאחסן את הקובץ מבלי להחליף את סוגו - למשל PDF, Word ואחרים. חיפוש מסמכים ב- Google Drive שלך הוא גם נוח. פשוט הקלד את השם, וזהו!
הוא מספק מרחב משותף לחברי הצוות. ובכל זאת, הנתונים נותרים בלתי נגישים עבור גורמים מבחוץ בגלל התכונה שלה למניעת אובדן נתונים (DLP).
התוכנה מאפשרת לך לשמור את המסמכים שלך וליצור, להציג ולערוך אותם גם כן. בנוסף, אם תערוך מסמכים אלה באמצעות כלי זה, הוא ישמור את היסטוריית השינויים שבוצעו. בדרך זו, אינך צריך לשמור מספר גרסאות של הקובץ. כולם מאוחסנים במסמך אחד.
Google Drive מספק אחסון חינם של עד 15 GB לכל משתמשיה. אם אתה צריך יותר אחסון מזה, תצטרך לקבל תוכנית פרימיום.
4. מִפגָשׁ
זהו עוד כלי לשיתוף קבצים נהדר המבוסס על ענן המאפשר לך לשמור ולארגן את הקבצים שלך. על 130 אלף משתמשים ברחבי העולם סומכים על פלטפורמה זו עם המסמכים והקבצים שלהם.
אתה יכול לארגן את המסמכים שלך בשתי דרכים בעזרת תוכנה זו:
- דפים: אתה יכול ליצור ולערוך דפים ולדון בהם עם העובדים שלך.
- מרחבים: כל הדפים שלך מאוחסנים כאן. בין אם מדובר ביחידים, חברי צוות או פרויקטים אחרים.
כלי זה מציע תכונות מתקדמות לחיפוש ואחזור המסמכים שלך, מעל 75 תבניות הניתנות להתאמה אישית ותכונות הערה ועריכה. בנוסף, אם מישהו מהצוות מייעד משימה לחבר צוות אחר, הוא יקבל הודעה על פעולות בזמן.
בנוסף, תוכל לשלוט בהרשאות המסמכים ולנהל מי יכול לגשת אליהם בצוות. זה בחינם לעד 10 משתמשים. עבור כל דבר מעל זה, יהיה עליך לרכוש את גרסת הפרימיום שלו.
5. SharePoint Online
עם מעל 190 מיליון איש בעל גישה לתכונות של SharePoint Online, זהו כלי Microsoft המאפשר לך לארגן מסמכים, צוותים וזרימת עבודה.
מלבד אחסון הקבצים שלך, תוכל ליצור ולערוך מסמכים באמצעות כלי זה ולהשתמש בו לשיתוף פעולה עם מספר חברי צוות. הוא מאפשר לך לעדכן את מטא הנתונים של הקבצים, ומאפשר חיפוש מהיר.
בדרך זו, אם תשכח שם קובץ או שיש לך מספר קבצים עם כמעט אותו שם, תוכל למצוא את המסמך רק על ידי הקלדת כמה מילים הכתובות במטא נתונים. הכלי זמין גם לאפליקציות מובייל. עם זאת, יהיה עליך לקבל מנוי של 5 $ לחודש כדי להשתמש בו.
6. נותב נייר
תוכנה נוספת לניהול מסמכים ברשימה היא Paper Tracer. הוא מיועד לעסקים קטנים, בינוניים וארגוניים.
זה עוזר לך להפוך את החוזים שלך לאוטומטיים, לבצע דיגיטליזציה של מסמכים ולעקוב אחר כל הקבצים השמורים ולדווח עליהם. בנוסף, הוא תואם HIPAA, כלומר הוא פועל על פי חוק האבטחה ומונע כל דליפת נתונים. הוא מספק גם מתקן חתימה אלקטרונית. מכאן שהוא כלי נהדר לבריאות, משפטית או כל עסק שמסיים פרויקטים על בסיס חוזה.
התוכנה מציעה פתרונות זרימת עבודה מקצה לקצה ומציעה יישום מבוסס ענן. זהו כלי טוב לעסקים קטנים עם עד 10 עובדים וחברות בינוניות עם 100 עובדים ומעלה.
בחר את תוכנת ניהול המסמכים שלך
אם אתה עדיין מאחסן את הקבצים שלך פיזית ועובר את כל הצרות, הגיע הזמן לעצור.
הרשימה מציעה תוכנות מרובות המספקות אחסון בחינם. התחל עם אלה והקל על שמירה, ארגון וניהול הקבצים שלך בשיתוף פעולה של מספר רב של חברי צוות.
תעתיק אפליקציות מאפשר לך להמיר קבצי שמע ווידאו לטקסט שתוכל לשתף. להלן כמה מהכלים הטובים ביותר בהם תוכל להשתמש.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טכנולוגיה עסקית
- מסמך דיגיטלי
- אִחסוּן
- אחסון בענן
Sadaf Tanzeem הוא כותב עצמאי B2B ו- B2C. היא בדרך לגרום לתוכן משעמם של בלוגים לזרוח ולעודד את הקוראים לפעול.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה