עם Microsoft Teams, חברי צוות מרוחקים יכולים לעבוד ביחד בצורה חלקה ולהגדיל את הפרודוקטיביות.
עם זאת, ראש צוות חייב לפקח על השימוש בפלטפורמה זו כדי למנוע נסיבות בלתי צפויות כגון דליפות נתונים וגישה לא מורשית. למד כיצד לנהל צוותי Microsoft לצוותים מרוחקים.
1. אסטרטגיית יצירת ושמות צוותים
כל בעלי העניין העיקריים צריכים להיות מסוגלים ליצור צוות חדש צוותי מיקרוסופט. אבל, תכונה זו לא צריכה להיות נגישה לכולם. הגבל את הרשאת יצירת הצוות למנהלים, למנהלים או לאנשים הזקוקים לגישה.
אלא אם כן אתה יודע את המטרה או התפקיד של צוות, יהיה קשה לנהל אותם. מכאן שתהיה לך מוסכמת שמות יעילה ב- Azure Active Directory שלך.
אמנת השמות מתייחסת לסגנון או למבנה שמות עקבי שכל צוות יעקוב אחריו. סגנון שמות זה יעזור לך לדעת את תיאור הצוות, הפונקציה, האזור הגיאוגרפי, שם היוצר וכו '.
2. הגדר מחזור חיים של נתונים והודעות
מדיניות אחסון נתונים בהתאמה אישית חיונית לכל צוות. כך תוכל לשמור את ההודעות לטווח זמן קבוע, והטקסטים ייעלמו אוטומטית לאחר זמן זה כאשר אינך זקוק להם. נתח את הפרויקטים שלך והגדר את הזמן לשמירת הודעות בהתאם.
עליך להחיל את אותו תהליך על נתוני הצוות שלך על ידי הגדרת מחזור החיים. לפי מיקרוסופט, המחזור מתחיל כאשר אתה יוצר צוות ומקים ערוץ. אמצע המחזור הוא כאשר הצוות משתף פעולה באופן פעיל. סוף המחזור פירושו שצוות הגיע לסוף חייו לאחר שסיים את משימותיו המיועדות.
3. להסדיר גישה חיצונית
הגדרת ברירת המחדל של Microsoft Teams מאפשרת לחברי צוותים בארגונים אחרים לגשת לנתוני תקשורת. זה גם מאפשר לך לקבוע פגישות עם גורמים חיצוניים המשתמשים ב- Teams או בזום.
קָשׁוּר: הרקע הווירטואלי הזום הטוב ביותר לכל פגישה
השתמש בהגדרה זו בזהירות כדי לקבוע מי יכול לגשת לנתונים הארגוניים שלך. אתה יכול להכניס דומיין ספציפי לרשימת החסימות או לבטל את חסימת דומיינים מסוימים כדי לשלוט בגישה.
בעוד שגישה חיצונית מיועדת לחברים אחרים בארגון שלך, גישת אורחים מתייחסת לאפשר לאנשים מחוץ לחברה שלך לגשת לנתוני צוות. אם עבודתך כרוכה בעבודה צמודה עם לקוחות או שותפים של צד שלישי, תוכל להפעיל תכונה זו במידה מוגבלת.
4. צרו מדיניות פגישות וטקסט
Microsoft Teams היא פלטפורמה לתקשורת מקצועית, וככל שזה פחות אישי, כך ייטב. צור מדיניות העברת הודעות ועמידה בהתאם לסטנדרטים ארגוניים.
לשלוט או לאסור שימוש במדבקות, קבצי GIF וממים שאינם מקצועיים. תוכל גם לאפשר למערכת דירוג תוכן לאתר כל תוכן מעצבן.
תוכל גם לאפשר למשתמשים לערוך או למחוק כל הודעה שנשלחה, אך זכור כי ייתכן שיהיה עליך לחזור על ההודעה המקורית. אפשר גם להקליט ולתמלל פגישות צוותים.
עם זאת, התייחס לתכונות אלה בהתאם למדיניות החברה, ואם תחליט לבצע פעולות אלה, הודע בבירור לכל המשתתפים. עליך לספק גישה ישירה לפגישות רק לחברי הצוות, ואורחים צריכים להצטרף לאחר אישור.
5. הסדרת שילובי אפליקציות של צד שלישי
כמנהיג הצוות, אתה צריך להיות שמח על תכונת האינטגרציה החלקה של צד שלישי של Microsoft Teams. אבל העובדה שכל חבר יכול לשלב אפליקציה נתמכת יכולה להפוך לדאגה עבורך. עליך לשמור על ערוצי Microsoft Teams נקיים ומאובטחים.
לשם כך, עליך לאפשר רק רשימה ספציפית של אפליקציות של צד שלישי לשילוב. אתה יכול לבקר ב נהל את דף האפליקציות במרכז הניהול של Microsoft Teams לניהול אפליקציות Teams שברצונך לאפשר לעמיתיך. שם תוכל גם לשנות את חוויית האפליקציה של צד שלישי עבור משתמשים בודדים.
6. בדוק שיחות והודעות
מנהלי מערכת Microsoft Teams יכולים לבדוק ולבדוק את היסטוריית השיחות של כל חבר במהלך 30 הימים האחרונים. אתה יכול להשתמש בנתוני היסטוריית השיחות של האדם, התעבורה, האוזניות, איכות הרשת וכו ', כדי לפתור בעיות תקשורת איתן הוא מתמודד.
קָשׁוּר: צוותי מיקרוסופט מול מקום עבודה מפייסבוק: באיזה מהם כדאי להשתמש?
תוכל גם לגשת לנתוני מגמות איכות השיחות של 90 הימים האחרונים בפורטל המורשת של Skype for Business כדי לקבל סקירה כללית של ביצועי הרשת.
7. הגדר כלל לסיווג נתונים
סיווג נתונים הוא השיטה המספקת לך מידע מכריע על רמת הרגישות לנתונים. בעזרת סיווג זה תוכלו לדעת את מיקומם של נתונים רגישים, גורמי הסיכון שלו וכיצד חברי הצוות משתמשים בנתונים. כדי לדעת מידע זה בקלות באמצעות סיווג, הגדר תוכנית סיווג נתונים.
מערכת כללים זו תסביר בבירור את האפשרויות הזמינות למשתמשי הקצה. מכאן שקבעו את הכללים בשפה קלה להבנה. החלת כללי הסיווג לכל צוותי מיקרוסופט.
לאחר שתהיה לך תוכנית הסיווג, תוכל גם ליצור וליישם מניעת אובדן נתונים (DLP), תוויות שמירה וכו '.
חברי הצוות שלך זקוקים לחופש לכלול משאבים חדשים, אך זה לא אמור לסכן את אבטחת הנתונים בכל מחיר. אתה יכול להציע פתרון משתלם לבעיה זו על ידי התאמה אישית של הגדרות האבטחה של Microsoft Teams בהתאם לרמות סודיות הפרויקט.
בהתאם למטרת הנתונים, תוכל להוסיף עוד מגבלות נוספות, כגון השבתת שיתוף קישורים. מאחר ש Teams היא פלטפורמה מאוחדת המשולבת עם אפליקציות אחרות של Microsoft 365, עליך לעבור רמות הרשאה שונות לביצוע תצורות במספר מרכזי ניהול.
בעת ניהול ההגדרות, שקול את הביקורתיות של כל צוות לבוא עם ההגדרות המתאימות.
9. הכשיר את הצוות שלך על מדיניות צוותי MS Teams
לא סביר שחבר צוות אחד לבד ימצא את הדרך הטובה ביותר להפיק את המרב מצוותי Microsoft. לכן, עליך לשתף פעולה כדי לחקור ולצמוח באמצעות פלטפורמה זו. בין אם הצוות שלך עומד להשתמש ב- Teams בפעם הראשונה ובין אם זה היה זמן מה, אימון רגיל יעזור.
שם אנשים יכולים לשתף אחרים בחוויותיהם ב- Microsoft Teams. הם יכולים גם לדבר על בעיות קודמות עם צוותים וכיצד הם מטפלים בנושאים אלה ביעילות. תוכל גם לרשום את הצעותיהם וליישם את ההצעות האפשריות.
שיתוף פעולה צוותי ללא מאמץ
ניצול נכון של הכלים הוא המפתח להצלחת כל צוות או פרויקט. לכן, האחריות של ראש הצוות היא לאכוף מערך כללים המארגן את הדרך שבה חברים מתקשרים ומשתפים פעולה.
הטיפים שלעיל יעזרו לך להבטיח שהצוות שלך ישתמש באפליקציית Teams לתקשורת צוות יצרנית.
בין אם אתה משרה מלאה או פרילנסר, לדעת כיצד לתקשר נושאים הקשורים לעבודה מסייע לך לשמור על איזון בין עבודה לחיים. למידע נוסף!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- צוותי מיקרוסופט
- עבודה מרחוק
תמל היא כותבת עצמאית ב- MakeUseOf. לאחר שצבר ניסיון משמעותי בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בעבודתו הקודמת בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. הוא לא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, אבל הוא אוהב לשחק את Splinter Cell ולצפות בנטפליקס/ פריים וידיאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה