עמידה בלוחות זמנים היא חלק מחיי היום יום עבור רובנו. יכול להיות שיש לך משימת מכללה, פרויקט בעבודה או החזר מס להשלמתו; כך או כך, לכולם יש תאריך סיום שאליו אתה פועל.
על פי רוב, המועדים נותנים לך לחץ לבצע דברים. עם זאת, אם אתה רוצה להשתמש בזה לטובתך ולארגן את זמנך טוב יותר, מועדים רכים יכולים להיות הטריק.
ההבדל בין מועדים רכים וקשים
רוב הזמן נקבעים לנו מועדים; הבוס או המורה שלך נותנים לך תאריך סיום ליצירה שהיא סופית, ולא תוכל לבצע תיקונים לאחר זמן זה. זהו מועד אחרון, והקונצנזוס הוא שיהיו כמה השלכות אם לא תעמדו בו.
בסופו של דבר, הכל דורש תאריך יעד קשה כי זה אומר שדברים מסתיימים, וצריכה להיות נקודה שבה יצירת עבודה מסתיימת. הם מספקים לך ציפיות ברורות מהממונה עליך, וזה נותן לך את האוטונומיה להשתמש בפרק הזמן הזה כפי שאתה רואה לנכון.
אנשים מבצעים יותר עבודה כשהם בלחץ, וזמנים הם דרך מצוינת לנצל תופעה זו. זו הסיבה שאנשים יעשו יותר עבודה בימים או בשעות האחרונות לקראת תאריך הסיום. לדוגמה, אם עליך להגיש מטלה תוך חודשיים, לא סביר שתעשה הרבה עבודה באותו החודש הראשון.
קָשׁוּר: טיפים למניעת דחיינות ועמידה בלוחות זמנים
זו הסיבה מדוע מועדים קשים יכולים להיות לא פרודוקטיביים; בלי מספיק לחץ, אתה עלול לבזבז זמן יקר ולמהר להשלים את עבודתך ברגע האחרון, תוך התעלמות מאחריות אחרת. זה יכול להיות גם מלחיץ.
מצד שני, מועדים רכים נקבעים לפני המועד הקשה, מתוך הנחה שתסיים את הפרויקט שלך בזמן פנוי. לדוגמה, אם המועד הקשה הוא בעוד חודשיים, המועד האחרון הרך עשוי להיות שלושה שבועות לפני כן.
אתה יכול ליצור מועדים אישיים משלך, ושימוש בגישה זו מעניק לך מספיק כונן לביצוע העבודה ללא לחץ של הרגע האחרון.
יתרונות השימוש במועדים רכים
הגדרת תאריך יעד רך לא אומר שזה יעבוד אוטומטית. על מנת שתוכל לנצל אותם, עליך להתחייב לכך. אין טעם להקים אותם אם אתה מתעלם מהם לטובת המועד הקשה.
עם זאת, אם נעשה נכון, מועדים אישיים יכולים להביא הרבה יתרונות:
- ניהול זמן משופר ופחות זמן מבוזבז
- אחריות רבה יותר על האחריות האחרת שלך
- ארגון טוב יותר עם הפרויקטים שלך
- תחושת בעלות על הזמן והעבודה שלך
- בונה ביטחון
- הישג מהיר יותר עם הזמן לחשוב בצורה יצירתית
קָשׁוּר: דרכי שימוש בטכניקת מיפוי המוח לפריון פרודוקטיבי
לאחר שתעמוד בתאריך היעד הרך, יהיה לך זמן לבצע תיקונים ולכוון את עבודתך בהרבה זמן לפני הצורך להימסר. בנוסף, תהיה לך הגמישות לשלוח אותה כאשר אתה מרוצה מהתוצאה, ותקפיד על כל דחיפות אחרות שעולות.
כיצד להגדיר מועדים רכים ביעילות
אז איך קובעים תאריך יעד רך? המפתח הוא לזכור מסגרת זמן מציאותית, שתדע שתצליח לעמוד באמינות. עליך גם לוודא שזה לא קרוב מדי לתאריך היעד הקשה.
הפרמטר האידיאלי לקביעת תאריך יעד רך הוא ניכוי 25% מהזמן מהתאריך הקשה, אך זה יכול להשתנות בהתאם לאילוצים שלכם. כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון הם:
- אם יש לך פרויקטים אחרים וכמה עומס העבודה האחר שלך כבד
- כמה רחוק המועד הקשה?
- מה הנקודה המתוקה שלך ללחץ יצרני
- אם אתה עובד על הפרויקט עם אנשים אחרים, כיצד תוכל לעקוף זאת?
- כמה הפרויקט שלך גדול או קטן
ברגע שיש לך את התשובות האלה, תוכל לאתר את תאריך ההשלמה האישי המעשי ביותר ולהתחיל.
כדי להבטיח שתעמוד בפוסט המטרות האישי שלך, עליך לבצע פירוט של האופן שבו תנהל אותו. טרלו הוא יישום אידיאלי לכך, מכיוון שהוא משתמש בפריסת לוח פשוטה שתוכל לתפעל בהתאם לצרכיך.
לאחר שיצרת את סביבת העבודה שלך Trello, פתח את סרגל צד ומתחת הלוחות שלך, לחץ על ועוד היכנס ל צור לוח חדש. אתה יכול להתחיל עם תבנית, אבל לוח ריק זה בסדר.
לאחר שתקרא את הלוח ותיצור אותו, יהיה עליך לפצל את זמנך מעכשיו לבין המועד האחרון הרך לשבועות על ידי יצירת רשימה חדשה לכל שבוע שיש לך:
- נְקִישָׁה הוסף רשימה נוספת
- ברשימה הראשונה, שם כתוב הזן את שם הרשימה, סוּג שבוע 1
- חזור על שלבים אלה למספר השבועות שיש לך בלוח הזמנים שלך
קָשׁוּר: דרכים יצירתיות לנצל באופן מלא את טרלו
עכשיו אתה יכול להתחיל לתכנן אילו היבטים של הפרויקט תסיים בכל שבוע. לשם כך, בחר הוסף כרטיס מתחת לשבוע שאתה רוצה, הזן כותרת לכרטיס זה ולחץ הוסף כרטיס.
פירוט כל שלב בפרויקט שאתה צריך לעבוד עליו. לדוגמה, אם עוקבים אחר ציר זמן בן שלושה שבועות, יש להקצות את השבוע הראשוני לתכנון ו יצירת רעיונות, השני צריך להיות לביצוע התוכניות והעיצובים האלה, והשלישי צריך להיות מיועד כוונון עדין.
אם אתה רוצה לשמור את כל העבודות שלך במקום אחד, תוכל להעלות קבצים לכל כרטיס שאתה יוצר ב- Trello על ידי לחיצה על הכרטיס שברצונך לערוך ובחירה קבצים מצורפים. אתה יכול גם ליצור רשימות צ'ק ותוסיף תאריכים, אם זה עוזר.
השתמש במועדים היתרון שלך
עכשיו יש לך את המועד האחרון הרך, אתה יכול להיות רגוע בידיעה שהעבודה נעשית עם הזמן הפנוי. החלק הטוב ביותר הוא שעכשיו יש לך אפשרות לבחור מה אתה עושה עם החלל הנוסף הזה.
ניצול מועדים רכים כנוהג קבוע בעבודתך מאפשר לך לבצע ארגון טוב יותר, ובמקרה שיעלו בעיות במהלך הימים או השעות האחרונים, אתה כבר מכוסה.
באמצעות פריטי פעולה ברשימות מטלות, תוכל להפוך משימות מורכבות לאלו שניתן להשיג בקלות ולהגביר את פרודוקטיביות הפרויקט.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- תוכנת ארגון
- ניהול משימות
- טיפים ליעילות
שי הוא כותב עצמאי ב- MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. הפרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה הם נהנים ממשחקים, צופים בסרטים דוקומנטריים ויוצאים לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה