לפעמים תצטרך לשלוח מידע או לעדכן את המשימות בדוא"ל, אך העיתוי אינו נכון. במקום לסבך את זרימת העבודה שלך ולדחות אותה, תוכל להשתמש בתכונת משלוח עיכוב של Outlook ולהיות חכם לגבי הפלט שלך.
מהו עיכוב האספקה של אאוטלוק?
פונקציית Delay Delivery של Outlook מאפשרת לך להחליט מתי ברצונך לשלוח הודעת דוא"ל מסוימת לנמענים שלה, במקום לשלוח אותה באופן מיידי. זהו כלי שימושי שיכול לתת לך שקט נפשי מבלי להתפשר על לוח הזמנים שלך.
כדי להשתמש ב- Delay Deliver, בצע את הפעולות הבאות:
- נְקִישָׁה מייל חדש.
- לאחר שכתבת את הדוא"ל שלך והכנסת את הנמענים, עבור אל אפשרויות כרטיסייה.
- נְקִישָׁה עיכוב במשלוח.
- תַחַת אפשרויות משלוח, לחץ על תיבת הסימון שליד אל תמסור לפני.
- תבחר זְמַן ו תַאֲרִיך שתרצה שהאימייל שלך יישלח החוצה.
- נְקִישָׁה סגור.
- בדוא"ל לחץ לִשְׁלוֹחַ.
למרות הקלקה לִשְׁלוֹחַ, הדוא"ל שלך לא יישלח עד השעה והתאריך שציינת. עכשיו בואו נסתכל מדוע כדאי לכם להשתמש בו.
חוק משימות של שתי דקות
כלל המשימות של שתי דקות קובע שאם יש לך משימה על סדר היום שתקח לך רק שתי דקות להשלים, עליך פשוט לעשות זאת כעת, במקום להכניס אותה לרשימת המטלות שלך. זהו כלי תעדוף מהיר וקל, אך הוא אינו מתייחס למה שקורה אחר כך.
אם המשימה של שתי דקות היא הודעת דוא"ל שאתה צריך לשלוח, ייתכן שתקבל מזה תגובות שאין לך זמן לעקוב אחריהן, וזה בכל זאת יופיע ברשימת המטלות שלך. כדי להימנע מכך, תוכל להיעזר במשלוח עיכוב כדי להשלים את המשימה ולשלוח אותה החוצה כאשר אתה יודע שיש לך מקום ביום העבודה שלך להתייחס לתגובות כלשהן.
קָשׁוּר:כיצד לייעל את רשימת המשימות שלך ליעילות רבה יותר
אתה יכול אפילו לסמן את תיבת הסימון שליד השתמש בלחצני הצבעה על עיכוב במשלוחנכסים חלון אם אתה רוצה תגובות פשוטות מהקולגות שלך, כגון אגר, לא מסכים, אולי.
שולח הודעות החוצה
ייתכן שיהיה עליך להודיע באמצעות דוא"ל שיש לשלוח אותו בזמן מסוים. אולי אתה מחכה בתאריך ספציפי או במועד אחרון, ובמהלך הזמן הזה אתה תהיה מחוץ למשרד או בחופשה.
במקום לבזבז זמן לגרום לעמית לשלוח אותו עבורך או לשלוח אותו לפני הבגרות, משלוח העיכוב יכול לעשות זאת עבורך מבלי שיהיה עליך להיכנס. ואז, כשאתה חוזר למשרד, כולם כבר יהיו במהירות. עַל עיכוב נכסי אספקה, אתה מקבל גם את האפשרות לבחור את חֲשִׁיבוּת רשימה נפתחת, עם מבחר של גבוה נמוך, ו נוֹרמָלִי.
קָשׁוּר: חלץ והוריד קבצים מצורפים דוא"ל מרובים בכמות גדולה
ניהול זמן התגובה שלך
ביצוע הדברים במהירות וביעילות מהווה עדות לכישוריך; לרוע המזל, מנהלים ועמיתים מנצלים זאת לעתים קרובות על ידי שליחת עבודה נוספת בדרך שלך. אם אינך רוצה לשנות את אופן העבודה שלך, תוכל לעכב את הודעות הדוא"ל שלך כדי לנהל את הציפיות של אחרים מהזמינות שלך.
לחלופין, אם עליך לשלוח מספר עדכונים אודות פרויקט, תוכל ללחוץ על תיבת סימון ליד יפוג לאחר, מה שיכניס כותרת לכותרת ההודעה לאחר שתאריך התפוגה חלף. זה יגיד לך ולעמיתיך כי הודעת דוא"ל זו אינה רלוונטית עוד, ותוכל למחוק לפי הצורך.
קָשׁוּר: מיומנויות לניהול עצמי לרכישת פריון אישי וחיי עבודה
עיכוב לנהל את הזמן שלך טוב יותר
תרגול של ניהול זמן טוב פירושו לפעמים עיכוב עדכונים ותגובות כדי להקדים את העומס, ויכול לדחוף אותך מעבודה ריאקטיבית לפעילות יזומה.
בעיקרו של דבר, השימוש ב- Delay Delivery ב- Outlook נותן לך שליטה על ההיענות שלך תוך שמירה על רוגע בידיעה שהמשימה הושלמה.
האם אי פעם לחצת על שלח והצטערת על כך רגעים לאחר מכן? כולנו היינו שם, מאחלים שנוכל לבטל את השליחה. אנו מראים לך כיצד להיזכר בדוא"ל ב- Outlook או לעכב שליחה ב- Gmail.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- Microsoft Outlook
- ניהול זמן
- טיפים בדוא"ל
שי הוא כותב עצמאי ב- MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. הפרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה הם נהנים ממשחקים, צופים בסרטים דוקומנטריים ויוצאים לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה
