כיצד ליצור טפסי Excel עבור גיליונות אלקטרוניים להזנת נתונים

הזנת נתונים באקסל היא משימה מרתיעה, במיוחד אם יש לך הרבה עמודות וטונות של ערכים. זה יכול גם לבלבל משתמשים אחרים, במיוחד אם הם לא מכירים את הגיליון האלקטרוני שלך.

אבל האם ידעת שאתה יכול ליצור טפסים כדי להקל על המשימה הזו? Microsoft מאפשרת לך או לכל אדם אחר להוסיף נתונים לגיליון האלקטרוני שלך באמצעות טופס בחלון חדש. כך, יש פחות בלבול לגבי המידע שהם צריכים לשים בקובץ ה-Excel.

המשך לקרוא ולמד כיצד ליצור טופס עבור גיליון Excel משלך.

הכנת הנתונים שלך

לפני שתתחיל לבנות את הטופס שלך, תחילה עליך להכין את הנתונים שאתה הולך להזדקק לו. לדוגמה, אם אתה יוצר רשימת נוכחות של תלמידים, עליך לרשום את המידע שתדרוש מהם בעמודות תחילה.

לדוגמה, עליך להצטייד בשמם הפרטי, שם המשפחה, מספר הסטודנט, כתובת האימייל והקורס; לאחר מכן, עליך לרשום אותם בשורה העליונה. פריטים אלה יסמלו את העמודות שבהן יקובצו הנתונים שהתלמידים שלך יזינו.

אם אתה מתכוון לבקש מהתלמידים שלך להזין את הפרטים שלהם באופן ידני, הם יצטרכו לגלול למטה לתחתית קובץ האקסל כדי למצוא שורה ריקה. ואם אתה מבקש מידע רב, נניח לשנתון, יהיה קל לכל אחד מהתלמידים לדלג על תא, מה שיוביל לנתונים לא מלאים.

הכנסת טופס פשוט

לאחר שהכנת את כל כותרות העמודות שלך, כעת תוכל להתחיל ליצור טופס. לשם כך, בחר באחת מכותרות העמודות. לך אל סרגל החיפוש בחלק העליון ביותר של חלון Excel והקלד טופס. בתוצאות החיפוש, מתחת פעולות, לחץ על טופס.

א Microsoft Excel יופיע חלון אזהרה, שיאשר אם ברצונך להשתמש בשורה שבחרת בתור תוויות הטופס. אם כבר עשית זאת, לחץ על בסדר. אחרת, לחץ לְבַטֵל, בחר את כותרות העמודות שבהן ברצונך להשתמש בתור תוויות הטופס, וחזור על השלבים המתוארים בפסקה הקודמת.

לאחר לחיצה בסדר, יופיע חלון טופס, וזהו! כעת אתה חופשי להתחיל להזין נתונים.

אם אתה מתכוון להשתמש בכלי זה לעתים קרובות, אתה יכול להוסיף קיצור דרך לתכונה זו בסרגל הכלים לגישה מהירה. לחזור ל סרגל החיפוש והקלד טופס שוב. אבל במקום ללחוץ על הלחצן שמאלי על טופס תוֹצָאָה, מקש ימני במקום זאת כדי להעלות את תפריט ההקשר.

בחר הוסף לסרגל הכלים של גישה מהירה, ואתה תראה את סמל טופס מופיעים בו. אז בפעם הבאה שאתה צריך למשוך את כלי הטופס, כל מה שאתה צריך זה ללחוץ על כפתור הקיצור.

הוספת נתונים חדשים

עם חלון הטופס הפתוח, תראה את המידע שאתה צריך כדי להזין במסד הנתונים שלך. מלא את כל השדות הריקים, ולאחר שתסיים, לחץ על חָדָשׁ. הנתונים שהקלדת יאכלסו אוטומטית את החלק התחתון ביותר של הטבלה שלך, ותקבל טופס ריק חדש מוכן לשימוש.

במקרה ששמרת בטעות את הנתונים הלא נכונים, תוכל לחזור ולשנות אותם. דפדף אל הערך שברצונך לשנות על ידי לחיצה על מצא את הקודם אוֹ מצא את הבא כפתורים. כשהגעת לפריט שברצונך לערוך, פשוט שנה את המידע בשדה הרלוונטי.

לאחר שתסיים את התיקונים, לחץ חָדָשׁ או לחץ להיכנס במקלדת כדי לבצע את השינויים. אבל אם ביצעת שגיאת דפוס וברצונך לשחזר את הערך הקודם, לחץ לשחזר במקום זאת. עם זאת, שים לב שלא תוכל לבטל את השינויים עם שחזור לאחר ביצוע השינויים.

עיון בערכים באמצעות חלון הטופס

כעת, לאחר שיש לך מספר ערכים בגיליון האלקטרוני שלך, תוכל להשתמש בחלון הטופס עצמו כדי לעיין בנתונים שלך. ליד הפינה השמאלית העליונה של החלון, תראה את המספר הסידורי של הנתונים הנוכחיים.

אם ברצונך לראות את הערכים לפני או אחרי הבחירה הנוכחית, תוכל להשתמש בערכים שהוזכרו קודם לכן מצא את הקודם ו מצא את הבא כפתורים. לחלופין, תוכל להשתמש בפס הגלילה כדי לדלג במהירות בין מספר ערכים.

כדי למצוא תוצאות ספציפיות, תוכל להשתמש בפונקציית החיפוש של חלון הטופס. כדי לגשת אליו, לחץ על קריטריונים כפתור ממש למטה, מצא את הבא. הקלד את המידע שברצונך לחפש בשדה הרלוונטי ולאחר מכן הקש להיכנס במקלדת שלך.

קָשׁוּר: כיצד להשתמש בתכונת חיפוש והחלפה ב- Excel

החלון יראה לך את השורה הבאה עם המידע הרלוונטי. כדי לדפדף בין תוצאות אחרות, לחץ על אחת מהן מצא את הקודם אוֹ מצא את הבא.

אתה יכול גם להשתמש בנוסחאות ובמשתנים לחיפוש מתקדם יותר. אתה יכול להשתמש בתו הכללי כּוֹכָבִית כדי לחפש חלק מהרשומה. כמו כן, אתה יכול גם להשתמש גדול מ אוֹ פחות מ סימנים לחיפוש ערכים מספריים או תאריך.

לדוגמה, אם אתה רוצה לחפש סטודנטים הלומדים קורס BA, אתה יכול להזין BA* בשדה המתאים. חלון הטופס יציג רק סטודנטים מהגיליון האלקטרוני שלך שלוקחים תואר BA.

הימנעות מערכים ריקים

אתה יכול גם למנוע ערכים ריקים בטעות על ידי הוספה באמצעות פונקציית אימות הנתונים. כדי לעשות זאת, תחילה עליך לבחור את הטבלה שבה אתה הולך להזין נתונים. אז אתה צריך ללכת ל נתונים > אימות נתונים.

ה אימות מידע לאחר מכן ייפתח חלון. בתוך ה הגדרות לשונית, מתחת ל- להתיר בתפריט הנפתח, בחר אורך טקסט. ואז מתחת ל נתונים תפריט נפתח, בחר גדול מ. לבסוף, מתחת ל מִינִימוּם שדה, קלט 1. ללחוץ בסדר.

פונקציה זו מונעת ממשתמשים להזין רק תו אחד בכל שדה, ומבטיחה שהנתונים שלך יאוכלסו במלואם.

קָשׁוּר: כיצד לייבא נתונים מ-Microsoft Word Forms לגיליון אלקטרוני של Excel

דרך מהירה וקלה לאכלוס מאגרי מידע גדולים

אם אתה מחמיץ מידע בגיליון האלקטרוני שלך לעתים קרובות או מכניס נתונים שגויים בעמודות, אז הגיע הזמן שתיצור טופס לעצמך. פתרון מהיר וקל זה יבטיח שתקבל מסד נתונים מדויק.

למרות שהדוגמה שלמעלה מציגה רק חמישה ערכים, אם אתה עובד על ערכים רבים, כמו מסד נתונים של עובדים בחברה, תעריך את התכונה הזו ב-Excel. על ידי מתן חלון עצמאי להזנת מידע, תוכל להימנע מלהסתכל על מאות, אם לא אלפי, ערכים תוך הבטחת קלט נתונים מדויקים ומדויקים.

כיצד למזג קבצים וגיליונות של Microsoft Excel

למד הכל על איך למזג גיליונות ב-Excel, וכן כיצד לשלב קובצי Excel מרובים לאחד.

קרא הבא

על הסופר