כיצד לשלב את Microsoft To-Do עם OneNote

אם העבודה שלך משולבת באופן עמוק במערכת האקולוגית של מיקרוסופט, To Do ו-OneNote הם כנראה הכלים הפופולריים ביותר עבור זרימת העבודה היומיומית שלך. כאשר אתה משתמש ב-OneNote כדי לתכנן פרויקט, בסופו של דבר תקבל פריטים ברי-פעולה שיסיימו את מה שאתה עובד עליו.

שימוש ב-OneNote ו-Microsoft To Do יחד פירושו שתבזבז זמן על החלפת הקשר, העתקה או סקירת נתונים מאפליקציה אחת לאחרת. כתוצאה מכך, אתה עלול לאבד את המיקוד שלך, לעשות טעויות, או גרוע מכך, להפחית את איכות העבודה שלך. אנו נראה לך שיטות לשילוב של OneNote ו-To Do בצורה חלקה, כך שתשקיע זמן בתעדוף העבודה החשובה.

הוספת משימה מ-OneNote ל-Microsoft To Do

מכל אפליקציית Office, ל-OneNote 2019 יש את האינטגרציה ההדוקה ביותר עם Outlook. הסיבה לכך היא ששתי האפליקציות חולקות יעדים ופעולות דומות. אתה יכול להפוך כל טקסט של הערה ב-OneNote למשימה אוטומטית של רשימת מטלות ב-Outlook. אבל רגע, איפה Microsoft To Do נכנסת למערכת הזו?

נגיע לדיון זה מאוחר יותר, אך ראשית, ודא שגם OneNote 2019 וגם Outlook מותקנים במחשב שלך. כמו כן, אתה חייב ליצור מחברת וקטע שבו נמצאים הפריטים הניתנים לפעולה שלך. אם אתה מתחיל, עקוב אחר שלנו מדריך כיצד לארגן מחברות ב-OneNote.

בחר את הטקסט שברצונך להפוך למשימה של Outlook. לחץ על בית לשונית ולאחר מכן משימות Outlook. מהתפריט הנפתח, בחר מסגרת זמן למשימה. דגל מסמן את הטקסט, ו-OneNote מוסיף את טקסט ההערה כמשימה ב-Outlook. תוכל להמשיך להוסיף הערות נוספות כמשימות במידת הצורך.

עבור ל-Outlook כדי להציג את המשימה המשימות שלי.

כעת, כאשר תעבור לאפליקציית "Microsoft To Do", תראה את אותה משימה מתחת משימות עם תאריכי יעד מלאים מראש וקישור לדף OneNote כדי לדעת היכן ממוקמות המשימות שלך.

כמו כן, אתה יכול לבחור המותאם אישית ומהחלון החדש שמופיע, הזן את תאריך להגשה, ה תאריך התחלה, וחשיבות המשימה באמצעות ה עדיפות שדה. אתה יכול גם לבדוק את לְהַזכִּיר תיבה כדי ש-Outlook יזכיר לך את המשימה, והוסף הערה קצרה.

כעת עבור לאפליקציית "Microsoft To Do", אך לא תראה את התאריך שבו המשימה התחילה או את שדה העדיפות כאן.

מנגנון רקע של סנכרון משימות

אפליקציית "מטלות" מסתמכת על Exchange Online כדי לאחסן ולסנכרן משימות, בין אם אתה משתמש בחשבון אישי או ב-Microsoft 365. שני החשבונות פועלים על פי אותם פרוטוקולים כולל הצפנת נתונים, תאימות ותושבות נתונים. אם תשלים משימה באפליקציית "To Do", היא תתעדכן ב-Outlook Tasks וב-OneNote.

הערה: לאפליקציית "To Do" אין שום קשר לתג "To Do" ב-OneNote, למרות השימוש באותיות רישיות. זה חשוב מכיוון שאנשים עלולים להתבלבל מהטרמינולוגיה ולהכריז שנראה כי תכונה זו אינה פועלת כראוי.

נקודה שיש לציין היא שאתה יכול לקבל תאריך יעד אחד בלבד, במקום תאריכי התחלה וסיום נפרדים. הוא אינו תומך בסטטוסי משימה כמו בעיצומה או אחוז הושלמה, וגם לא בחשיבות המשימה ברמות עדיפות שונות. אינך יכול לשחזר משימה שנמחקה ב-"To Do", אך תוכל להציג אותן ב-OneNote וב-Outlook.

אם אתה יודע כיצד פועלת אפליקציית To Do של Microsoft, אפשר ליצור רשימות משימות מרובות. אז הגיוני להעביר משימה מה- משימות לרשימה לבחירתך. אבל כאשר אתה מעביר משימה לרשימה אחרת, השינוי בא לידי ביטוי בעמודת התיקיות של משימות Outlook, אבל כשתרחף עם העכבר מעל הדגל, תראה הודעה ש"המשימה לא קיימת".

סנכרן את המשימות שלך בין To Do ל-OneNote

אפשר לסנכרן את המשימות שלך בין OneNote ל-To Do עם אפליקציה פשוטה שנקראת Pleexy. זה מביא את המשימות שלך מהודעות הדוא"ל, ההערות, ניהול הפרויקטים וכלי שיתוף הפעולה שלך אל מנהל המשימות שלך.

אתה יכול אפילו להגדיר סנכרון דו-כיווני בין הכלים שבהם אתה משתמש, כך ששינויים שנעשו בצד אחד יועתקו באופן מיידי בצד השני. אם הצוות שלך משתמש ב-Jira וב-OneNote כדי לנהל את הפרויקטים, אז Pleexy יכולה לתעל את כל המשימות הרלוונטיות מ יישומים אלה לתוך "To Do". וכאשר אתה משלים משימה ב-"To Do", היא נבדקת ביישום המקור גַם.

תחילת העבודה עם Pleexy

הירשם באתר Pleexy באמצעות "Microsoft To Do" כמנהל המשימות שלך. לאחר שתאמת אותו עם חשבון Microsoft שלך, תתבקש לבחור אפליקציה שברצונך להתחבר אליה "To Do". בחר OneNote ואשר ל- Pleexy לגשת לחשבון OneNote שלך.

תן לקשר שלך שם. לדוגמה, נניח "מטלות עם OneNote."

הצעד הראשון הוא לומר ל- Pleexy אילו מחברות ומדורים היא תחפש פתקים. אתה יכול לסנן את ההערות שלך לפי סוג כמו מטלות, דיון עם אדם, עדיפות מטלות 1 ו-2, בקשת לקוח ותזמון פגישה. בנוסף, התעלם מהערות ישנות יותר בטווח שבין 1 ל-180 ימים. Pleexy תחפש פתקים שעומדים בכל הקריטריונים הספציפיים ותיצור אותם ב-"Microsoft To Do".

בשלב הבא, נגדיר את תבנית הכותרת עבור המשימות שלך ב-"Microsoft To Do". אתה יכול לעקוב אחר א דפוס כמו "{סection}: {page} - {todo}" שבו "{page}" הוא דף OneNote שלך ​​ו-"{todo}" הוא OneNote תג מטלות.

כעת עליך לציין את הרשימה שבה Pleexy תיצור משימות. בדוגמה זו, אנו נבחר רשימה אחת, והיעד הוא עֲבוֹדָה.

לבסוף, בחר מה יקרה כאשר תבצע שינויים במשימות Microsoft To Do או OneNote. ל OneNote ל-Microsoft To Do, תוכל לשלוט מה לעשות עם משימה כשהיא תושלם או נמחקה ב-OneNote. ועבור Microsoft To Do to OneNote, בחר מה אתה רוצה לעשות כשתסיים משימה באפליקציית "מטלות".

שמור את השינויים שלך והפעל את החיבור שלך. בצילום המסך למטה, אתה בודק את האינטגרציה, עורך או משהה את החיבור, ומוחק אותם.

עבור לאפליקציית "Microsoft To Do" כדי לראות את השינויים. כאשר אתה משלים משימה כאן, היא נבדקת גם ב-OneNote.

צור חיבורי OneNote מרובים עם משימות

ב- Pleexy, אתה יכול ליצור מספר חיבורים בין שתי האפליקציות הללו. להלן הסיבות:

1. אם אתה משתמש בחשבון OneNote נפרד למטרות אישיות ועבודה.
2. הגדר כללי סנכרון שונים עבור פרויקטים ספציפיים ב-OneNote.

לדוגמה, ייתכן שתרצה לסנכרן את המשימות עבור פוסטים בבלוג בשתי האפליקציות, אך תוכל להשאיר את המשימה לא מסומנת ב-OneNote, גם אם סימנת אותן ב-"To Do" עבור פרויקט אחר. אנו ניצור שני חיבורים שונים ב- Pleexy בעקבות ההליך כפי שתואר לעיל.

הבא את כל המשימות שלך ל-Microsoft To Do

גם OneNote וגם To Do הן אפליקציות מסובכות, אבל בסך הכל עובדות בתנאי זרימת עבודה שונים ובצרכים שלך. במקרים פשוטים, אתה יכול להוסיף משימה מ-OneNote ל-To Do, אבל הם לא חלקים ונשברים אם אתה מעביר את המשימה לרשימה אחרת.

Pleexy מאפשר לך לסנכרן משימות בשני הדרכים, לא משנה מהי רשימת המשימות שלך ואינטואיטיבי להגדרה. בדוק את עמוד האינטגרציות עבור רשימה של אפליקציות שבהן הוא תומך. לאחר שתתחיל להשתמש בהם, עקוב אחר הטיפים והטריקים שלנו לשימוש יעיל של Microsoft To Do.

10 טיפים לביצוע של Microsoft לניהול משימות טוב יותר

תסתכל מקרוב על Microsoft To Do ובדוק כמה טיפים כיצד תוכל להפוך אותו למנהל משימות רב עוצמה.

קרא הבא

על הסופר