5 דרכים להתגבר על אתגרי ניהול המשימות הנפוצים ביותר

כל פרויקט מורכב ממגוון של משימות שאתה צריך לסיים בזמן. ניהול משימות נכון פירושו ניהול פרויקטים משלב התפיסה ועד לסיומו. בין אם אתה חלק מצוות שעובד מהמשרד או מהבית, תהליך ניהול המשימות יכול לגרום לך להתמודד עם כמה אתגרים נפוצים.

גלה את חמשת אתגרי ניהול המשימות הנפוצים שאתה והצוות שלך יכולים להתמודד עם וכיצד אתה יכול להתגבר עליהם עם כלים.

1. אין נראות על התקדמות המשימה

אחד התנאים המוקדמים להשלמת מטלות בזמן ושיתוף פעולה מוצלח הוא נראות התקדמות המשימה. בלעדיו, ניהול המשימות הופך לאתגר עבור כל צוות. אתה יכול לצפות לפתור במהירות כל בעיה רק ​​על ידי הבטחת שקיפות בהתקדמות המשימה.

עם לוחות Kanban, אתה יכול ליצור סקירה חזותית של זרימת העבודה של הפרויקט. טרלו היא אפליקציית לוח Kanban המאפשרת לך לייעל את כל המשימות על ידי זיהוי צווארי בקבוק בתהליך. אפליקציה זו לא רק הופכת את התקדמות המשימות לנגישה, אלא גם מאפשרת לך לבצע פעולות נחרצות כדי לשמור על המשימות הממתינות לתנועה.

שימוש בכלי תרשים גנט הוא דרך שימושית נוספת לעקוב אחר התקדמות המשימה. עם ה אגנטי האפליקציה, חברי הצוות יכולים לסנכרן את המשימות שלהם בהתאם. זה גם מאפשר לך להקצות ולהאציל משימות למשאבים הזמינים.

קָשׁוּר: אפליקציות תרשים גנט הטובות ביותר בחינם לניהול פרויקטים

2. תלות בדוא"ל פוגעת בעבודה

תקשורת ברורה חיונית לכל צוות כדי להשלים את המשימות בזמן שנקבע וביעילות מלאה. בעוד שדואר אלקטרוני הוא אמצעי תקשורת פופולרי בקרב חברי צוות, תלות מלאה בדוא"ל עלולה להיות לא פרודוקטיבית ולפגוע בפרודוקטיביות.

באשר לצוות, אחד האתגרים הגדולים ביותר לניהול המשימות הוא להשאיר את כולם באותו עמוד על ידי העברת ההודעות הנדרשות. כאן, לתקשר מה ואיך - שניהם הופכים מכריעים. אם מישהו משקיע יותר זמן בבדיקה, כתיבה ומענה למיילים מאשר במשימות פרודוקטיביות, מטרת התקשורת בדוא"ל תיכשל.

עם MeisterTask, תוכל לרכז את תהליך שיתוף המידע על ידי חברי הצוות. אתה יכול להקל על תקשורת צוות טובה יותר על ידי הוספת תיאור המשימה, הקבצים המצורפים, יומן שינוי המשימות והערות במשימה עצמה. תכונות אלו הופכות משימה לאינטראקטיבית וניתנת למעקב.

על ידי מעקב אחר פרויקט, אתה יכול להישאר בעניינים ולקבל את כל המידע הדרוש. אתה יכול להשיב במהירות לכל שינוי במשימה באמצעות אימוג'י ולקבל הודעות בדוא"ל על שינויים כאלה.

3. היעדר דוחות ביצועים מובנים

כדי לדעת על היעילות והפרודוקטיביות של הצוות שלך, יש צורך לקבל סקירה מלאה של הביצועים של כל חבר צוות. ללא התובנה המתאימה, אף אחד לא יכול לדעת על התקדמות המשימה. רק דוח מובנה יכול להפיק תובנות לגבי כל התהליך שעבר הצוות.

דוחות כאלה לא רק מציעים תובנות חשובות לגבי משימות ופרויקטים. הם גם מציגים את איסוף המידע בצורה קלה להבנה. כאשר יש לך את התמונה המלאה במקום אחד, נקיטת אמצעים לשיפור יעילות המשימות הופכת לחלקה.

דוחות מובנים גם מאפשרים לך ליצור נתונים סטטיסטיים שונים באמצעות המדדים החיוניים ולהתאים אישית את האופן שבו אתה רוצה לראות את הפרטים. אתה יכול השתמש בתכונת הדיווח האוניברסלי של Asana כדי לקבל תרשימים גרפיים וגרפים על הביצועים של הצוות שלך. בכמה קליקים, אתה יכול לקבל את מצב הפרודוקטיביות בזמן אמת של הצוות שלך.

כל חבר צוות יכול ליצור את לוח המחוונים לפרודוקטיביות שלו עם הכלי הזה שייצג חזותית את מדדי הביצועים. אנשים יכולים לשתף את הדוחות לקריאה בלבד עם משתפי פעולה פנימיים וחיצוניים. התאמה אישית של הדוחות היא גם קלה מכיוון שאתה יכול להוסיף מסננים שונים, לבחור סוגי תרשימים ולהקצות צבע נפרד לכל פרויקט.

4. היעדר אוטומציה ללא מאמץ

בעולם העסקים המודרני, החשיבות של אוטומציה של משימות היא מעל הכל. בלי זה, ניהול המשימות שלך והשלמת הפרויקט בזמן יהיה קשה. היעדר אוטומציה יכול להוביל גם לבעיות פרודוקטיביות בצוות שלך ולביצוע איטי של משימות.

לכן, עליך להשתמש בכלים שונים כדי להפוך משימות לאוטומטיות ולחסוך מהצוות שלך לבזבז זמן בביצוע משימות אלו באופן ידני. בעת בחירת כלי האוטומציה, ודא שיש להם יותר יתרונות מאשר חסרונות כמו עקומת למידה תלולה, האטה של ​​המערכת וצריכת זמן מופרזת.

כשמדובר באוטומציה, אתה יכול להשתמש בכל מספר כלים בהתאם להיקף העבודה שלך. מלבד הורדת עומס העבודה בצוות, אוטומציה חכמה מאפשרת לך להתמקד במשימות החשובות. תוך שימוש בכלי אוטומציה מרובים, אתה יכול להיעזר ב-Zapier לאינטגרציה ללא מאמץ בין האפליקציות.

חלק מהאינטגרציות הפופולריות בהן Zapier תומך הן:

• Google Sheets ו- Toggl: השתמש לניהול פרויקטים עבור צוותים מרוחקים והיברידיים.
• ClickUp ו-TimeDoctor: השתמש כדי לעקוב אחר שעות פרודוקטיביות ולנהל משימות.
• טרלו וג'ירה: השתמש כדי לעקוב אחר בעיות בזמן ניהול משימות באמצעות הכלי בסגנון Kanban.
• אסאנה ו- HubSpot: משמש לסנכרון תוכנת CRM עם כלי לניהול פרויקטים.
• ClickUp וג'ירה: השתמש כדי לעקוב ולפתור בעיות תוך ניטור משימות.

קָשׁוּר: שילובי Zapier שיהפכו את זרימת העבודה לניהול המשימות שלך לאוטומטית

5. התמודדות עם סקופ קריפ

זחילת היקף היא אתגר נפוץ בניהול משימות שעימו מתמודדים צוותים. זה מתייחס לשינויים בדרישות הפרויקט ממה שהחלטת בתחילת הפרויקט. לשינויים אלו יש השפעה הן על המטרה והן על תוצרי הפרויקט.

עליך להיות מודע לזחילת היקף בעת תכנון פרויקט והקצאת משימות לחברים. ללא קשר לענף, אתה יכול למנוע זאת על ידי הערכת סיכונים ומודעות במהלך מיפוי הפרויקט.

כל פרויקט מגיע עם מידה מסוימת של סיכון, ותוכנית מגירה קיימת מההתחלה יכולה להציל אותך מכל מצב בלתי צפוי. כמו כן, הערכת סיכונים מתמדת במהלך מחזור החיים של הפרויקט תעזור לך גם לנהל את הסיכונים. על ידי שימוש ב monday.com, אתה יכול להתמודד בטקט עם זחילת היקף בפרויקטים שלך.

פנקס הסיכונים בפרויקט של אפליקציה זו מאפשר לך לאתר, להעריך ולתכנן אירוע אפשרי כך שתוכל להפחית את הסיכונים. משתמש בה תבנית תכנון ספרינט של Scrum, תוכל לגרום לצוות שלך להישאר ממוקד במשימות ויעדים ספציפיים. ה מעקב אחר ניהול שינויים של כלי זה מאפשר לך לשרטט ולעקוב אחר תוכניות ניהול שינויים.

בעיות ניהול משימות נפתרו

בעיות בניהול משימות עלולות לגרום לעיכוב בפרויקטים וללקוחות לא מרוצים. היו מודעים לבעיות הפוטנציאליות שאתם עלולים להתמודד איתם בנוגע לניהול משימות.

מכיוון שמאמר זה דן באתגרים ובפתרונות הקיימא שלהם, כעת אתה יכול לנקוט בפעולות הנדרשות כדי למנוע בעיות כאלה כדי להבטיח ניהול חלק של פרויקטים.

8 החלופות הטובות ביותר לאסנה לניהול פרויקטים

האם אתה מחפש אלטרנטיבות לאסנה? בדוק את הכלים החינמיים האלה שמאפשרים לך לנהל ביעילות את הפרויקטים שלך.

קרא הבא

על הסופר