8 תכונות של Workplace מפייסבוק לניהול פרויקטים שיתופי

ניהול התקשורת והתכנים של פרויקט הוא משימה מאתגרת. ללא מקור משותף לנתונים, זו משימה מכריעה. ל-Workplace מפייסבוק יש פתרון לזה! ללא קשר לגודל העבודה או הפרויקט שלך, זהו כלי אידיאלי לניהול משימות שונות ותוכן הפרויקטים.

יתרה מכך, חברי הצוות שלך כבר מכירים את ממשק המשתמש שלו (UI), שכן הוא דומה מאוד לפלטפורמת פייסבוק. המשך לקרוא כדי לגלות כיצד זה יכול להפוך לתחנת כוח לניהול פרויקטים.

1. צור קבוצה ייעודית לכל פרויקט

ניהול מספר פרויקטים בו זמנית יכול להיות קדחתני ומבלבל. דלג על הבלבול עם תכונת הקבוצה הייעודית של Workplace. בפלטפורמה זו, אתה יכול ליצור קבוצות נפרדות עבור כל פרויקט כדי להפריד בין המשימות.

הקבוצות שאתה יוצר נשארות סודיות, מכיוון שרק לחברי הקבוצה יש הרשאה לתרום. אתה יכול להוסיף כמה קבוצות שתרצה ולהוסיף כל מספר של חברים לקבוצה.

אם אתם עובדים בשיתוף פעולה עם ארגון אחר, קבוצה מרובת חברות תועיל. קבוצה מרובת חברות ב מקום עבודה מאפשר לך לעבוד עם אנשים מחוץ לחברה שלך ביעילות שווה.

2. שתף קבצים עם חברים לקבוצה

בין אם אתה עובד מרחוק או עובד מאותו שטח משרדי, עליך לשתף קבצים עם עמיתיך בערוצים מקוונים. כמו כל חבילת משרד יעילה אחרת, Workplace מאפשרת לך לשתף קבצים עם חברי הצוות שלך ללא מאמץ.

אתה יכול להוסיף קבצים מהמערכת המקומית שלך לקבוצה. לחלופין, תוכל גם להשתמש באינטגרציות של שיתוף קבצים שאושרו על ידי מנהל המערכת של הארגון. מנהלי קבוצה יכולים להוסיף שילובים מאושרים לקבוצה לשימוש חבריה.

בדוק את הכרטיסייה אינטגרציות כדי למצוא את כלי שיתוף הקבצים. נכון לעכשיו, הוא תומך באפליקציות שיתוף קבצים כמו Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint וכו'.

3. עבודה משותפת על קבצים ומשוב

באמצעות תכונת ההערות של חבילת סביבת עבודה זו, הצוות שלך יכול לשתף משוב על קבצים שונים ששותפו בקבוצה. בדרך זו, מעקב אחר הערות ומשוב הופך לקל מתמיד.

יתרה מכך, כל הקבצים ששותפו עם חברי הקבוצה זמינים בלשונית קבצים. אז אתה לא צריך לגלול דרך העדכון כדי למצוא את הקובץ שאתה צריך.

חבילה זו גם מאפשרת לך ליצור קבוצת משוב פתוחה. כאן, חברי צוות אחרים יכולים גם להציע משוב. על ידי שיתוף נוסף על הפרויקט, כמו סגנון תיעוד, עיצוב, קהל יעד וכו', אתה יכול לקבל יותר משוב מאחרים ולקבל נקודות מבט חדשות.

4. מעקב אחר התקדמות פרויקטים ומשימות

קל לעקוב אחר התקדמות הפרויקט ב-Workplace. על ידי הצגת עדכונים שבועיים על התקדמות, העדפות וכל נושא חריג אחר בקבוצה, חברי הצוות יכולים ליידע אחד את השני על המשימות שלהם.

במקרה שמישהו יצטרך לשתף דוחות ארוכים או ממצאי מחקר, הם יכולים להשתמש בתכונת הערה של פלטפורמה זו. כדי לעקוב אחר משימות מטלות, אתה יכול לשתף פריטי פעולה בקבוצה שהמוקצה יכול לסמן שהושלמו בסיום.

אתה יכול להשתמש בתכונת האזכור כדי להקצות משימה לחבר צוות. אתה יכול אפילו לשלב את Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly וכו'. אפליקציות לניהול משימות ופרודוקטיביות טובים יותר באמצעות Workplace.

קָשׁוּר: חלופות זאפייר בחינם להפחתת עומס העבודה ולהגברת הפרודוקטיביות

5. אחסון מאובטח ונפוץ של קבצים

הכרטיסייה קבצים של קבוצות Workplace מארגנת את כל קבצי הפרויקט במקום אחד. אתה יכול לחסוך זמן על ידי מתן אפשרות ל-Workplace לנהל את משאבי הפרויקט שלך כמו תמונות, קובצי PDF, גיליונות Excel וכו'. אם אתה משתמש ב-Workplace, אינך צריך לעקוב אחר חברי הצוות המשתפים מסמכים רגישים הקשורים לפרויקט באמצעות פלטפורמות שונות, מה שמעמיד נתונים סודיים בסיכון.

הצוות שלך יכול להעלות קבצים לקבוצה דרך מספר ערוצים כמו פוסטים, צ'אט, נושאים, למידה, מדיה וכו'. אבל, כל הקבצים נכנסים ישר ללשונית הקבצים. מכאן, אתה יכול לנהל בקלות את הגישה לקבצים, בקרת גרסאות ולמחוק את הקובץ אם זה מיותר.

חשוב לדעת שאתה יכול להעלות רק עד 50 MB של קבצים דרך כל ערוץ אחר מלבד Workplace Chat. מתוך Workplace Chat, אתה יכול להעלות קבצים בגודל של עד 75 MB. מגבלת גודל הקבצים עוזרת לצוות להישאר פרודוקטיבי על ידי שיתוף קבצים קטנים ללא מאמץ מבלי להתמודד עם בעיות כלשהן עם רוחב הפס של מהירות ההעלאה.

זה עשוי להיראות כמו מגבלת העלאת קבצים נמוכה. עם זאת, ה-Workplace תומך בהעלאת קבצי וידאו מאסיביים של עד 4 GB. לכן, בכל פעם שאתה צריך ליצור מדריך וידאו עבור קטע ספריית למידה או ידע, אתה תמיד יכול להעלות סרטוני HD ארוכים.

6. העברת הודעות בזמן אמת באמצעות צ'אט במקום העבודה

כאשר צוות עובד על פרויקט ממקומות מרוחקים, אין חלופה לתקשורת בזמן אמת. עם זאת, לא תמיד ניתן להתחבר באמצעות שיחות שמע או וידאו תוך כדי עבודה מהבית. זו הסיבה שאתה צריך שתהיה לך אפשרות צ'אט מיידית בסביבת העבודה השיתופית שלך.

Workplace מציעה גם תכונה זו למשתמשים שלה דרך אפליקציית Workplace Chat. הורד אותו בטלפון Android או iOS שלך והישאר בקשר תוך כדי תנועה. השתמש בו כדי לקבל תשובה מיידית לשאילתה חשובה. קבוצות עם 250 חברים או פחות יכולים להשתמש באפשרות זו.

7. שיחת אודיו או וידאו לתקשורת חלקה

עבור צוות מרוחק או היברידי, עבודה משותפת בלתי אפשרית ללא שיחות אודיו/וידאו. אם אתה משתמש ב-Workplace From Facebook לניהול פרויקטים, אינך צריך להשתמש באף אפליקציה נוספת למטרות אלו. ביצוע שיחה לחברך לצוות היא במרחק קליק אחד עם Workplace.

עד 50 חברי צוות יכולים להצטרף לפגישת אודיו או וידאו דרך Workplace מפיצ'ר הפגישות של Facebook. אתה יכול להשתמש במתקן זה לפגישות צוות שבועיות או דיונים קבוצתיים.

אתה יכול גם להשתתף בשיחות אחד על אחד מהירות עם חברי הקבוצה. שילוב של אפליקציות שיחות וירטואליות כמו Zoom, BlueJeans ו-Cisco Webex Meetings זמינים גם כן.

8. תכונת הצמדת פוסטים לעיון מהיר

ניתן גם להצמיד פוסט או תוכן בעמוד הקבוצה, בדומה לדף או קבוצה בפייסבוק. בכל קבוצה ישנן הנחיות פרויקט חיוניות, יעדים, מועדים ומשאבים. הצמדת תוכן מבטיחה שחברי הצוות ימצאו ללא מאמץ את התוכן הדרוש לעבודה על פרויקט.

אם תרצה, תוכל להצמיד מספר פוסטים ללא כל בעיה. אתה יכול גם להחליט איזה פוסט מוצמד צריך להישאר בראש האחרים. זכור שרק מנהל הקבוצה יכול להצמיד פוסט בקבוצת Workplace.

ניהול פרויקטים מרובים הוא קל

הפונקציונליות שראית למעלה הן צרכים בסיסיים לכל פרויקט. Workplace מ-Facebook מספק את כל התכונות הללו ביעילות באמצעות ממשק משתמש לא פשוט.

אם נתוני הפרויקט שלך כמו רשימות מטלות, זרימות עבודה, דגמי מוצרים/שירותים, תוכן עזר וכו', נמצאים על יותר מכלי אחד, הביאו אותם לכלי מרכזי אחד כמו Workplace בחינם. זה גם חכם לדעת כיצד Workplace מתחרה עם חללי עבודה אחרים לניהול פרויקטים לפני קבלת ההחלטה הסופית.

Google Workspace לעומת מקום עבודה מפייסבוק: מה עדיף?

הנה איך להחליט מה עדיף לצוותים מרוחקים או היברידיים: Google Workspace או Facebook Workplace.

קרא הבא

על הסופר