כל פרויקט מתחיל בכוונות טובות ובמאמצים טובים, אבל רבים מהם יוצאים מהמסלול עם מעורבות נמוכה ומפספסים אבני דרך. אבל, אין צורך להתאכזב, מכיוון שכמה פעולות מתקנות יכולות להחזיר את הפרויקט המושהה שלך למסלול תוך זמן קצר.
הנה כמה טכניקות יעילות לשחזור פרויקטים שכדאי לנסות כדי לגרום לדברים לנוע בכיוון הנכון.
1. התקשר לפגישת צוות
ייתכן שהצוות שלך נפגש במספרים ישיבות צוות וירטואליות עבור הפרויקט הזה. עם זאת, ברגע שאתה יודע שאתה עומד להחמיץ דד-ליין, חובה לשבת יחד עוד פעם אחת. ישיבת צוות זו צריכה לפתח אסטרטגיה חדשה לגבי הפעולות הבאות.
שקול את תוצרי הפרויקט, התקציב והזמן (נותר או נוסף) שעליך להשלים את הפרויקט. בדוק את ההשפעה של העיכוב שלך על כל אחד מההיבטים הללו. גלה מה הצוות יכול לספק תוך שמירה על התקציב המקורי והדד-ליין זהה.
מלבד אלה, ראה כמה זמן ייקח לסיים את הפרויקט. לאחר מכן, שוחח עם הלקוח שלך על בחירת כל אחת מהאפשרויות לעיל.
2. גלה את הסיבה לעיכוב
בנוסף לבחירת אפשרויות ברות קיימא עבור הלקוחות שלך, השתמש בפגישה כדי לקבוע את הבעיה של הפרויקט. רק אם תדע את הסיבה מאחורי העיכוב בפרויקט, תוכל לנקוט בצעדים לתיקון הבעיה.
יכולות להיות סיבות שונות לעיכוב בפרויקט כולל, מחסור בתקציב, מחסור במשאבים, שינוי בסדר העדיפויות הארגוני, זחילת היקף, חוסר יעילות צוות וכו'. גלה מי מהם אחראי לעיכוב וכיצד הוא השפיע על הפרויקט. כמו כן, הסיק כיצד תוכל לתקן את הבעיה בזמן המהיר ביותר.
3. קבע דדליין חדש אך ריאלי
אם החמצת את המועד המקורי, הגיע הזמן להמשיך ולהגדיר תאריך חדש במקום זאת. עברו על לוח הזמנים המקורי כדי לזהות כמה משימות של הפרויקט עדיין ממתינות. הגדר אבני דרך מאתגרות אך ניתנות לביצוע עבור כל אחת מהמשימות הנותרות, ומצא תאריך יעד חדש לפרויקט.
המטרה שלך היא לספק את הפרויקט תוך תאריך היעד החדש. לפיכך, שקול את הקיבולת, המשאבים והזמינות של הצוות שלך לפני הגדרת תאריך היעד החדש.
4. שקול מחדש את היקף הפרויקט
אם היקף פרויקט לא מציאותי גרם לפרויקט שלך להתעכב, שקול לשנות את המתווה כך שיהיה ניתן להשגה תוך פרק זמן קצר. שוחחו על ההיקף עם הלקוח או עם בעלי העניין ובדקו אילו אזורים בפרויקטים תוכלו להסיר.
לעולם אל תיתן לזחילת היקף לקרות כאשר אתה בעצם מבקש הקטנת היקף. שינוי בהיקף יקשה על סיום הפרויקט. ייתכן שיהיה צורך להעביר את המיקוד של הצוות שלך לכיוון חדש לגמרי.
5. חלקו למשימות קטנות ותעדיפו
ברגע שאתה מקבל הנהון מהלקוח לגבי היקף הפרויקט המתוקן, התחל לעבוד עליו. קודם כל, חלק את העבודה שנותרה לגושים קטנים של משימות. לאחר מכן, אתר אם יש תלות בין המשימות. אם כן, שקול אותם לפני שתעדוף את המשימות.
בקש מהצוות לעבוד תחילה על המשימות המועדפות. לפעמים, לקוח עשוי לבקש ממך לספק תחילה קטע או חלק מפרויקט במהלך עיכוב בפרויקט. במקרים כאלה, שים את הקטע הזה בעדיפות.
קָשׁוּר: הטכניקות הטובות ביותר עבור פרילנסרים לתעדוף משימות בחינם
6. לאשר מחדש או להקצות מחדש אחריות
אתה צריך לעבוד עם כל הצוות כדי לקבוע את התפקידים שלהם עבור היקף הפרויקט או המשימות שנותרו. סקור את המשימות שהושלמו כדי לזהות עימותים או חוסר יעילות בעבודה שבוצעה עד כה בפרויקט זה. ייתכן שיהיה צורך לאשר מחדש או להקצות מחדש משימות על סמך הביצועים הקודמים.
במהלך הקצאה מחדש של משימות, פתור ספקות לגבי התוכנית המקורית. ודא שלאדם שהוקצה לאחרונה יש את הכישורים הדרושים להשלמת משימה זו ואין לו שום סדר עדיפויות אחר.
7. התמקדות בתקשורת בזמן אמת
אין מקום לעיכובים נוספים בפרויקט שכבר יצא ממסלולו. לפעמים, החלטות מכריעות נותרות תלויות ועומדות בשל העיכוב בתשובה. לפיכך, הצוות שלך לא צריך לבזבז זמן בתקשורת אסינכרונית שבה הם לא יודעים מתי הם יקבלו תגובה כלשהי.
קָשׁוּר: טיפים וכלים לתקשורת עם לקוחות וצוותים בזמן אמת
בפרויקטים מושהים, שימו דגש על תקשורת מסונכרנת כמו צ'אט מיידי. עמיתים יכולים גם להשתתף בשיחות שמע או וידאו כדי להבהיר ספקות או לשאול שאלה חשובה. לא משנה מה תעשה, לעולם אל תהיה תלוי במצבי תקשורת מושהים כמו דואר אלקטרוני במצבים כאלה.
8. עקוב מקרוב אחר משימות ונהל אותן
לא היית רוצה להתעכב פעמיים בפרויקט בודד. כדי להימנע מכך, ניהול המשימות ומעקב אחר התקדמותן על בסיס יומי חיוני. הפוך את מעקב הביצועים לחלק משגרת היומיום שלך עם דינמיקה אפליקציות לניהול פרויקטים שבו חברים יכולים לבדוק את התקדמות המשימה והפרויקט.
מעקב אחר הישגים אינו מספיק, מכיוון שאתה צריך להשוות אותם עם ההישגים החזויים. כאשר אתה מבחין במישהו בפיגור, פנה אליו מיד כדי לברר את הבעיה ולתקן אותה בהקדם האפשרי.
9. יש לקיים תוכנית לניהול סיכונים
מתווה מתוקן עבור פרויקט מושהה כולל לרוב עומס עבודה נוסף, משאבים חדשים ולוח זמנים קפדני. אמנם יש סיכוי גבוה שתצליחו להשלים את הפרויקט, אבל זה גם כרוך בסיכון מסוים. לפיכך, עליך להכין תוכנית לניהול סיכונים.
לשם כך, זהה את גורמי הסיכון. כדאי גם לנתח אותם כדי לפתח תוכנית למתן את ההשפעות השליליות שלהם. עשה מאמצים להפחית את הסיכוי להתרחשות של גורמי סיכון אלה. הפוך את כל הצוות למודע לתוכנית ניהול הסיכונים ועדכן אותה כל הזמן עם התקדמות הפרויקט.
10. השקיעו מאמץ נוסף
מיותר לציין שאתה צריך להשקיע מאמץ נוסף כדי לספק במהירות פרויקט מתעכב. זה עשוי להיות גם עבודה שעות נוספות עבור חברי צוות רבים. בהתאם להיקף הפרויקט, הזמן ישתנה. עם זאת, זה יכול להפחית את המוטיבציה של הקבוצה אם ההארכה תהיה נרחבת.
מסיבה זו, מנהלים צריכים להציע רעיון ברור לחבריהם לקבוצה לגבי כמה זמן תימשך ההארכה. אם מישהו לא יכול לתת יותר זמן לפרויקט מתעכב, אתה צריך להוציא את המשימה שלו למיקור חוץ.
טיפים יעילים לפרויקטים מושהים
זה לא נדיר שפרויקט מאבד את המיקוד שלו. ברגע שזה קורה, יש צורך בזיהוי וזיהוי נקודות הכאב של הפרויקט.
כדי להחזיר את הפרויקט למסלול, עקוב אחר הטיפים שהוזכרו לעיל. אתה יכול גם להשתמש באפליקציות לניהול פרויקטים להשלמת פרויקט מוצלחת ובזמן.
האם אתה רוצה ליישם אג'יל - שיטת ניהול פרויקטים דינמית שמגבירה את הפרודוקטיביות? MeisterTask יכול לעזור לך.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול פרוייקט
- ניהול זמן
- התמהמהות
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
