7 הכלים הטובים ביותר לארגון האימיילים שלך ולהגביר את הפרודוקטיביות

אתה כנראה מקבל כמה הודעות דוא"ל מלקוחות, חברים או משפחה מדי יום. הניסיון לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך יכול להיות מכריע, במיוחד אם יש לך הרגל שיצא מכלל שליטה לשמור כל הודעה.

הנה כמה טיפים וכלים שיעזרו לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך, כדי שיהיה לך יותר זמן לעבוד על רשימת המטלות שלך.

טיפים לארגון תיבת הדואר הנכנס שלך

• הקדישו כמה דקות בכל יום למחיקת אימיילים שאינכם צריכים.
• בטל מנוי מנויים מיותרים.
• צור תיקיות ספציפיות לעבודה או לאימיילים אישיים במידת האפשר, ומיין הודעות לתיקיות אלה ברגע שהן נכנסות.
• השתמש בתוויות כדי לארגן דואר נכנס לפי נושא (כלומר, כספים, נסיעות וכו').
• ארכיון במקום למחוק הודעות חיוניות שעליך לשמור לעיון עתידי.
• אם חשבון Gmail שלך מקושר לכתובת דוא"ל חיצונית, התאם את הגדרות ההתראות שלך כדי למנוע עמוס בעדכונים מיותרים.
• השתמש בכתובת הדוא"ל הראשית שלך עבור הודעות חשובות, וצור חשבון נוסף עבור הודעות פחות קריטיות, כמו מנויי דוא"ל.

טיפים אלו יכולים לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות שלך. עם זאת, במקרה שאתה צריך קצת עזרה נוספת, אתה יכול להשתמש בכלים הבאים:

Shift מאפשר לך לארגן את תיבות הדואר הנכנס שלך במקום אחד.

אתה יכול ארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות מסננים, נוצר באופן אוטומטי כאשר אתה שולח אימיילים באמצעות לקוחות דוא"ל שונים כמו Gmail או Microsoft Outlook. בעזרת מסננים אלה, תוכל לארגן הודעות דוא"ל לפי שולח, רשימה, נושא ועוד. לאחר שהחלת את קריטריוני הסינון על הודעה, היא תמוקם בתיקייה ספציפית עם התוויות שלה.

Shift מצוידת גם בפונקציית חיפוש מצוינת הפועלת בכל החשבונות שלך ואפליקציות אחרות כמו Slack ו-Facebook Messenger, כך שתוכלו לאחזר במהירות שיחות מתי נדרש.

אחד היתרונות העיקריים של השימוש ב-Shift הוא שהוא מרכז את כל זרימות העבודה שלך, חיסכון בזמן מעבר בין יישומים וחשבונות דואר אלקטרוני, ושיפור הפרודוקטיביות שלך.

אחת הסיבות שאולי לא תרצה להוריד אפליקציה או להירשם לאתר היא שאתה חושש שהם יפגיזו אותך ללא הרף באימיילים. כתובת דוא"ל זמנית וחד פעמית היא דרך מצוינת לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ולהימנע מספאם.

במקום לתת את כתובת האימייל הראשית שלך, אתה יכול להשתמש ב-MailDrop כדי ליצור כתובת זריקה בחינם עבור אפליקציות/אתרים עם מוניטין אבטחה גרוע או כדי להימנע ממודעות ספאם.

Inbox by Gmail מספק לך קטגוריות הניתנות להתאמה אישית ושומר הודעות דוא"ל עם הנושאים האלה בראש תיבת הדואר הנכנס שלך. הוא מציע גם תכונת "נודניק", המאפשרת לך להסתיר אימייל עד לתאריך או שעה ספציפיים. אתה יכול גם להשתמש בתכונה "הוסף למשימה" כדי לקשר הודעות דוא"ל חשובות שלך Google Task רשימה במהירות, שבה תוכל להוסיף הערות ולהגדיר תאריכי יעד.

"חבילות" היא דרך נוספת למיון אוטומטי של הודעות דומות מניוזלטרים ועדכוני מדיה חברתית לקטגוריות קלות לניהול. האסטרטגיות האלה עוזרות לך לחתוך את כל העומס הזה - בין אם זה ממנויים או ערימות אינסופיות של אימיילים לעבודה - ולהגיע ישר למה שחשוב.

Unroll.me הוא כלי חינמי המאפשר לך לבטל את המנוי לניוזלטרים ולארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך בו זמנית.

ביטול הרשמה לניוזלטר אחד אולי לא נראה כמו אתגר גדול, אבל זה הופך להיות מכריע כאשר אתה צריך להתמודד עם עשרות או מאות מינויים.

Unroll.me מקל על ניהול מאות מיילים בו-זמנית. בכמה קליקים בלבד, תוכל לבטל את הרישום המוני לניוזלטרים בשלמותם, לארגן אותם עם תוויות אם תרצה ולחפש הודעות ספציפיות לפי מילות מפתח.

עבור אלה המוצפים על ידי טונות של ניוזלטרים בדוא"ל, תכונת ה-"Rollup" ב-Unroll.me יכולה להיות מועילה. זה מאפשר לך לגלגל את כל מנויי האימייל המועדפים עליך לרשימה פשוטה של ​​פעם ביום.

כך תוכלו לעבור על המינויים בבת אחת במקום לבזבז זמן על תיבת הדואר הנכנס בכל פעם שתקבלו חדשות קידום.

אם אתה אדם תחרותי שנהנה לעשות דברים בעצמך, אז אתה יכול להפוך מסע פרסום המוני לביטול מנוי בדוא"ל למשחק מהנה. משחק הדואר האלקטרוני הוא כלי חינמי שמגביר את תהליך ניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך.

כדי לנהל את תיבות הדוא"ל שלך, הזן את כתובת הדוא"ל שלך והתחל את המשחק. המטרה היא לארגן כמה שיותר מיילים במסגרת זמן נתון. אתה מקבל עונש אם אתה לוקח יותר מדי זמן, אבל אתה מקבל יותר נקודות אם אתה מנהל את ההודעות שלך במהירות.

משחק הדוא"ל מאפשר לך לפתח הרגל של התמקדות באימייל אחד בכל פעם לפני שתעבור לאחר, בעוד שהטיימר המשולב שלו מגביר את הפרודוקטיביות שלך.

InMoat הוא כלי שמארגן מיילים לפי סוגיהם, למשל, כספים, פרודוקטיביות, בריאות וכו'. כלי זה עוזר להגביר את הפרודוקטיביות שלך על ידי בחירה והצבה של סוגי האימיילים החשובים לך בראש תיבת הדואר הנכנס שלך, תוך מתן עדיפות על פני אחרים.

לאחר הכניסה לחשבון שלך, InMoat תבקש ממך לבחור תעשייה ועיסוק כדי לייעל את זרימות העבודה שלך ולקבוע סדרי עדיפויות. אתה יכול להשתמש באפשרות "מסננים חכמים" כדי לבחור את קטגוריית המיילים שתישאר בתיבת הדואר הנכנס שלך. זה יעביר הודעות דוא"ל פחות קריטיות לתיקיית InMoat שלך לצפייה מאוחרת יותר בזמן שנוח לך.

InMoat גם תנתח את הרשת שלך ותבקש ממך לבחור את אנשי הקשר המהימנים שלך כדי לתעדף את המיילים שלהם, תוך העברת הודעות ממקורות לא ידועים לתיקיה אחרת.

FollowUpThen הוא העוזר האישי שלך שמזכיר לך לעקוב אחר אימיילים ספציפיים. זה מציל חיים לאנשים עסוקים או כאלה שלעתים קרובות שוכחים הודעות חשובות.

ברגע שתשלח אימייל עם FollowUpThen, האימייל יחזור בדיוק ביום ובשעה שתציין לתיבת הדואר הנכנס שלך. לא לשכוח עוד עסקאות עסקיות קריטיות או דייטים עם חברים.

תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה לגבות במהירות מחיר מהפרודוקטיביות שלך בגלל שלל האימיילים שאתה מקבל מהם לקוחות פוטנציאליים, חברים, עמיתים, והניוזלטרים המטרידים וחדשות הקידום שמעולם לא שאלת ל!

בפעם הבאה שאתה מרגיש המום מכל מה שנמצא בתיבת הדואר הנכנס שלך, קחו נשימה עמוקה, התחל ליישם את הטיפים האלה והשתמש בכלים האלה כדי לקבל שליטה על הכל ולהעלות את הפרודוקטיביות שלך.

5 סיבות להשתמש בכלים שיתופיים במקום בדואר אלקטרוני

כלי שיתוף פעולה מציעים זרימת עבודה מתואמת יותר של דיוני צוות, שיתוף קבצים, ניהול משימות וכו'. הנה הסיבה שהם טובים יותר מאימייל.

קרא הבא

על הסופר