פרסומת
הנהלת חשבונות יכולה להיות מבלבלת 12 קורסים בחשבונאות המובילים באינטרנט כדי לסגור את פער המיומנות שלךהודות לקורסים מקוונים זולים וחינמיים באיכות גבוהה, קל מאי פעם להיות סמנכ"ל כספים משלך לעסק החדש או הקיים שלך. קרא עוד , גוזל זמן, ו (אם אתה צריך לשלם לרואה חשבון מקצועי) יקר.
לכן, אין זה מפתיע תוכנת הנהלת חשבונות החלה להתגבר בפופולריות בקרב פרילנסרים ובעלי עסקים קטנים.
תוכנה כזו מותאמת בדרך כלל למדינה בה אתה משתמש בה, יכולה לנהל את כל ההיבטים של תהליך הנהלת החשבונות והיא חסכונית בהרבה משלם לבעל מקצוע.
אחד הפתרונות הפופולריים ביותר הקיים הוא זירו. נבדוק מה זה ומה אתה יכול לעשות עם זה.
מה זה זירו?
זירו הוקמה בניו זילנד עוד בשנת 2006 ומאז גדלה יותר מ- 600,000 משתמשים. הם מציעים את המוצר שלהם על פי דגם ה- "תוכנה כשירות" (SaaS) הנפוצה, כך שלא תצטרך להוריד שום דבר כדי להשתמש בו.
הם קיבלו הרבה הכרה בתעשייה, כולל שני פרסי וובי בשנת 2009 ואחד בשנת 2010, חדשנות של החברה המהירה מאת פרס העיצוב בשנת 2012, והכי מרשים, במקום הראשון ברשימת "100 חברות הצמיחה החדשניות ביותר" של מגזין פורבס ב 2014.
המוצר עצמו הוא אחד היצירות הרבות ביותר של תוכנות הנהלת חשבונות הקיימות כיום בשוק, ומציע כמעט כל מה שעסק קטן או פרילנסר צריך כדי להצליח.
תכונות המפתח שלו כוללות:
- ניהול תזרים מזומנים (חשבונאות מקוונת, התאמת בנקים, דוחות תקציב וניהול מלאי)
חשבוניות (שליחה, תשלום והנפקת הצעות מחיר)
- ניהול תשלומים (תביעות הוצאות, חשבונות והזמנות רכש)
- ניהול שכר (כולל גיליונות זמנים וריצות שכר רגילות)
- סיוע במיסים (W-2s, 1099s, חישובי מס מכירות והגשת החזרים)
אך מהן חמשת התכונות השימושיות ביותר שלה? בואו נחקור.
מס
אה, מס... 940s פדראלי, W-2s, 1099s, מיסי עבודה, מיסי אבטלה - מה המשמעות של כל זה ?!
בזמן זירו לא יכול ללמד אותך על כל קודי וצורות המס הפדרליות והמדיניות הפרטניות (אם כי הם יש לו מדריך עזרה בסיסי מעולה), הוא יכול לעשות חישוב ולהגיש אותם הרבה קל יותר.
לדוגמה, זה יאפשר לך מייד לבדוק כמה צריך להגיש ב- W-2 ו- 1099. זה אפילו יסיר את הבלבול הבלתי נגמר לגבי סיווג ספק 1099 על ידי מתן אפשרות לנהל דוח ואז לבצע את ההתאמות הנדרשות.
להלן מבט על התהליך:
על מנת להגיש W-2 (אפשר לטעון את טופס המס הנפוץ ביותר במדינות), עליכם ראשית ליצור עובד. עשה זאת על ידי לחיצה שכר> הוסף עובד ומילוי הפרטים האישיים הנחוצים.
בשלב הבא תצטרך למלא את פרטי העסקתם - כולל נתוני שכר ומספר תעודת זהות. ברור שכבר צריך להיות לך את כל פרטי העובדים שלך, אך כישלון להוסיף אותו כאן יביא לכך שלא תוכל להוסיף את האדם לשכר העבודה שלך.
לבסוף, תוכלו להוסיף את פרטי המס הפרטיים והמדיניים שלהם. יש לציין כי זה עדיין יכול להיות שדה מוקשים פוטנציאלי עבור אנשים שאינם מקצוענים. יתכן וזה יהיה חכם לשלם לרואה חשבון כדי לוודא שההתקנה הזו נכונה - זה ניהול עצמי לאחר מכן, כך שתחסוך הרבה מאוד עמלות בטווח הרחוק.
לאחר שתקבע עובד באופן מלא, תצטרך גם להגדיר מיסים של החברה שלך. לא תוכל ליצור שכר עבודה (וכך ליצור נתוני החזרי מס) עד שתעשה זאת.
נווט אל הגדרות> מיסים ומלא את המידע הפדרלי והמדיני שלך הן:
זהו זה. פשוט הפעל את שכר המשכורת שלך מדי חודש, והתוכנה תפקח אוטומטית מסים במידת הצורך ותרשום את הכל במערכת. בסוף כל שנת מס תוכל להנפיק את ה- W-2s הדרושים ואת כל טפסי המדינה האחרים שיידרשו.
אתה יכול לעקוב אחר אותה מתודולוגיה בדיוק עבור קבלנים עצמאיים, רק שהפעם תצטרך להוציא טופס 1099 במקום.
והכי חשוב שאתה אפילו לא צריך לדאוג הגשת טופסי המס 1099 6 תוכנות המס החינמיות הטובות ביותר להגשת החזר המס שלך השנהאם נמאס לכם לשלם כדי להגיש את המסים שלכם, להלן תוכנת המס החינמית הטובה ביותר להגשת החזרי המס והמדינה הפדרלית שלכם. קרא עוד לאחר שתמלא אותם תוכל להגיש אותם מתוך התוכנה באמצעות Track1099.
יש למעשה הרבה יותר סוגיות מס זירו יכול לעזור לך, מלבד טפסים למס הכנסה.
לדוגמה, הוא יחשב אוטומטית מס מכירות בהתאם לאזור שלך ושילוב של Xero עם Avalara TrustFile פירושו שתוכלו להכין ולהגיש דוחות מס מכירות כמעט באופן מיידי (עבור אל הגדרות> הגדרות כלליות> הגדרות פיננסיות להזנת המידע שלך).
אתה יכול אפילו לייצא את קבצי ה- Xero לעותקים קשיחים אם אתה מעדיף יותר גישה "עשה זאת בעצמך" להגשת מס עושה את המסים שלך? 5 נוסחאות Microsoft Excel שאתה חייב לדעתבקרוב המסים שלך אמורים להגיע ואינך רוצה לשלם דמי הגשת מאוחר? מינוף העוצמה של Microsoft Excel כדי לסדר את המסים שלך. קרא עוד .
שכר
הפעלת שכר על בסיס שבועי, דו-שבועי, או חודשי יכולה להיות כמעט מבלבלת וגוזלת זמן כמו לעבוד על המסים שלך!
יש כמה היבטים אליהם זירו זה יעזור להפוך את שכר השכר פחות כואב.
ראשית, היא כוללת תוכנת גיליון זמנים של עובדים. עובדים יכולים להזין נתונים משלהם, או שאתה (או עובד אחר) יכולים לעשות זאת בשמם, וזה בא עם נרחב כלי דיווח שיאפשרו לך לראות נתונים על בסיס הכנסות לפי שעה, סוג הכנסה וכסף שהוצא לעובד או לכל זמן פרק זמן.
שנית, זה מגיע עם תוכנת תשלום. בפועל, פירוש הדבר שאתה יכול להריץ ולאשר שכר עובדים לעובד בתאריך קבוע, שכר עבודה חד פעמי באמצע המחזור, וליזום הפקדות ישירות בחשבונות הבנק של העובד שלך. אתה יכול אפילו להדפיס צ'קים ותשלומי שכר, שאפשר להתאים את שניהם לפי המותג של החברה שלך.
שימו לב, יהיה עליכם להגדיר עובדים, פרטי מס, מיקומי עבודה, לוחות זמנים לתשלום ופרטי חשבון בנק לפני שתוכלו להפעיל רשימות שכר מלאות.
לבסוף, ישנם שורה שלמה של אפליקציות של צד שלישי שיכולות לספק פונקציונליות נוספת. לדוגמה, אם יש לך עובדים העובדים במדינות שאינן מכוסות באופן טבעי על ידי Xero, אתה יכול להשתמש בתוספים כך שתוכל עדיין לשלם להם.
הוצאות
אוקיי, לכן השיא של השימוש בחשבונות הוצאות חברה כדי לשלם עבור כל דבר, החל מארוחת ערב ועד חופשות אקזוטיות, עשוי להיות כבר מזמן, אבל הם עדיין חלק חיוני במערך עסקי מודרני.
ה ניהול הוצאות 10 שימושים ייחודיים של טרלו אחרים מניהול פרויקטיםטרלו הוא העונג של חובב הרשימה. הגישה שלה בסגנון קאנבן לא נועדה רק לניהול פרויקטים. אתה לא מאמין לנו? התבונן בעשרת השימושים הייחודיים האלה של טרלו. קרא עוד הפונקציה של זירו היא מרשימה ביותר, ומאפשרת לכם לנהל גם את ההוצאות האישיות שלכם וגם להחזיר לעובדים את עלויותיהם.
מנקודת מבט של משתמש זה יאפשר לך (ולעובדיך) להוסיף הוצאות כשאתה בחוץ רק על ידי לקיחת צילום קבלה והגשה באמצעות האפליקציה הניידת, ובכך גורם פחות סבירות שתעלם עלויות.
מנקודת מבט ניהולית, קבלות מנסיעות מקובצות יחד כך שתוכלו לראות בקלות את העלות הכוללת, ותוכלו לאשר ולדחות תביעה כראות עיניכם.
לאחר מכן ניתן לייצא את כל הנתונים האלה לתכונת השכר כדי להפוך את יום המשכורת ליותר ישר קדימה.
פרילנסרים יכולים גם להשאר על הוצאותיהם (ומצב תזרימי המזומנים הרחב שלהם) על ידי שימוש בתכונת הפיוס של הבנק.
ראשית, תצטרך להוסיף חשבון בנק. לשם כך, נווט אל חשבונות> חשבונות בנק> הוסף חשבון בנק. בנקים פופולריים רשומים אוטומטית, ותוכל גם להוסיף שירותים כמו PayPal וכרטיסי אשראי.
מלא את מספר החשבון שלך ונתן לחשבון שם ואז יוצג לך מסך שיאפשר לך לייבא את כל עדכוני הבנק שלך.
לאחר סיום זה, תוכל לייבא את כל נתוני הבנק שלך והם יתאמו אוטומטית עם הנתונים של Xero. ניתן לגשת לנתונים דרך האפליקציה הסלולרית לצורך התאמה תוך כדי תנועה, באפשרותך ליצור כללים מותאמים אישית שיעזרו להתאים עסקאות מורכבות יותר, ויותר מ- 160 מטבעות נתמכים.
דוחות כספיים
קשה מאוד להגיע להבנה ברורה של עד כמה העסק שלך בריא ללא דוחות כספיים ברורים ויעילים.
למרבה המזל, זירו מספק יותר מ- 40 דוחות פיננסיים בסיסיים ומתקדמים. אלה כוללים את כל הנפוצים ביותר, כגון רווח והפסד, החזרי מס מכירות ומאזנים - אך גם כאלה יוצאי דופן (אך שימושיים לא פחות) כמו רווחים והפסדים במטבע חוץ הימנע מלהיפטר כשמחליפים מטבעות או שולחים כסף בחו"לאם שלחת כסף לחו"ל או החלפת מטבעות לפני חופשה, כנראה שיש לך עסקה לא טובה. להלן כמה חלופות טובות יותר לבנקים ולחילופי מטבעות. קרא עוד ולוחות זמנים לפחת.
הדוחות מציעים גם עוקבים אחר תקציב 4 האפליקציות הטובות ביותר לתקצוב בכדי לקבל את הכספים שלךמחפש את האפליקציה הטובה ביותר לתקציב כדי לשלוט בכספים שלך? להלן כמה אפליקציות נהדרות שיעזרו לכם לנהל את הכסף שלכם. קרא עוד (כך שתוכלו להכין קווי מתאר ולהשוות ביצועים בפועל מול ביצועים חזויים), והיכולת הוסף קטגוריות מעקב (ובכך ייתן לך דרך קלה להשוות ולהשוות בין חלקים בודדים שלך עסק).
ניתן להכין ולהדפיס את כל הדוחות הללו בכמה קליקים.
חשבוניות
מה מועיל לכל התכונות המפוארות האלה אם אינך יכול לנהל חשבוניות בקלות? הם הלחם והחמאה של ניהול עסק, אבל יכול להסתבך במהירות כיצד להשתמש באינטרנט כדי לרדוף אחרי חשבוניות שלא שולמואם אתה עובד בעצמך יש את הדאגה המתמדת שבסופו של דבר אחד הלקוחות שלך לא יצליח לשלם חשבונית. להלן מספר טיפים מקוונים להחזרת הכסף שאבד. קרא עוד אם יש לך הרבה לקוחות.
פונקציית החשבוניות של Xero מתהדרת בהרבה תכונות מגניבות. לדוגמה, אתה יכול להוסיף שטרי אשראי ולגבות בקלות הוצאות בחזרה ללקוחות באמצעות תגית מיוחדת, וניתן להנפיק שטרי אשראי במידת הצורך.
הלקוחות שלך יוכלו לשלם את החשבוניות שלך בלחיצה אחת בלבד באמצעות כרטיס אשראי או PayPal, ותקבלו התראה כאשר הלקוחות פותחים את החשבוניות שלהם (כך שתדעו אם הם פשוט מתעלמים אתה!).
לבסוף, כמו תוכנת השכר, תוכלו להתאים ולהתאים אישית את כל החשבוניות באמצעות סמלי לוגו ומיתוג משלכם.
האם השתמשת ב- Xero?
האם השתמשת זירו? אילו פונקציות ותכונות אהבת? מה היה צריך יותר עבודה? האם חסר משהו שתרצה לראות שהמפתחים מציגים?
תוכל ליידע אותנו במחשבותיך ובמשוב שלך בקטע ההערות שלהלן.
דן הוא גולה בריטי המתגורר במקסיקו. הוא העורך המנהל של אתר האחות של MUO, Blocks Decoded. בזמנים שונים הוא שימש כעורך חברתי, עורך יצירתי ועורך כספים עבור MUO. אתה יכול למצוא אותו משוטט בקומת התצוגה ב- CES בלאס וגאס מדי שנה (אנשי יחסי ציבור, מושיטים יד!), והוא עושה המון אתר מאחורי הקלעים...