פרסומת
אם אתה מקיים פגישות ללא אג'נדות, או מנהל פרוטוקול על מסמכי Word ישנים רגילים, סביר להניח שהפגישות ודוחות הפרוטוקולים שלך אינם מועילים כפי שהם יכולים להיות. אמנם רובנו לא מצפים להשתתף בפגישות, אבל בכל זאת יש מדהימות כלים מקוונים 10+ כלים מקוונים נהדרים לתיאום קבוצות ופגישותאיך מנהלים צוות של אנשים שפרוסים גיאוגרפית? איך מתאמים אזורי זמן בינלאומיים? הרעיון של עבודה דרך האינטרנט החל לזחול למקום העבודה היומיומי,... קרא עוד שיכולים לעזור להפוך פגישות ליותר פרודוקטיביות ופחות זמן גוזלות עבור אלה שמתכננים ומאפשרים אותן.
לאחרונה נתקלתי ביישום אינטרנט חדשני לניהול פגישות שנקרא יאם (שקיצור של Yet Another Meeting). yaM היא כמו עוזרת וירטואלית להפקת אג'נדות במראה מקצועי ודוחות דקות, תוך שהיא מספקת כלים שעוזרים לפגישה המשתתפים עושים סיעור מוחות, מבצעים ניתוח מוצרים ועלויות ומשתלבים עם חשבונות ענן מקוונים, כולל Dropbox, Google Calendar ו- Evernote.
ניתן להשתמש ב-yaM עם שניהם חללי ישיבות מקוונים מדריך מפגשים מקוונים: תוכנה ואסטרטגיהשירותי ועידת וידאו מודרניים קלים לשימוש וזמינים כמעט לכל מי שיש לו מחשב או סמארטפון. היכולת להתחבר ולהיפגש עם אנשים באינטרנט פירושה שאנחנו כבר לא מוגבלים על ידי מיקום גיאוגרפי. קרא עוד כמו Google Hangouts טיפים לתכנון וקיום פגישות אפקטיביות עם Google Hangoutsעם טכנולוגיית האינטרנט של היום, קיום פגישות מקוון יכול להיות גם יעיל וגם חסכוני במיוחד אם מתכננים אותם מראש ועושים שימוש בכלים חוסכים זמן. בחודשיים האחרונים השתתפתי בפגישות מקוונות... קרא עוד , או בהגדרות לא מקוונות מסורתיות. כיישום אינטרנט, זה דומה ל מסכים הסכמה: כתוב ונהל את דקות הפגישה העסקית שלך בחינם באינטרנטכבר מספר שבועות שאני מחפש אתר או אפליקציה נוחים לשימוש שיאפשרו לי לשמור ולאחסן פרוטוקולים של פגישות. גישת מסמך הטקסט המסורתית אינה עוד פרודוקטיבית... קרא עוד , אבל זה הרבה יותר מתקדם בלי להיות מסובך.
יצירת סדר יום
לאחר רישום חשבון עם yaM, אתה יכול מיד להתחיל לפתח סדר יום לפגישה הבאה שלך. אתה פשוט מוסיף פריטי סדר יום בצד שמאל של סביבת העבודה, יחד עם משך הזמן, ושם האדם האחראי לאותו סעיף.
אתה יכול בקלות להקצות שמות לפריטי סדר היום, אך על המשתתפים לרשום חשבון ב-yaM, שתוכל לשלוח להם הזמנה לעשות זאת מתוך סביבת העבודה. רישום משתתפים הופך את yaM לכלי ניהול פגישות שיתופי הרבה יותר, מכיוון שכל משתתף יכול להוסיף הערות בסביבת העבודה במהלך הפגישה. אמנם יעיל יותר להקצות אדם אחד כלוקח דקות, אך ישנם כלים שימושיים אחרים ב-yaM שהופכים אותו למצוין לשיתוף פעולה.
כאשר סדר היום שלך נוצר, אתה יכול להדפיס או להפיץ אותו למשתתפי הפגישה. כל משתתף רשום יקבל במייל דו"ח פגישה הכולל כמובן לוגיסטיקת מדיה, רשימת סעיפי סדר היום וקישור למרחב העבודה המקוון של yaM. והכי חשוב, סדר היום המופץ שלך מעוצב בצורה מקצועית וקל לקריאה. ניתן גם להעתיק פריטי סדר יום ולהוסיף אותם לפגישה חדשה. עם זאת, זה יהיה אפילו טוב יותר אם מפתחים יוכלו ליצור דרך ליצור פריטי סדר יום סטנדרטיים שהם אוטומטית חלק מכל פגישה חדשה.
לוקח דקות
הוספת הערות ופריטי פעולה ב-yaM היא קלה בדיוק כמו יצירת אג'נדות. הדקות מורכבות מארבעה סוגי תוכן: הערות, פריטי פעולה, קבצים מצורפים וכלי שיתוף פעולה בזמן אמת.
האופן שבו yaM מוגדר למעשה יכול לעזור למשתתפי הפגישה להישאר ממוקדים, במיוחד אם לכולם יש את סביבת העבודה פתוחה במחשב שלהם במהלך הפגישה. לוקח הדקות יכול בקלות להוסיף פריט פעולה, עם תאריך יעד, ושם האחראי. עם זאת, באופן מוזר, רק אדם אחד יכול להיות רשום כאחראי לכל פריט פעולה.
המקום שבו yaM זורח גם הוא אוסף כלי שיתוף הפעולה המובנים שלה המאפשרים לחברים לבצע ניתוח Pro/Con, ניתוח מוצרים, סיעור מוחות או הצבעה על החלטות חשובות. יש גם כלי למה שנקרא ניתוח SWAT, הכולל דיון ורישום של החוזקות, החולשות, ההזדמנויות והאיומים של פרויקט, רעיון או החלטה מסוימים.
אתה תראה שכלים אלה לשיתוף פעולה וניהול פגישות יכולים להיות שימושיים מאוד כדי לשמור על מעורבות המשתתפים, ואולי לעזור להם לקבל ניתוח והחלטות טובות יותר. ניתן גם להדפיס או לשלוח בדוא"ל את התוכן של כלי שיתוף פעולה בודדים למשתתפים במהלך הפגישה. (הערה: רעיונות לכלי שיתוף פעולה מקוונים אחרים הם נבדק כאן 6 הכלים הטובים ביותר לפגישות מקוונות בחינם לשיתוף פעולה עם הצוות שלךצוותים קטנים לא צריכים אפליקציות ארגוניות יקרות לשיתוף פעולה. להלן שישה כלים נפלאים שבהם תוכל להשתמש כדי לנהל את הנתונים, התקשורת ועוד של הצוות שלך. בחינם. קרא עוד ).
כמו באג'נדות, ניתן להדפיס או להפיץ דוחות דקות של yaM גם בדוא"ל. הפרוטוקולים מעוצבים כל כך טוב שלמשתתפים בפגישה לא תהיה שום תירוץ לא לעיין בהם. סדר יום ופרוטוקולים מאוחסנים גם ב-yaM, כך שהמשתתפים יכולים להיכנס לחשבון שלהם ולעיין בהם בכל עת.
כלים אחרים
yaM כולל כלים נוספים למעקב אחר זמן במהלך פגישות, קביעת תאריכי פגישות ב-the לוח שנה מובנה (המשתלב עם הזנות של Google Calendar, Exchange ו-Outlook/iCal), וכן פנקס הכתובות.
המפתחים של yaM כללו כמה תכונות שימושיות ביישום האינטרנט שלהם, אבל הם נתנו במיוחד שימו לב לוודא שממשק המשתמש נגיש וקל ללמידה תוך דקות ספורות מרגע ההרשמה חֶשְׁבּוֹן.
ל-yaM יש חשבון חינמי בסיסי הכולל את כל תכונות הליבה, ויכולת לקיים עד 10 פגישות בחודש, עם עד חמישה משתתפים לפגישה. חשבון פרימיום מאפשר פגישות ומשתתפים ללא הגבלה, ממשק להתאמה אישית והצפנת SSL.
yaM לדעתי קובעת את הסטנדרט לכלי ניהול פגישות מקוונים. אבל ספר לנו מה אתה חושב על יישום מקוון זה. האם יש תכונות נוספות שהיית רוצה שיוסיפו?
בקארי הוא סופר וצלם עצמאי. הוא משתמש ותיק ב-Mac, חובב מוזיקת ג'אז ואיש משפחה.
