8 כלים סופר פשוטים לרשימת מטלות כדי לשמור אותך ממוקד

פרסומת

לעתים קרובות אנו נסחפים עם מערכות פרודוקטיביות והתכונות המבטיחות של אפליקציות רשימת מטלות. כאשר זה קורה, ניהול המשימות הופך לפעילות מוגזמת ולתירוץ לכך לדחות עוד קצת 15 אתרים אקראיים בצורה מצחיקה שיעזרו לך לדחותהאינטרנט מלא בדברים מוזרים. הרוג קצת זמן עם אתרי האינטרנט האלה שיגרום לך לתהות מדוע הם נוצרו אי פעם. קרא עוד .

לתכנון ותזמון משימות לטווח ארוך, אתה צריך מערכת חזקה של כלים כדי לקבל מבט ממעוף הציפור של כל הפרויקטים שלך. אבל, על בסיס יומיומי, פיסת נייר עובדת בצורה הטובה ביותר בתור תמצית עבור המשימות החשובות ביותר שלך. זה מחזיר את המיקוד שלך למקום שבו הוא שייך: לעבודה שלך.

אפליקציות שמתעקשות על גישה בסיסית דומה עובדות באותה מידה. במאמר זה, נסתכל על שמונה כלים מינימליסטיים כאלה למעקב אחר המשימות היומיומיות שלך.

חיים מינימליסטיים ברשת. אתה לא צריך להירשם אליו כדי ליצור רשימת מטלות, אבל אתה פחית חבר את האפליקציה לחשבון Google שלך.

פנה אל getminimalist.com והתחל ליצור את רשימת המטלות הראשית שלך. תקבל קישור ייעודי עבורו שתוכל לשתף עם מישהו אם תרצה בכך.

בעוד שלמינימליסט אין אפליקציה ייעודית לנייד, היא תומכת במחוות כמו החלקה וגרירה במכשירים ניידים.

2. משימות גוגל (אינטרנט, שולחן עבודה, נייד)

עם כל כך הרבה אפליקציות לרשימת מטלות שמציפות את השוק, אולי שכחת את תכונת ניהול המשימות שנמצאת בתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail במהלך היום. אם יש לך, הגיע הזמן לשקול את זה מחדש כמועמד ראוי לטיפול במטלות היומיות שלך. זה אפילו מאפשר לך להפוך מיילים למשימות 9 דרכים מיידיות להפוך את האימיילים שלך למשימותאתה לא יכול למנוע מהודעות דוא"ל מסוג 'מטלות לעשות' להגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך, אבל אתה יכול להפוך אותן למשימות כדי לנהל אותן טוב יותר. הנה כמה טיפים להפיכת מיילים למשימות. קרא עוד .

כדי להעלות את Google Tasks, לחץ על Gmail מעל סרגל הצד בתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail ובחר משימות מהתפריט הנפתח. תראה חלונית קטנטנה צצה בפינה השמאלית התחתונה. זה המקום שבו אתה יכול לרשום את המשימות שלך לאותו יום ולסמן אותן אחת אחת. צמצם את חלונית המשימות כדי לשמור אותה מחוץ לטווח הראייה ועם זאת קל לגשת אליה.

Google Tasks שימושי במיוחד אם העבודה שלך כוללת הרבה שליחת אימייל הלוך ושוב ואתה מוצא את עצמך דבוק לתיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail. אתה יכול גם להציג משימות מיומן Google שלך ​​על ידי לחיצה על משימות תַחַת לוחות השנה שלי.

אם תרצה להציג משימות בכרטיסייה משלה, עקוב אחר כתובת האתר הזו. משתמשי Chrome, מה דעתך לשמור על משימות מוצמדות לסרגל הכלים של Chrome עם התוסף הרשמי של Google Tasks Chrome? משתמשי אנדרואיד, אתם יכולים לשאת את משימות Google בכיס שלכם עם משימות [לא זמינות יותר].

במקום להשתמש ב-Google Tasks, תוכל לרשום את המטלות שלך בטיוטה של ​​אימייל ולכוכב את הטיוטה לגישה מהירה. (הצמד את הטיוטה לתיבת הדואר הנכנס אם אתה משתמש Inbox by Gmail.) אם הפעלת את התכונה 'קישורים מהירים' תחת הגדרות > Labs ב-Gmail, תוכל להוסיף קישור מהיר לטיוטת המטלות בסרגל הצד.

MinimaList במקרה הוא המועדף עליי ברשימה הזו. זה מבוסס מחוות, מה שאומר שאתה יכול להחליק, לגרור ולהקיש על דרכך.

יצירה, עריכה וסידור מחדש של משימות היא פשוטה ואינטואיטיבית. רשימת ברירת המחדל שמופיעה בעת התקנת האפליקציה מסדרת הוראות לשימוש ב-Minimalist.

מה שאהבתי ב-Minimalist הוא השילוב שלו עם טיימר Pomodoro, למשתמשים שנשבעים היעילות של טכניקת פומודורו איך טיימר פומודורו פשוט עשה את חיי טובים יותרטכניקת פומודורו היא אחת מהפריצות לחיים הפשוטות יותר לניהול זמן. לפרוץ את הסחות הדעת בעזרת נתחים של 25 דקות וטיימר. זה יכול להיות שינוי שגרתי משנה חיים אם זה מתאים לך. קרא עוד . הגדרת הטיימר עצמה אינה פולשנית, מה שאומר שהיא לא תפריע לך אם לא תשתמש בטכניקת Pomodoro כדי לנהל את הזמן שלך.

MinimaList זמין ב-App Store בחינם. משתמשי iOS, זכרו שלמכשיר שלכם כבר יש אפליקציית מניות (תזכורות) שמאוד נהדרת לשמירה על רשימות מטלות. זה עובד במצב לא מקוון כמו MinimaList.

4. קובץ טקסט (שולחן עבודה, אינטרנט, נייד)

קובץ טקסט הוא כנראה היחידה הפשוטה והבסיסית ביותר להקלטת מידע במחשב שלך, והיא אידיאלית אם אתה חושק בפשטות בזרימת העבודה שלך. אתה יכול עקוב אחר הכל מרעיונות ועד חשבונות בקבצי טקסט 8 דברים יומיומיים שאתה יכול לעקוב אחריהם עם קבצי טקסטאחסון נתונים בקבצי טקסט הוא קיצור דרך לזרימת עבודה פשוטה יותר. בואו נשתמש בקובץ הטקסט הצנוע כדי לעקוב אחר נתונים יומיומיים בעזרת הטיפים האלה ולשפר את הפרודוקטיביות שלנו. קרא עוד , אז למה לא את רשימת המטלות שלך?

אם כבר יש לך קובץ "todo.txt" על שולחן העבודה שלך, אתה תאהב את Todo.txt, שמביא את הפשטות של רשימות מטלות בטקסט רגיל למכשיר הנייד שלך. זה זמין באנדרואיד וגם ב-iOS.

5. Slack (שולחן עבודה, אינטרנט, נייד)

אם אתה מבלה חלק עצום מיום העבודה שלך ב-Slack, זה המקום שבו רשימת המטלות שלך יכולה ללכת גם כן. תביא בוט אוטומטי 14 הבוטים האוטומטיים הטובים ביותר שאתה צריך עבור ערוץ ה-Slack שלךאם אתה מנהל עסק, אתה יכול להגדיר את Slack ולגרום לבוטים לבצע את המשימות השפלות 24/7 בזמן שאתה ממשיך עם דברים חשובים יותר, כמו לכבוש את העולם. קרא עוד כדי לעקוב אחר רשימת המשימות שלך עבורך.

ב-MakeUseOf on Slack יש לנו בוט רשימת מטלות בשם, אה, בוט מטלות. אני יכול לצוות עליו להוסיף משימות לרשימת המטלות האישית שלי, בין היתר. הנה תמונת מצב של כמה מהפקודות שאני יכול לזרוק עליה.

שילוב אפליקציית To-do bot דורש הרשאות מנהל. לאחר התקנת האפליקציה, כל אחד בצוות Slack יכול לעשות שימוש ב- /todo פקודה.

אם הצוות שלך כבר משתמש באפליקציית ניהול פרויקטים מלאה כמו Kyber.me, אתה יכול לחזור על תכונת רשימת המטלות שמגיעה איתו.

6. גיליון אלקטרוני (שולחן עבודה, אינטרנט, נייד)

גיליון אלקטרוני הוא דרך לא פשוטה לעשות זאת לעקוב אחר כל סוג של נתונים 10 תבניות גיליון אלקטרוני שימושיות להפליא לארגון חייךהאם החיים שלך הם בלגן של מועדים שהוחמצו, קניות שנשכחו והתחייבויות שהופרו? נשמע שאתה צריך להתארגן. קרא עוד כולל המשימות היומיומיות שלך. זה אולי נראה מורכב במבט ראשון, אבל זה יכול להיות פשוט כמו שאתה רוצה שזה יהיה. רק שתי עמודות יאפשרו: אחת לשם המשימה ואחרת למצב שלה.

גם אם תוסיף עמודות לשמות פרויקטים, סדרי עדיפויות, מועדים וכדומה, גיליון אלקטרוני לא נראה מסובך כמו אפליקציה ייעודית. ייתכן שהסיבה לכך היא שאתה יכול לראות את כל הנתונים שלך במבט חטוף, מבלי שתצטרך לקפוץ ממסך למסך.

7. נייר ועט

זה יותר מספק לסמן דברים ש"בוצעו" על נייר מאשר על מסך, לא? בגלל זה אני עדיין לשמור על רשימת נייר 6 סיבות פשוטות מדוע נייר עדיין יכול להיות אפליקציית הפרודוקטיביות הקטלנית שלךנייר יכול להיות כלי חזק יותר לפרודוקטיביות מאשר מחשב או מכשיר מגע, ואין לפסול אותו מיד. לא משוכנע? להלן שש סיבות מדוע נייר עדיין רלוונטי. קרא עוד למשימות היומיומיות שלי. אני לא מסמן דברים מהרשימה הזו, כי זה לא אומר לי הרבה על ההתקדמות שלי במשימה. במקום זאת, אני משתמש ב- מעגל מערכת, אותה אתאר להלן.

אתה מתחיל עם עיגול חלול ליד כל משימה ברשימה שלך. בסופו של יום ממלאים את המעגל לפי ההתקדמות שהשגת במשימה. לדוגמה, אם סיימתם משימה, הכהו את העיגול שלידה. אם משימה מבוטלת, שים סימן "X" דרך העיגול ליד המשימה. עבור משימה שהאצלת, הכהה את העיגול המתאים והוסף לידו חץ ימינה.

האם אתה מעוניין ללמוד עוד על מערכת המעגל? קרא את הפוסט הזה בבלוג על ידי מי שהגה את המערכת (סיגורדור ארמנסון) להסבר מפורט עליה. אל תהסס להתאים את המערכת ולהוסיף פעולות/הדגשים משלך מטעמי נוחות.

עבורי, מערכת Circle מרגישה חסרת מאמץ, בניגוד ל Bullet Journal שיטת (BuJo). האחרון יעיל, אבל גם מרגיש כמו הרבה עבודה. זכור שאנו מתמקדים כאן ברשימות מטלות יומיות. לרישום הערות ומעקב קבוע אחר העבודה והחיים שלך, שמירה Bullet Journal שווה את המאמץ שהוא כרוך בו כיצד להשתמש ביומן תבליט בטרלו כדי לתכנן את היום שלךהגיע הזמן להראות לך איך להפוך את Trello - אם זו האפליקציה העיקרית שלך לרישום הערות - ל- Bullet Journal. קרא עוד .

אני גם משתמש במערכת Circle למעקב אחר תשלומי חשבונות שאני לא יכול להפוך אותם לאוטומטיים. קל לשכוח אילו חשבונות שילמת ואיזה אין לך כשהם צצים באקראי במהלך החודש. עם המערכת הזו, אין לי את הבעיה הזו יותר.

8. גרסאות מובייל של אפליקציות מתאר ורישום הערות

כמובן שאתה יכול ליצור את רשימת המטלות היומית שלך באפליקציית רישום הערות הרגילה שלך או באפליקציית outliner.

אם אתה עובד על קומץ של פרויקטים שונים, רישום המשימות שלהם ברשימה אחת יכול להיות מבלבל. זה המקום שבו זה עוזר אם אתה משתמש באפליקציית מתאר או לרישום הערות כדי לכתוב את הרשימה שלך ולסדר את המשימות שלך לקטעים לוגיים.

הבעיה היא שקל לעקוב מהצד על ידי הערות ותכונות שונות מהאפליקציה לרישום הערות. אלה פועלים כתזכורת חזותית למאה ואחד הדברים שעדיין צריך לטפל בהם. דרך אחת לעבור את "חטיפת תשומת הלב" הזו היא להשתמש בגרסה הניידת של האפליקציה. מאז אפליקציות לנייד מיועדות למסכים קטנים מהי חשיבה עיצובית וכיצד היא הופכת אותך ליצירתי יותר?חשיבה עיצובית אינה חדשה בעולם העסקים - אפל, קוקה קולה ונייקי משתמשות בגרסה כלשהי שלה כדי לבנות את המותגים שלהן. לרוע המזל, אנשים רבים לא מלמדים מה זה או איך... קרא עוד , לעתים קרובות הם מסתירים סרגלי צד ואלמנטים מסיחים אחרים כברירת מחדל. זה עוזר לשמור על רשימת המטלות שלך בקדמת היום שלך.

האם מערכת המטלות שלך מוגדרת לכשל?

אם אתה תמיד מוצא את רשימת המטלות היומית שלך כמכרעת ובלתי ניתנת לניהול, קחו בחשבון שזה יכול להיות משתי סיבות עיקריות המפורטות להלן.

1. יש לך ציפיות לא מציאותיות ממה שאתה יכול לעשות ב-24 שעות.

זה מאוד מטעה. עשרים וארבע שעות נשמעות כמו הרבה זמן, ולכן זה מרגיש כאילו אנחנו צריכים להיות מסוגלים להתאים ליום את כל הדברים שאנחנו חושבים שאנחנו צריכים לעשות כמו גם את כל הדברים שאנחנו רוצים לעשות. אבל העובדה היא שאם אתה עובד שמונה שעות ביום וישן שמונה שעות בלילה, זה משאיר רק שמונה שעות לכל השאר.

- איליין סנט ג'יימס, לחיות את החיים הפשוטים: מדריך להקטנה ולהנות יותר

2. רשימת המטלות שלך מתפקדת גם כרשימת דליים, רשימת מכולת, מחברת, רשימת רעיונות וכן הלאה.

אם יש לך נטייה ליפול לאחת מהמלכודות הללו או לשתיהן, הישארות מודעים לכך יכולה לעזור לך תעדוף את מה שנכנס לרשימת המטלות שלך מערכת 3-Strike: כיצד לתעדף את רשימת המטלות שלךהאם אתה לא עובר על רשימת המטלות שלך? ייתכן שהבעיה אינה הפרודוקטיביות שלך, זה יכול להיות רק סדר העדיפויות שלך. בואו ללמוד כיצד לתעדף את רשימת המטלות ולבצע דברים. קרא עוד ולשמור על זה גם ריאליסטי וגם "ניתן לגימור".

איפה Workflowy?

בחרתי להשאיר אפליקציות כמו זרימת עבודה, Todoist, טודלו, ו זכור את החלב מהרשימה הזו. כולם אפליקציות מצוינות, אבל עבור מאמר זה החלטתי להתמקד בכלים המתאימים ביותר ליצירת א בסיסי רשימת מטלות. אתה יודע, סוג הרשימה שאתה צפוי להדביק על דלת המקרר שלך או על מכסה המחשב הנייד שלך.

זה הזמן להתמקד!

אם יש לך בחירה בין הרשמה לאפליקציה חדשה לבין להסתפק באחת שאתה כבר משתמש בה הרבה, הייתי מציע ללכת עם האחרונה. זה לא רק יחסוך לך זמן, אלא גם ימנע מקרה של מיקוד מקוטע, שלעתים קרובות גורם החלפת אפליקציות תכופה.

בכל פעם שאני עומד להיכנע ל"טירוף רשימת מטלות מפואר/נוצץ של אפליקציות", מבט חטוף אחד על הקולגה שלי זרימת העבודה המרשימה של דייב פאראק מי אנחנו: מבט מבפנים על הסופרים שלנו ותחנות העבודה שלהםלכולנו יש מגוון רחב של הגדרות מחשב ולכל אחד מאיתנו יש זרימת עבודה ייחודית ששומרת עלינו פרודוקטיביים. הצטרפו אלינו כשאנחנו חושפים את המרחבים הקדושים ביותר שלנו כדי שתוכלו לראות! קרא עוד מושך אותי אחורה מהסף. זה מזכיר לי את זה משמעת עצמית הוא הסיוע הטוב ביותר לפריון שיש מדוע משמעת עצמית היא הפריצה הטובה ביותר לפרודוקטיביות שאתה צריךמה הסוד לביצוע עבודה עמוקה? האם זו מוטיבציה או שזו משמעת? אם אינך יכול להתמקד ולסיים את עבודתך, הנה כמה עצות הרגלים שיעזרו לך להשיג יותר. קרא עוד .

איך נראית רשימת המטלות היומית שלך? האם זו חיה מורכבת מלאה בהערות ותתי-הערות או רשימה בסיסית של המשימות החשובות ביותר שלך להיום? איפה רושמים את זה?