אז, הציעו לך עבודה חדשה, ואתה מתרגש להתחיל. עם זאת, לפני שתוכל לעשות זאת, עליך לסיים בעבודה הנוכחית שלך, ולאחר מסירתך מכתב התפטרות, זה כולל השלמת מסירה למי שיחליף בסופו של דבר אתה.
ביצוע מסירה אפקטיבית דורש הרבה ארגון והבנה מה הקולגות שלך יצטרכו לדעת. בואו נסתכל כיצד תוכלו להקל על התהליך הזה עבור כל המעורבים, כך שתוכלו להתמקד בהתחלת המיזם החדש שלכם.
צור רשימת רשימת מסירה
בין ראיונות יציאה לאמירת שלום, קל לאבד את המעקב אחר כל מה שאתה צריך לעשות לפני שאתה עוזב את העבודה שלך. מסיבה זו, רשימת בדיקה מוצקה למסירה היא תרגול טוב ושומר עליך דין וחשבון.
רשימת הבדיקה צריכה לכלול את כל מה שאדם חדש בתפקידך והמנהל שלך צריכים לדעת, לכן כדאי להתחיל לאסוף מידע זה בהקדם האפשרי:
- האחריות היומיומית שלך
- מידע על תוכנות ותהליכים ספציפיים
- מסמכים חשובים
- כל רשימות לקוחות שצריך מסירה
- אנשי קשר מרכזיים בחברה ומחוצה לה
- מידע מפתח לצוות (אם אתה מנהל)
- כל פרויקט שצריך לסיים או להאצל
- מי צריך לקבל את המסירה וכל מידע שאתה צריך
קָשׁוּר: כיצד Padlet יכול להקל על תכנון ושיתוף פעולה
אתה יכול ליצור רשימת בדיקה באמצעות תבניות ב-Word או Excel, או שאתה יכול לבחור ביישומים כגון
Todoist ו משוט כדי ליצור רשימת מטלות נפרדת. הדבר החשוב הוא שכל המידע כתוב במקום שבו תוכל להתייחס באופן אמין בעת הצורך.בעל ציר זמן ברור
תקופת ההודעה הרגילה להתפטרות היא כ-4 שבועות, ויש לקחת זאת בחשבון בעת תכנון מסירתך. בהתאם לאופי העבודה הנוכחית שלך, אתה צריך לצפות להפחית בהדרגה את עומס העבודה שלך בזמן שאתה עובד לקראת היום האחרון שלך.
ל-Padlet יש תבנית ציר זמן מצוינת שבה אתה יכול להשתמש, אם אתה צריך משהו ויזואלי, ומאפשרת לך לשרטט את תקופת ההודעה המוקדמת שלך. סדרי עדיפויות ראשוניים צריכים להיות יידוע אנשים רלוונטיים על עזיבתך (כגון לקוחות, עמיתים וחיצונים אנשי קשר), זיהוי פרויקטים שאתה יכול להאציל, ותקשורת עם המנהל שלך לגבי כל נהלים שצריך בעקבותיו.
קָשׁוּר: אפליקציות רשימת משימות לתעדוף וניהול משימות
המטרה היא לטפל קודם במשימות הדחופות ביותר וגוזלות זמן רב, כדי שלא תזרז את הדברים בשבוע האחרון שלך. לעומת זאת, הסוף של ציר הזמן שלך צריך להתפשר בעיקר על משימות אדמיניסטרטיביות וכמה קצוות רופפים קלים שצריך לקשור.
כתוב דוח מסירה מקצועי
למרות שסביר להניח שתקיים פגישת מסירה עם המנהל שלך, מומלץ לכתוב דוח מסירה כדי להבטיח מעבר חלק. המסמך חייב להיות מובן, ספציפי, תמציתי, ולקרוא כמו מדריך הוראות זורם.
Microsoft Word הוא מקום מצוין להתחיל בו, מכיוון שהוא נגיש בכל הפלטפורמות ומשתלב בצורה חלקה עם יישומים אחרים. Word מציעה שפע של תבניות שתוכל לגשת אליהן מה- בית דף, על ידי לחיצה תבניות נוספות מעל סרגל החיפוש, או שאתה יכול להתחיל מ-a מסמך ריק. לחלופין, אתה יכול ללכת ל תצוגה > מתאר כדי לארגן את הדוח שלך למקטעים.
לא משנה באיזו גישה תשתמש, יש לפצל אותה לחלקים שונים עם כותרות ברורות, שהמבנה שלהן עשוי להיראות בערך כך:
- מה התפקיד שלך ולמי אתה אחראי.
- יעדי החברה, הציפיות מהתפקיד והנהלים הקשורים אליהם.
- רשימת אנשי קשר שימושיים.
- כיצד להשתמש בתוכנה רלוונטית ופרטי כניסה.
- פירוט של האחריות השבועית, החודשית והרבעונית שלך.
- פירוט של הפרויקטים השוטפים או עבודת הלקוח שלך, כולל מועדים.
קָשׁוּר: חלופות Microsoft Word ששווה לנסות
אם אתה מנהל, תצטרך להיות גם מדור ייעודי לפיתוח מתמשך של הצוות שלך ולעבודה שבה הם מעורבים. אתה יכול גם לסמן את הקורא למקום שבו אתה שומר את רישומי הצוות שלך.
אתה יכול גם להוסיף היפר-קישורים בגוף הטקסט שלך כדי לקשר למסמכים חשובים ורלוונטיים כגון עותק של תיאור התפקיד שלך, גיליונות אלקטרוניים המפרטים פרויקטים מתמשכים וחברה שימושית תהליכים. זה חוסך לך זמן בעת כתיבת המסירה שלך ומבטיח שהקורא יודע היכן למצוא דברים. כדי לעשות זאת:
- לך אל לְהַכנִיס לשונית.
- נְקִישָׁה קישורים.
- בחר קישורים מהתפריט הנפתח.
- בחר את הקובץ שאליו ברצונך לקשר.
או שאתה יכול להחזיק Ctrl + ק כדי להוסיף היפר-קישורים, וזה יביא את התיקיות שלך.
קשירת קצוות רופפים
לא משנה כמה תתכנן, תמיד יהיו כמה קצוות רופפים שצריך לסיים לפני שתוכל להמשיך הלאה. חלק מזה עשוי להזדקק להאצלה, לכן עליך להיות מוכן לתקשר אותם עם המנהל שלך ועמיתיך.
תוכנות לניהול פרויקטים כמו אסאנה יכול להפוך את החלק הזה למהיר וקל, אבל יכול להיות יעיל באותה מידה עם שימוש בדואר אלקטרוני או בכלי תקשורת כמו רָפוּי ו צוותי מיקרוסופט. בדיוק כמו מסמך המסירה שלך, מעבר על חלקי עבודה צריך להיות קל להבנה עבור המקבל.
קָשׁוּר: אסנה נגד יום שני: בחר בכלי ניהול פרויקטים מושלם
הקפידו לשלוח הודעה לגורמים הרלוונטיים למי לפנות בהיעדרכם, ובמקרה שיש כל עיכוב עם סגירת החשבונות שלך, אפשר תשובות אוטומטיות בדואר האלקטרוני של העבודה שלך עם מידע זה כלול.
כל הבסיסים שלך מכוסים
כעת, לאחר שיש בידך את מסמך המסירה שלך וסקירה ברורה של איך תיראה תקופת ההודעה המוקדמת שלך, אתה מוכן להתחיל לפגר לקראת יומך האחרון. קיום תהליך מסירה מאורגן ויעיל יעניק לך שקט נפשי בעת המעבר לעבודה החדשה שלך, והקולגות שלך יודו לך.
זה נורמלי לחלוטין להרגיש המום מכל הפעולה, אז קח את הזמן שלך איתו. זו אחריותך למסור באותה מידה, כמו זו של החברה לאסוף את המידע שהם דורשים, כך שאם אתה חושב ששכחת משהו, פנה לאחרים כדי לקבל תובנות.
כשכל הבסיסים שלך מכוסים, אתה יכול לצפות לפרק הבא בקריירה שלך ולהרגיש טוב עם מה שהשארת מאחור.
לכולנו יש לקוחות שלא מתאימים. הנה כמה דגלים אדומים שכדאי לשים אליהם לב כאשר עובדים עם לקוחות חדשים.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- עבודה וקריירה
- קריירה
- חיפוש עבודה
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם