במשרד אנשים צריכים להיות מסוגלים להבין מה מתקשרים אליהם, כדי שהעבודה תתבצע כמו שצריך. לרוב, זה נעשה היטב, אולם עם עליית הגיוון במקומות העבודה, אין זמן כמו ההווה לעלות רמה.
אם אתה רוצה לדעת איך לשפר את הנגישות של הודעות האימייל, התיעוד ואמצעי משרד כתובים אחרים שלך, כאן אנו מסתכלים על כמה טיפים כיצד לעשות זאת.
סיבות לבעלות חומרים נגישים
אם אתה קורא את זה, הסיבה שלך לשיפור הנגישות בחומר כתוב עשויה להיות כדי להפוך ליותר כולל והיא אחת הסיבות העיקריות לכך שרוב החברות מאמצות את זה. מרחב עבודה מכיל מושך גיוס מגוון ותומך בצוות הזקוק לכך.
זה ידוע שכאשר הסביבה מתאימה, אנשים עם צרכי למידה ספציפיים מסוגלים לחשוב בצורה יצירתית ולרוב מצטיינים. להתחיל עם איך אתה מתקשר הוא הבסיס לכך.
קָשׁוּר: כיצד להשתמש בסגנון הלמידה שלך כדי למקסם את הפרודוקטיביות
עם זאת, נגישות היא גם מהלך עסקי חכם להפליא. זה שאתה יודע למה אתה מתכוון, לא אומר שזה מתורגם כך. אם כולם מבינים מה הם צריכים לעשות והדברים הגיוניים, זה אומר:
- פחות טעויות
- שיפור אמון הצוות
- אתה מגיע לקהל רחב יותר
- מקום עבודה מרתק יותר
- אתה חוסך זמן כשאתה מסביר דברים
והכי חשוב, זה קל להפליא לביצוע, ועשוי למעשה לשפר את תפוקת העבודה שלך לאורך הדרך.
1. שימוש בשפה פשוטה
בין אם אתם שולחים אימייל לקהל גדול, כותבים ניוזלטר או יוצרים תיעוד חדש להליך חדש בעבודה, הכוונה היא שאחרים יקבלו את זה. במקרים אלו יש צורך בשימוש בשפה פשוטה.
ראשית, עליך להימנע משימוש בראשי תיבות ובז'רגון בטקסט שלך. ייתכן שחלק מהאנשים לא יודעים למה הם מתכוונים ויכולים להוות מחסום למתחילים חדשים. הם יכולים גם לגרום לעובדים להרגיש מודרים ולהוריד מההשפעה הכוללת של העבודה שלך. במקום זאת, כתוב את ראשי התיבות במלואם ובחר במילים שכולם יכולים להבין.
כשכותבים לקהל, טיפ טוב הוא לכתוב למישהו שאין לו מושג מה העבודה שלך. הרבה תקשורת כתובה עוקפת את הפרטים החשובים ומפסידה את השלבים הדרושים. זה קורה כאשר המחבר כותב ממקום של ידע, והם ממלאים מנטלית את החסר במקום לכתוב אותם.
קָשׁוּר: ניוזלטרים ליזמים שואפים
על ידי תהייה יסודית ושקול כל שלב בתשומת לב, אתה יכול לכתוב הסבר מעמיק יותר, ופחות סביר שתגרום לעובדים לבקש הבהרות. לדוגמה, להגיד למישהו מה לעשות יכול להיות די פתוח, בעוד שגם להגיד לו מה לא לעשות שומר על ההוראה ספציפית.
אתה יכול להשתמש בדוגמאות אם אתה מתקשה לפשט משהו, כדי לתת לעבודה שלך גם יישום מהעולם האמיתי.
2. שימוש בגופן נגיש
יש סיבה לכך שרוב האתרים, האפליקציות ואתרי המדיה החברתית משתמשים באותו סוג של גופן, וזאת משום שהם יודעים שהוא מגיע לקהל רחב יותר. ליישומי הדוא"ל וההודעות הדיגיטליות שלך כבר יש גופן ברירת מחדל שקל לקרוא אותו, שהוא בדרך כלל Arial או Calibri, והם גופנים נגישים אידיאליים לשימוש עבור כל התיעוד הכתוב.
גם טקסט באותיות קטנות קל יותר לעין, לכן הימנע משימוש באותיות רישיות, כגון בעת כתיבת כותרות או ניסיון להדגיש משהו. במקום זאת, אתה יכול נוֹעָז המילים כדי למשוך את תשומת לבו של האדם אליו, או לפרק את הטקסט.
בנוסף, גודל הגופן יכול להיות חשוב עבור עובדים שמתקשים לראות טקסט קטן יותר. טקסט בגודל 12 פיקסלים ומעלה הוא אידיאלי, ולעתים קרובות הוא הסטנדרט לחומרים ציבוריים. אם הוא קטן מזה ואתה מסתכן שאנשים לא יוכלו לקרוא אותו כראוי. כמובן, הם יכולים להשתמש ב תקריב לתפקד במחשבים שלהם אם זה קובץ דיגיטלי, אבל אם הוא הודפס, זה יכול להוות בעיות.
קָשׁוּר: כלים לסנכרון Microsoft Outlook עם יומן Google
לבסוף, גופן ורקע צריכים להיות שחור ולבן, ואם אתה חייב להשתמש בצבע, כחול הוא הטוב ביותר כי זה זה שרוב האנשים עם עיוורון צבעים יכולים להבחין. לא רק זה, זהו צבע פשוט שאינו מנוגד.
3. פירוק גושי טקסט
האם אי פעם קיבלת אימייל או מסמך המכילים בלוקים רציפים של טקסט? אם יש לך, תדע שזה יכול להפריע, וזה יכול גם להיות קשה עבור אנשים רבים לקרוא. למרבה המזל, יש כמה דרכים מהירות וקלות להפוך קטעי טקסט מפורטים לנגישים יותר.
נקודות תבליטים ורשימות ממוספרות הן כלים נהדרים לשימוש לרישום רעיונות, הטבות, שלבים וגושים אחרים של מידע. ודא שנקודות התבליטים הן תמציתיות וספציפיות, ותוכל לתמצת מספר פסקאות לקטע קל לקריאה. זה שומר על תשומת הלב של הקורא וחוסך לך זמן.
קָשׁוּר: כלי Wiki של צוות שבהם אתה יכול להשתמש כדי לשפר את הפרודוקטיביות
דרך נוספת לפצל טקסט היא להשתמש בתמונות. עם זאת, עליך להיות זהיר עם התמונות שבהן אתה משתמש. כל תמונה שבה אתה משתמש צריכה להשלים את הטקסט; אם התמונה שלך מכילה מידע חשוב שאינו כלול בכתיבה שלך, אתה עלול להדיר או לבלבל אנשים. תמונות צריכות להשתמש גם בצבעים פשוטים, ולהימנע מצבעים מנוגדים שעלולים להיות קשה לאחרים לראות.
ייתכן שלא תצטרך לעשות זאת אם זה רק הודעת דוא"ל שאתה שולח, אבל במקרה כזה, זה עשוי להיות שווה שוקלת האם ניתן לחלק את האימייל הזה למיילים נפרדים אם הוא מכיל הרבה רעיונות שונים ונושאים. שמירה על נושא אחד לכל דוא"ל היא אידיאלית אם יש הרבה מה לעבור.
להיות נגיש עוזר לכולם
לכל אחד יש דרכים שונות לעבוד, וייתכן שחלק מהאנשים זקוקים לדברים נוספים שלא נחשבים כאן. הדבר החשוב הוא לקבל משוב ולגלות מה עובד עבור אנשים; ככל שתוכל לשפר את הנגישות של התקשורת הכתובה שלך, כך תראה יותר יתרונות.
אל תחשוב על זה יותר מדי; פשוט תתחיל ותנסה. בעזרת הטיפים האלה, תהיו בדרך למקום עבודה נגיש, ואחרים יעריכו את גישת המיינדפולנס שלכם.
בעת עזיבת מקום עבודה, כיצד כדאי להעביר? הנה כמה שלבים מהירים וקלים להעברת עומס העבודה שלך לפני שתתחיל בעבודה החדשה שלך.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- עבודה וקריירה
- טיפים לכתיבה
- נטוורקינג מקצועי
- עבודה מרחוק
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
