10 דברים שלא ידעת שאתה יכול לעשות עם Microsoft SharePoint

עבור רבים, SharePoint היא פלטפורמה עם פונקציונליות מוגבלת. אבל זה לא המקרה. אתה יכול לעשות הרבה דברים בפלטפורמה הזו, שחלקם אולי לא היו ידועים לך עד עכשיו.

במאמר זה, נחשוף תכונות כאלה של SharePoint שבוודאי ידהימו את הקולגות שלך.

1. עיבוד חשבוניות

אם הארגון שלך עובד עם לקוחות צד שלישי, הפקת חשבוניות ועיבוד הם החלקים המכריעים בתהליך העבודה שלך. רוב הארגונים תלויים בכלים חיצוניים לניהול חשבוניות. למרות זאת, SharePoint משתמשים יכולים לבצע את רוב השלבים מהפלטפורמה המקורית שלו.

אתה יכול להשתמש ב-Microsoft Forms כדי לאסוף נתוני חשבוניות ולייבא אותם ל-SharePoint. יצירת חשבונית וביצוע ניתוח ההכנסות שלה אפשריים גם בו-זמנית ב-SharePoint.

קָשׁוּר: Google Forms לעומת Microsoft Forms: באיזה מהם כדאי להשתמש?

תהליכים אלו דורשים מעורבות של פחות אנשים. לפיכך, יש פחות סיכוי לטעות כלשהי במהלך הזנת הנתונים. כמו כן, הכללת שלבים אוטומטיים הופכת את החשבונית למהירה יותר. אתה יכול גם לברר בקלות על התקדמות התהליך.

2. שימוש במהלך ההטמעה

גיוס והכנסת אנשים חדשים לחברה היא משימה מסורבלת. הכל צריך להיות במקום כדי להבטיח חוויה חיובית לחבר הצוות החדש.

על ידי שילוב של Microsoft Forms ו-Power Automate עם SharePoint, תוכל לצבור את כל המידע במקום אחד וליצור זרימת עבודה עבור כל המחלקות. לאחר הגדרת האינטגרציה וזרימת העבודה, מנהל משאבי האנוש צריך רק לעקוב אחר כל שלב.

השימוש ב-SharePoint בתהליך ההטמעה מציע מצב של win-win הן לעובדים החדשים והן למנהלי משאבי אנוש. בעוד שהמגייס הטרי יכול להתחיל מיד עם כל מה שזמין, המגייסים יצטרכו להשקיע פחות מאמץ בהשתלבות.

3. ניהול מלאי

ניהול מלאי הוא תהליך קדחתני מכיוון שהוא כרוך במגוון של משימות ותת-משימות כגון לוח זמנים לרכש, מעקב אחר עלויות ותחזוקה. כמו כן, התלות במשימה יכולה להפוך את התהליך לארוך ומורכב.

אם אתה משתמש ב-SharePoint, תוכל לשלב אותו עם Power Automate, Microsoft Lists ו-Microsoft Teams לניהול חלק של המלאי שלך. זה יאפשר לך לנהל את כל התהליכים כולל רישום מוצרים, תזמון פעולות, הדמיית נתונים מפלטפורמה אחת.

מלבד צמצום הזמן הדרוש לניהול ציוד, האינטגרציות הללו מבטלות במידה ניכרת את הסיכוי לשגיאות ולהזנת נתונים כפולים.

4. שתף מסמכים עם כל אחד

אם אתה עובד עם לקוח או ספק, שיתוף קבצים עם אנשים מחוץ לצוות שלך הוא חלק הכרחי מתהליך העבודה שלך. באמצעות SharePoint, אתה יכול לשתף בקלות קבצים או מסמכים עם אחרים. תכונות ההרשאה מבטיחות שיש לך את אמצעי האבטחה הדרושים.

בהתאם לסוג האבטחה שאתה רוצה, אתה יכול לאפשר לאנשים להציג או לערוך את המסמך. אתה יכול גם לשלוט מי יכול לגשת לקובץ עם ההרשאה הנכונה.

SharePoint מאפשר לך ליצור תבניות קבצים ותיקיות עם הרשאות שונות. זה חוסך ממך הגדרה ידנית של הרשאות עבור כל קובץ או תיקיה חדשים שאתה יוצר.

5. צור אתר ויקי

עם נפח המידע ההולך וגדל, ארגונים צריכים לקבל את אתר ה-Wiki שלהם. אתרים כאלה יכולים לאחסן ולנהל כל מיני מידע, כמו מאמרי ידע, מידע כללי על שירות, מידע על פריטים ודיונים עסקיים.

אולי אתה לא יודע שב-SharePoint, אתה יכול לקבל אלמנט בשם Wiki Site. זה יכול להתמודד עם כל הדרישות של ארגון לגבי ויקי שוויקיפדיה גנרית לא יכולה לנהל.

השימוש באתר Wiki של SharePoint הוא גם קל. הוסף את התוכן ושתף אותו לאחר קבלת אישור מהמינהל. אתה יכול גם להשתמש ב-SharePoint List כדי למיין ולהמיר נתונים בקובץ Excel ולהשתמש בהם בפורמטים אחרים ב-Wiki.

6. השתלב עם Microsoft Teams

בעוד Microsoft Teams הוא הכלי האולטימטיבי לשיתוף פעולה, שילובו עם SharePoint ייקח את יעילות הצוות שלך לשלב הבא. אינטגרציה זו תהיה מועילה במיוחד עבור ארגונים שבהם העובדים צריכים לטפל במספר פרויקטים בו זמנית.

SharePoint ו-Teams יחד יציעו פונקציונליות איתנה על ידי ריכוז המידע. כמו כן יתקיימו שיתוף פעולה ותקשורת בין עמיתים, תוך הקפדה על הציות.

קָשׁוּר: הדרכים הטובות ביותר לנהל את הצוות שלך ב-Microsoft Teams

7. השתמש כעורך תוכן מתקדם

מכיוון ש-SharePoint היא פלטפורמת ניהול מסמכים, היא מגיעה עם תכונות מתקדמות לעריכת תוכן. אבל האם אתה יודע שאין צורך להשתמש בכלים לעיצוב אתרים כמו SharePoint Designer או DreamWeaver כדי לערוך מסמך?

בעזרת Web Part של עורך תוכן, תוכל לבצע שינויים נחוצים בדף. חלק מהתכונות המודגשות הן הוספת טקסט מעוצב, תמונות, טבלאות והיפר-קישורים לעמוד. יתרה מכך, אתה יכול לעשות את כל זה אפילו בלי לפתוח את המסמך בעורך המתקדם.

8. סנכרן את לוח הזמנים של חברי הצוות

משתמשי SharePoint רבים אינם יודעים שהפלטפורמה מציעה לוח שנה משותף. כל חברי הצוות של SharePoint יכולים להוסיף, לערוך ולהציג את לוחות הזמנים והאירועים הקרובים שלהם. למעשה, ניתן גם להגדיר קבוצות שונות בתוך לוח השנה הזה ובהמשך להוסיף אירועים בהתאם.

מלבד תכונות היומן הרגילות, לוח שנה זה תומך בהקצאת צבעים נפרדים לכל סוג אירוע כמו פגישות, סמינרים מקוונים, חגים. כך, אתה יכול בקלות למצוא אירוע בלוח שנה.

9. אוטומציה של משימות

אוטומציה של עבודה עוזרת לאנשים להתמקד במשימות חיוניות. מכיוון שתהליך זה הופך משימות רגילות ושגרתיות לאוטומטיות, הפרודוקטיביות של צוות עולה בהרבה. באמצעות זרימות עבודה של SharePoint, אתה יכול להפוך את תהליכי העבודה שלך לאוטומטיים במידה רבה.

ב-SharePoint, אתה מקבל חמישה זרימות עבודה מתוכנתות מראש: איסוף משוב, אישור, אישור פרסום, איסוף חתימות וזרימות עבודה בשלוש מדינות. כל אחד מזרימות העבודה מפחית את הזמן והעבודה שאתה צריך להשקיע בפרויקט.

יתרה מכך, הפלטפורמה מציעה לך גם את האפשרות לפתח זרימות עבודה מותאמות בהתאם לדרישות העסקיות שלך.

10. שמור גרסה ישנה יותר של מסמך

ניהול גרסאות הוא חלק חיוני בניהול מסמכים, במיוחד אם המסמך הוא חלק מפרויקט שיתופי הכולל עורכים מרובים. בדרך כלל, עורכים מורשים יכולים לבצע שינויים במסמך בכל עת שהם רוצים.

SharePoint מציג את הגרסה העדכנית ביותר של מסמך עם כל העריכות האחרונות לכל מי שיכול לגשת אליו. עם זאת, זה לא הכל. זה גם שומר את כל הגרסאות מאז יצירת הקובץ הזה ב- היסטוריית גרסאות. כל אחד יכול לגשת להיסטוריית הגרסאות כדי לראות מי ביצע אילו שינויים במסמך.

הפתיע את כולם עם תכונות SharePoint לא ידועות

SharePoint אינו מיועד רק לניהול מסמכים מקוון. אתה יכול להשתמש בו למטרות שונות אחרות. כאן, למדת לדעת על כמה פונקציות לא שכיחות של פלטפורמה זו.

בעוד שרבים מאלה עשויים להפתיע אותך, כל התכונות הללו של SharePoint יאפשרו לך לבצע משימות מבלי להחליף את הכלי.

מה זה Microsoft SharePoint? 4 תכונות ויתרונות של השימוש בו

Microsoft SharePoint הוא כלי שיתוף פעולה וניהול קבצים המסייע לפרודוקטיביות המקצועית והאישית שלך. הנה מה שאתה צריך לדעת!

קרא הבא

על הסופר