8 פריצות ל-Gmail שיעזרו לך לעשות יותר

Gmail הוא שירות הדוא"ל המועדף על מיליונים - ויש לכך סיבה טובה. זה מאובטח, קל לשימוש ומציע שפע של כלים מובנים לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך. למרבה הצער, תיבת הדואר הנכנס שלך עדיין יכולה להיות מקור לפחד, במיוחד כשהיא לא מאורגנת ומלאה עד אפס מקום.

האם אתה מבלה יותר מדי זמן בניסיון לקבל שליטה על תיבת הדואר הנכנס שלך? אם כן, הגיע הזמן לעשות משהו בנידון. 8 הפריצות האלה לשיפור הפרודוקטיביות של Gmail יכולות לעזור.

1. השתמש בקיצורי מקלדת

קיצורי מקשים הם החבר הכי טוב של משתמש מחשב, במיוחד כשמדובר בניקוז תיבת הדואר הנכנס שלך. Gmail מציע מגוון רחב של קיצורי מקשים לכל דבר, מניווט מהיר ועד עיצוב דואר אלקטרוני. הנה כמה מקיצורי הדרך האהובים עלינו שתוכל להשתמש בהם עכשיו:

• Shift + I לסמן כנקרא
• ⌘ או Ctrl + Enter לשלוח אימייל
• ⌘ או Ctrl + K כדי להכניס קישור
• ג להלחין
• / כדי לחפש במיילים שלך
• ד כדי לכתוב בכרטיסייה חדשה
• Shift + Ctrl + B כדי להוסיף נמענים מסוג BCC

2. צור תבניות

מצאתם את עצמכם שולחים את אותו האימייל שוב ושוב בכל יום? אתה יכול להאיץ את התהליך הזה על ידי יצירת תבניות דוא"ל מותאמות אישית. כדי לגרום לזה לקרות, בצע את השלבים הבאים:

1. בחר לְהַלחִין.
2. הזן את הטקסט שבו ברצונך להשתמש עבור התבנית שלך בשדה האימייל.
3. בחר בתפריט שלוש הנקודות ולאחר מכן תבניות.
4. בחר שמור טיוטה כתבנית ואז שמור כתבנית חדשה.

כשתהיה מוכן להשתמש בתבנית שלך, פשוט בחר תבניות ואז הכנס תבנית.

3. השתק שיחות

אם אתה חלק משרשור דוא"ל ארוך שכבר לא נוגע לך, אתה יכול פשוט להשתיק אותו. השתקה מרחיקה תגובות עתידיות לשרשור מתיבת הדואר הנכנס שלך. ואתה עדיין יכול למצוא את הדואר המושתק שלך בתוך כל הדואר.

כדי להשתיק שיחה, בתוך האימייל שברצונך להשתיק, בחר בתפריט שלוש הנקודות ולאחר מכן בחר לְהַשְׁתִיק. זהו זה.

4. השתמש במענה החופשה שלך

אם אתה יוצא מהעיר או פשוט צריך קצת זמן מחוץ לשולחן העבודה שלך, השתמש במענה החופשה שלך. כאשר משיב החופשה שלך פועל, כל מי שישלח לך אימייל יקבל תגובה קבועה שנקבעה על ידך לגבי מצבך מחוץ למשרד. זה עשוי לעזור להרתיע שולחים מלשלוח מיילים נוספים שסותמים את תיבת הדואר הנכנס שלך.

כדי להשתמש במשיב החופשה שלך:

1. פתח את Gmail ובחר הגדרות > לִרְאוֹתכל ההגדרות.
2. גלול עד שתראה את מגיב לחופשות.
3. בחר בלחצן הבחירה שליד מגיב חופשה פועל.
4. הזן את התאריכים שלך, שורת נושא ולאחר מכן את ההודעה שלך. לבסוף, בחר שמור שינויים.

5. התאם אישית את פריסת תיבת הדואר הנכנס שלך

הדרך הטובה ביותר לקבל טיפול בתיבת הדואר הנכנס שלך היא על ידי התאמה אישית של הפריסה שלך. לדוגמה, אתה יכול לבחור שהודעות הדוא"ל החשובות שלך יופיעו תחילה או אפילו את האימיילים שלא נקראו קודם. זה נותן לך גמישות באופן שבו אתה רוצה שהודעות האימייל שלך יופיעו. כדי לשנות את הפריסה שלך:

1. לך ל הגדרות.
2. גלול עד שתראה סוג תיבת דואר נכנס.
3. בחר את הסוג שבו ברצונך להשתמש.

ה סוגי פריסות תיבת דואר נכנס הם כדלקמן:

• חשוב קודם כל: מפריד את תיבת הדואר הנכנס שלך לשני חלקים: חשוב וכל השאר.
• לא נקרא קודם: מציג את ההודעות שלא נקראו בראש תיבת הדואר הנכנס.
• כוכב ראשון: הודעות מסומנות בכוכב מופיעות ראשונות בתיבת הדואר הנכנס שלך.
• תיבות דואר נכנס מרובות: חלקים נוספים יהיו זמינים בתיבת הדואר הנכנס שלך, כך שתוכל להשתמש באופרטורים של חיפוש או ליצור תוויות מותאמות אישית.
• תיבת דואר ממוין: מפרק את תיבת הדואר הנכנס שלך למספר קטעים, כך שתוכל לבחור אילו קטעים להציג, כולל מסומן בכוכב, חשוב או לא נקרא.

6. צור מסנני דואר אלקטרוני

רוצה לשלוח אוטומטית מיילים מסוימים לפח האשפה? רוצה לשמור אימיילים חשובים על ידי סימון בכוכב? אתה יכול לעשות את כל זה ועוד על ידי יצירה מסנני דואר אלקטרוני. לשם כך, בצע את השלבים הבאים:

1. בחר את הגדרות סמל בתוך שורת החיפוש של Gmail.
2. מלא את המידע הרשום בחלון. Gmail נותן לך את האפשרות להיות מאוד ספציפי באימיילים שלך כאן או בבסיס. לדוגמה, אתה יכול פשוט לסמן הודעות שיש בהן מילים מסוימות.
3. כשאתה מאושר, בחר צור מסנן.
4. לאחר מכן, בחר את ההתנהגויות שאתה רוצה שהמסנן יפעל לפיהן. לאחר מכן, בחר צור מסנן.

7. השתמש באינטגרציות

יש כנראה עוד אפליקציות רבות שבהן אתה משתמש מדי יום כדי לתקשר עם הצוות שלך, לנהל את הפרויקטים שלך ועוד. חלק מהאפליקציות הללו כנראה משתלבות עם Gmail בדרך כלשהי. אינטגרציות יכולות לשפר את הפרודוקטיביות שלך על ידי ביטול שלבים נוספים.

חלק מהשילובים הזמינים עבור Gmail כוללים:

• רָפוּי: האם אתה משתמש רָפוּי לתקשורת בצוות? אם כן, אתה יכול להשתמש גם ב-Gmail בתוך Slack. לדוגמה, אתה יכול לשלוח מיילים ישירות ל-Slack לדיון.
• תקריב: אפשר גם להשתלב Gmail עם זום לתזמן פגישות במהירות מתוך מיילים או להתחיל פגישה באופן מיידי. אין צורך לפתוח חלון חדש.
• טרלו: עם ה שילוב טרלו, אתה יכול ליצור כרטיסי Trello חדשים מבלי לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלך. זה מבטיח שלא תפספס משימה קריטית תוך כדי התקרבות בהודעות האימייל שלך.

זה רק כמה ממאות האינטגרציות הזמינות. אם אתה רוצה להפוך משימה לאוטומטית, Gmail כנראה יכול לעזור. לבדוק Google Workspace Marketplace לאפליקציות נוספות.

אם סרגל הצד של תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail מוצף לחלוטין בתיקיות ישנות וחדשות, תוכל לטפל בהן על ידי הסתרת התיקיות שאינך משתמש בהן יותר. כאשר מסתירים תיקיות או תוויות, זה לא מוחק את התוכן בפנים. במקום זאת, זה פשוט מסתיר את התיקיות מהעין.

זוהי דרך מצוינת "להיפטר" מתוכן שכבר אינך משתמש בו לעתים קרובות מבלי להסיר אותו לנצח. כדי להסתיר תיקיות שאינן בשימוש:

1. בחר הגדרות ואז ראה את כל ההגדרות.
2. בחר תוויות מהתפריט העליון.
3. עברו ובחרו להתחבא עבור כל התיקיות שברצונך להסתיר מהעין.

זוהי רק תמונת מצב של מה ש-Gmail יכול לעשות

שמונת הטיפים האלה רק מגרדים את פני השטח של מה שאתה יכול לעשות כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך בזמן ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail.

בין אם מדובר בהתאמה אישית של תיבת הדואר הנכנס שלך לצרכים שלך או שימוש בתוספי Chrome, יש הרבה טיפים וטריקים בחוץ.

6 הרחבות חובה ל-Chrome עבור Gmail

לכל מי שבודק בקביעות את Gmail ב-Chrome, הנה שישה הרחבות חובה לדפדפן כדי להקל על חייך.

קרא הבא

על הסופר