האם אתה מרגיש לפעמים שאתה שוחה בים של פרויקטים ולא יודע איך לתעדף את העבודה שלך? אתה יכול להפוך את כל הפרויקטים שלך לגלויים ואת היעדים ארוכי הטווח שלך ברורים עם סדר עדיפויות לפרויקט תבניות, תוך גישה מהירה לתיאורי מטלות, אבני דרך בפרויקט והצלחה קריטית גורמים.
התחל כל פרויקט ברגל ימין באמצעות התבניות הייחודיות הללו לפגישות הפתיחה של הפרויקט, כמו גם הקצאת עדיפויות ליעדים לפי סדר חשיבות ועוד.
1. תעדוף רעיונות: מטריקס עדיפות פעולה מאת סומקה
מטריצת Action-Priority, המכונה לחילופין מטריצת Impact-Effort, היא כלי פשוט שעוזר ליישר צוותים סביב הרעיונות החשובים ביותר. נהדר עבור סטארט-אפים, עסקים קטנים וארגונים ללא מטרות רווח, התבנית מדרגת רעיונות בקלות בהתבסס על שיקולים חשובים כמו כוח אדם, משאבים, מומנטום, עלות ומאמץ כולל ו פְּגִיעָה.
התבנית מאורגנת במטריצת מאמץ והשפעה/חשיבות, המדרגת כל רעיון על סמך הצלחתו אחד מארבעה תרחישים (מאמץ גבוה-השפעה גבוהה, מאמץ נמוך-השפעה גבוהה, מאמץ גבוה-השפעה נמוכה, או מאמץ נמוך-נמוך פְּגִיעָה). מסגרת זו תעזור לך לקבל החלטות מושכלות יותר לגבי היכן להשקיע את הזמן והמשאבים שלך.
הורד:סומקה (חינם, זמין כקובץ אקסל)
2. תעדוף יעדים: SMART Goals Sheet מאת Vertex42
הגדרה לִכאוֹב מטרות לא רק עוזרות לך לעצב את התוכניות ארוכות הטווח שלך אלא מאפשרות לך להשקיע את מיטב עבודתך בפרויקטים השאפתניים ביותר שלך. הוא מציע דרך חסכונית לעזור לך לעמוד ביעדים וביעדים של הארגון שלך.
א לִכאוֹב המטרה צריכה לכלול את כל הדברים הבאים:
ספֵּצִיפִי: המטרות צריכות להיות מוגדרות היטב ומוצהרות בבירור.
מָדִיד: צריכה להיות דרך מוחלטת למדוד אם השגת את המטרות, במונחים של מדדי הצלחה שניתנים לכימות.
בר השגה: עליך לוודא שהמטרה אינה בלתי אפשרית להשלמת.
רלוונטי: המטרות צריכות להיות מציאותיות ורלוונטיות למטרות הפרויקט שלך.
זמן גרמא: היעדים צריכים להיות מוגבלים בזמן ולכלול תאריכי יעד להגדרה ולהשלמה.
השתמש בתבנית זו כדי ליצור תוכנית להשגת יעדי הפרויקט. זוהי דרך מצוינת לתעד הן יעדים קצרים והן ארוכי טווח, מועדים, מדדי הצלחה, הפניות או משאבים בשימוש, וחוזקות וכישורים המשמשים לעמידה ביעדי הפרויקט.
הורד: קודקוד42 (חינם, זמין כקובץ אקסל)
3. תעדוף זרימת עבודה: תבנית מטריצה של אייזנהאואר מאת סומקה
מושג על ידי נשיא ארה"ב לשעבר דווייט ד. אייזנהאואר, מטריקס אייזנהאואר היא דרך מצוינת לעשות זאת לארגן ולתעדף את הפרויקטים שלך. מטריצת אייזנהאואר, הידועה גם בשם המטריצה הדחופה/חשובה, היא כלי המארגן משימות לארבע קטגוריות המבוססות על דחיפות וחשיבות. ארבע קטגוריות המשימות הן:
- משימות דחופות וחשובות הם הפריטים שהם דחופים וחשובים וצריך לטפל בהם באופן מיידי, כגון סדרי עדיפויות, מקרי חירום ומועדים.
- לא דחוף, אבל משימות חשובות הם פריטים חשובים אך אינם בראש סדר העדיפויות, כגון כתיבת יומן, פעילויות קניות וכו'.
- משימות דחופות, אך לא חשובות הן פעילויות שאינן בהכרח חשובות אך דחופות כמו שיחות טלפון, הודעות טקסט, מיילים וכו', שתגיבו עליהן בהזדמנות.
- לא דחוף, לא משימות חשובות כלול משימות שאינן דחופות או חשובות מכיוון שהן לא יעזרו לך להגיע ליעדים שלך.
הוא מספק את המסגרת לתכנון רצף הפעילויות, ובכך מבטיח שאתה עובד על הדברים הנכונים בזמן הנכון. אתה יכול לנתח משימות עדיפות, להימנע ממשימות מיותרות, לצמצם הסחות דעת, וגם להתכונן למקרים.
הורד: סומקה (חינם, זמין כקובץ אקסל)
4. תעדוף תקריות: מטריצת עדיפות תקריות מאת Smartsheet
אירוע הוא אירוע משבש המשפיע לרעה על השגת יעדי הפרויקט. תקריות יכולות לקרות בכל עת, החל מהפסקת חשמל ממושכת שנגרמה מאסון טבע ועד לציוד או תוכנה תקולים.
שימוש במטריצת עדיפות אירוע היא גישה מובנית לטיפול באירועים תוך טיפול במרכיבים הרבים של האירוע. זהו בדרך כלל כלי רב ערך לניהול בקשות לשירותי IT.
לכל ארגון יש סדרי עדיפויות שונים להתאוששות סיכונים ואסון. השתמש בתבנית כדי להקצות צבעי עדיפות לכל בקשת שירות, בהתבסס על האם מדובר ב- תקרית חיונית, קריטית, מתונה או קלה, ולאחר מכן עקוב אחר ההתקדמות של הארגון שלך זרימת עבודה.
עם מערכת קלה לשימוש לתיוג תקריות ושדות מובנים לאחסון מידע רלוונטי - אתה יכול להתמקד בפתרונות מהירים יותר תוך הבטחה שהלקוחות שלך מרוצים.
הורד: Smartsheet (חינם, זמין כתבנית אקסל)
5. תעדוף מוצר: תבנית RICE (טווח הגעה, השפעה, ביטחון, מאמץ) על ידי אינטרקום
ה אורז המודל עוזר לך ולצוות שלך להעריך את העדיפות של יוזמה. מתודולוגיה זו מצוינת לספק בהירות סביב הכיוון של תכונות המוצר, ומאפשרת לצוותים לקבל החלטות טובות יותר בשלב מוקדם יותר של התהליך.
במסגרת המסגרת, לְהַגִיעַ מוגדר על ידי אחוז הלקוחות הפוטנציאליים שיוכלו להשתמש במוצר שלך, בדרך כלל נמדד במונחים של "עסקאות לחודש" או מדדים דומים אחרים. השלב הבא יהיה להעריך את פְּגִיעָה של קבוצות תכונות, המופעלות על ידי המשתמשים שלך. בהתבסס על התובנות שאתה אוסף, תוכל לתעדף אחת על פני השנייה. זה מוביל אותך להשקיע בתכונות מוצר שמגבירות את שיעורי ההמרה או משפרות את חוויות הלקוחות.
ה אֵמוּן האומד מאפשר לך להגדיר מערכת ניקוד אמון כדי להעריך את ההערכות של הצוות שלך ולקבוע איזשהו דירוג קונצנזוס. כלי זה אומר לצוות מה סביר והגיוני, במקום לתת משקל רב יותר לדעות או רעיונות לא רלוונטיים או לא מוגדרים.
כשזה מגיע ל מַאֲמָץ, סביר להניח שהפרויקט שלך ייקח חודשים כדי להשלים, אז זה קריטי לעשות הערכות זמן ועבודה עבור כל שלב של הפרויקט, כולל תכנון, פיתוח ובדיקות. זה עוזר לך למקד את האנרגיה שלך כדי להימנע מבזבוז זמן על פעילויות בעלות ערך נמוך שמובילות לתוצאות שאינן אופטימליות או פשוט "טובות מספיק".
הורד:אינטרקום (חינם, זמין כקובץ אקסל)
6. תעדוף משימות יומיות: תבנית רשימת מטלות לפי Smartsheet
כאשר אתה עובד על מספר פרויקטים, זה יכול להיות קשה לשמור על ארגון המשימות שלך על בסיס יומי. על ידי רישום משימות חשובות ששומרות אותך על המסלול, אתה יכול להשלים פרויקטים ביעילות תוך ארגון כל המנדטים שמציבים לך הממונים, הלקוחות, עמיתיך ובעלי עניין אחרים.
קָשׁוּר: כיצד לייעל את רשימת המטלות שלך כדי להיות יעילה יותר
תבנית רשימת מטלות זו מסייעת לך ליצור רשימת עדיפות של משימות הכרוכות בפרויקט שלך, ולעקוב אחר תאריכי יעד, אבני דרך ותפוקות תוך כדי. אתה תמיד יכול לחזור ולהוסיף עוד כשהפרויקט מתפתח - או להסיר או לשנות משימות אם יש צורך לשנות אותן. אתה יכול גם ליצור משימות משנה מאוחר יותר, כך שאתה מוכן היטב אם חלק מהמשימות שלך מורכבות מדי.
הורד:Smartsheet (חינם, זמין כקובץ אקסל)
שיפור תעדוף וניהול פרויקטים
תבניות תעדוף פרויקטים מספקות אמצעי ברור ושיטתי לזיהוי ובחירת פרויקטים ליעילות ואפקטיביות רבה יותר. הם יאיץ את תהליך המחקר והפיתוח של כל פרויקט על ידי מתן מסגרת שלד לשימוש עם השפעה מיידית.
יתר על כן, אתה יכול גם למנוע את הסיכון של הטיה, לעודד שיתוף פעולה ולהבטיח בחירה בפרויקטים בעלי העדיפות הגבוהה ביותר עבור משאבים מוגבלים. שמירה על תבניות אלה עקביות עם כל הפרויקטים מובטחת לשיפור הפרודוקטיביות, אחוזי הצלחת הפרויקט והאיכות הכוללת של העבודה.
פרויקטים קבוצתיים יכולים להיות קשים, במיוחד כאשר אחד מהחברים לא עושה את שלו. הנה כמה דרכים להפוך פרויקטים קבוצתיים לפחות כואבים.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- תבניות משרד
- ניהול פרוייקט
- ניהול משימות
שריל היא יוצרת תוכן ואסטרטג עם התמקדות באורח חיים, יישומים ניידים ומדיה דיגיטלית. היא סקרה מוצרים ויישומים טכנולוגיים לגבי תוכן, שימושיות ונגישות. היא עובדת בשיתוף פעולה הדוק עם אנשים פרטיים ועסקים כדי לעצב קמפיינים המחברים בין מותגים ללקוחות תוך שימוש בתמהיל המתאים של מילים וויזואליות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
