אם אתה או העסק שלך כבר משתמשים ב-Microsoft Outlook כיישום הדוא"ל שלך, מומלץ להשתמש בו ככלי מלא לניהול פרויקטים. למה להשתמש בתוכנה כבדה אחרת עם ממשק לא מוכר כאשר אתה יכול להקצות משימות, להגדיר תזכורות ותאריכי יעד לרשימות המשימות שלך ב-Microsoft Outlook?
מקסום הפרודוקטיביות שלך הוא עניין קל עם Microsoft Outlook. זה מגיע עם כלים שימושיים רבים שעוזרים לך לסווג פרויקטים, לתייג אותם ולעשות הרבה יותר. בואו נסתכל על כל מה שאתה יכול לעשות עם Microsoft Outlook ככלי לניהול פרויקטים.
1. הקצה משימות
אם אתה עובד עם צוות קטן, הקצאת משימות היא פשוטה וללא מאמץ כשאתה משתמש ב-Microsoft Outlook. לך ל לעשות בלוח השמאלי והמשך אל הוסף משימה.לאחר שהוספת את המשימה, לחץ לחיצה ימנית ובחר צור רשימה חדשה ממשימה זו.
לאחר יצירת רשימת המשימות, לחץ לחיצה ימנית ובחר שיתוף רשימה. תהיה לך אפשרות לעשות זאת צור קישור להזמנה כדי שאנשים יוכלו לאפשר לאנשים להצטרף ולערוך רשימת משימות זו. תכונה זו שימושית להפליא למיון פרויקטים בתוך צוות קטן או בינוני.
2. הוסף כינוי דוא"ל
עדכוני עבודה ותקשורת בפרויקט עלולים ללכת לאיבוד בתוך שלל הודעות הדוא"ל היומיומיות שאתה מקבל, גם כאשר אתה זהיר מדי. אימייל אחד שתפספס יכול להוביל לעיכובים ולדחות מכל הסוגים. דרך פשוטה אחת להתמודד עם בעיה זו היא על ידי יצירת כינוי דוא"ל ב-Microsoft Outlook.
זוהי כתובת דוא"ל נוספת שמשתמשת באותה רשימת אנשי קשר והגדרות כדי לקבל אימיילים. אתה יכול לעשות את זה על ידי מעבר אל הוסף כינוי ויצירת כתובת דוא"ל חדשה, או שימוש בכתובת קיימת כדי לעבוד בתור הכינוי שלך. כל המיילים שיתקבלו בכתובת זו יוכנסו לתוכנה מיוחדת לניהול פרויקטים, כברירת מחדל.
3. ליצור קבוצה
אם אתה מנסה לעדכן את כל חברי הפרויקט על כל עדכוני הפרויקט, אתה יכול ליצור קבוצה בקלות. זה גם מקל על המשימה של שיתוף לוחות שנה (עוד על כך בהמשך).
לך ל אֲנָשִׁים בלוח השמאלי, וחפש קבוצות וליצור אחד. תתבקש להוסיף חברים, ולאחר שתעשה זאת, יוצג לך מזהה דוא"ל קבוצתי שבו תוכל לשלוח את כל המיילים הקשורים לפרויקט ולקבל גישה ליומן הקבוצה. אתה יכול להגדיר אירועים חדשים, להתעדכן באירועים הקרובים ולהקדים את המועדים.
4. שתף יומנים
אין דבר טוב יותר מאשר להיות באותו עמוד כשאתה עובד על פרויקט. נראות הפרויקט היא חיונית להצלחת הפרויקט. דרך טובה להבטיח זאת היא על ידי שיתוף יומן פרויקטים נגיש לכל חברי הפרויקט.
קָשׁוּר: כיצד להפוך את Outlook לפחות מסיח את הדעת בעזרת הטיפים המהירים האלה
אתה יכול לא רק לראות על מה אחרים עובדים, אלא גם להתמקד באבני דרך באירועים ובאירועי מפתח בפרויקט הקרובים. עם שילוב לוח שנה כזה, אתה חייב לעולם לא לפספס עדכונים חשובים. כעת, אתה יכול לשתף את היומן שלך עם אנשי הקשר שלך.
תוכל למצוא את אפשרות השיתוף בפינה השמאלית העליונה, ותוכל גם לבחור לשקף את פעילויות היומן של קבוצת הפרויקט כדי להופיע בלוח השנה שלך כדי להישאר מעודכן.
5. השתמש בכללים כדי להניע פרויקט
אם תרצה להפוך כמה תהליכים ארציים לאוטומטיים ולקחת אחריות על תיבת הדואר הנכנס שלך כמו גם על הפרויקט שלך, אין דרך טובה יותר לעשות זאת מאשר להשתמש בכללים. כדי להתחיל, אתה יכול פשוט ללחוץ לחיצה ימנית על הודעת דוא"ל ולעבור אל פעולות מתקדמות.
לחץ על א צור כלל מהתפריט הנפתח. אתה יכול לבחור להעביר את האימייל הקיים לתיקיה לבחירתך, ואם תרצה לעשות יותר, בחר אפשרויות נוספות.תוכל גם להוסיף פעולה ולהחליט מה יקרה בכל פעם שאתה מקבל דואר מנמען זה.
6. סיווג הכל
כשהעבודה שלך מרוחקת והרבה תקשורת מתרחשת במייל, עדיף לסווג ולתייג פרויקטים שונים כדי שלא תפספסו התכתבויות חשובות. אתה יכול ללחוץ לחיצה ימנית על אימייל ולבחור לְסַוֵג מהתפריט הנפתח. כעת, אתה יכול לבחור מבין הקטגוריות שכבר זמינות או להמשיך ליצור קטגוריה חדשה.
אם אתה צריך להכניס שינויים בקטגוריה קיימת, אתה יכול לעשות זאת ב נהל קטגוריות.
7. השתמש בסרגל החיפוש
אם אינך מאמין בסיווג הכל או בהצבת תוויות למיילים שלך, אתה יכול פשוט להשתמש בסרגל החיפוש כדי לחפש הודעות דוא"ל של פרויקט. תן מילת מפתח רלוונטית, והיא תמצא בדיוק את מה שאתה מחפש, בכל פעם מחדש.
קָשׁוּר: כיצד לסווג צבע את לוח השנה של Outlook שלך
סרגל החיפוש מאפשר לך לחפש ספציפית בתיקייה לבחירתך, או בתיקיית משנה, ובכך להקל על המשימה שלך. זה חוסך זמן וגם הרבה מאוד מאמץ. יתרה מכך, אתה יכול גם לחפש בהודעות דוא"ל שנמחקו, היסטוריית שיחות, או לציין פרטים אחרים כמו נושא, מילת מפתח ונמען כדי לעזור למצוא את מה שאתה מחפש.
8. צור תיקיות חדשות כדי להבדיל בין פרויקטים
אתה תמיד יכול להגדיר תיקיה חדשה שתכיל מידע על פרויקט. כאשר אתה עושה זאת, הסיכוי לערבב פרויקטים או להחמיץ מיילים ותאריכים חשובים יצטמצם למינימום. הקלק על ה שלוש שורות בפינה השמאלית העליונה של המסך, ועבור לסוף התפריט הנפתח.
שם, תמצא תיקייה חדשה, וייקח לך פחות משנייה ליצור תיקיה חדשה.
9. השתמש ב-Excel, PowerPoint, Word ו-OneNote
Microsoft Outlook או גרסת האינטרנט שלו Outlook.com מגיע עם Excel, PowerPoint, Word ו-OneNote. אתה יכול לגשת לחבילת תוכנות הפרודוקטיביות של מיקרוסופט בקלות מדף הבית. אתה יכול למצוא אותם בחלונית השמאלית, ותוכל להתחיל תוך זמן קצר.
השילובים האלה עוזרים לך לעשות מצגות, להוסיף הערות, ליצור גיליונות אלקטרוניים ומסמכים, תוך זמן קצר - הכל מהנוחות של מסך יחיד.
Microsoft Outlook מקל על ניהול פרויקטים
מושלם עבור צוותים מרוחקים שעובדים באינטרנט, Microsoft Outlook שימושי ביותר להקצאת משימות ואוטומציה של משימות שגרתיות. כאשר יש לך אפשרות ליצור תיקיות חדשות, תיקיות משנה, כינויים בדוא"ל ולמיין הכל לפי קטגוריות, שום דבר לא יכול להשתבש.
Microsoft Outlook יכול להיות שימושי עבור ניהול הפרויקטים שלך בכך שהוא מאפשר לך ליצור משימות מדואר אלקטרוני, ליצור פתקים דביקים וליצור לוחות, כך שתוכל לראות הכל במבט חטוף. עם כלי ניהול פרויקטים שמגיע עם הממשק המוכר של אפליקציית הדואר האלקטרוני שלך, אתה יכול להישאר בטופ של כלי הפרודוקטיביות שלך בכל מקום ובכל זמן.
חסר לך תכונה ב-Microsoft Outlook? להלן מספר כלים של Outlook המוסיפים פונקציונליות שימושית לתיבת הדואר הנכנס שלך!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- Microsoft Outlook
- ניהול פרוייקט
- ניהול משימות
- טיפים של Microsoft Office
גארגי הוא סופר, מספר סיפורים וחוקר. היא מתמחה בכתיבת קטעי תוכן מושכים בכל הקשור לאינטרנט עבור לקוחות בכל מדינות ותעשיות. היא בוגרת ספרות לתואר שני עם דיפלומה בעריכה והוצאה לאור. מחוץ לעבודה, היא מארחת מופעי TEDx ופסטיבלי ספרות. בעולם אידיאלי, היא תמיד במרחק דקה מהיציאה להרים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם