מועדים צריכים להיות מוטיבציוניים יותר ופחות מלחיצים, ולא להיפך. אלא אם כן מועד אחרון יכול להוציא ממך את המיטב בזמן שנקבע, זה לא מועיל. לכן, אתה צריך להיות זהיר בעת קביעת מועד אחרון לפרויקט מלכתחילה.
המשך לקרוא את המאמר הזה כדי לדעת איך אתה יכול ליצור מועד אחרון אליו אתה יכול לדבוק.
1. שקול את המטרות וההנחיות של הפרויקט
אם אתה רוצה ליצור מועד אחרון לפרויקט שאתה או הצוות שלך עובדים עליו, עליך להיות ברור מיעדי הפרויקט. מלבד המטרות הרחבות, צריכות להיות גם כמה קווים מנחים ספציפיים.
שקול את כל אלה כדי להבין את זמן ההשלמה המשוער תוך הקפדה על הכללים והתקנות. כמו כן, ודא שכולם מודעים להנחיות וליעדים של אובייקט שיתופי לפני שמתחילים בפרויקט.
2. חלק את המשימה ליחידות קטנות יותר או למשימות משנה
כדי ליצור דד-ליין לפרויקט, עליך לחלק אותו למספר נתחים קטנים יותר. מנות קטנות יותר אלו ידועות גם בשם משימות ותתי משימות. מאוחר יותר, צור מועדים נפרדים עבור כל יחידת משימה הקטנה ביותר.
כמו כן, שקול את התלות במשימה לפני קביעת המועד האחרון לכל הפרויקט. שים את המועד האחרון למשימות העצמאיות מוקדם יותר ואת המשימות התלויות מאוחר יותר.
הסבר את התלות לחברי הצוות. לפיכך, הם יבינו את הסיבה מאחורי מועדים שונים למשימות בודדות.
3. קח מספיק זמן כדי ליצור מועד אחרון
קביעת מועד אחרון לפרויקט חשובה לא פחות משאר המשימות הכרוכות בו. לפיכך, לעולם אל תמהר לקבוע מועד אחרון. זה עלול שלא ביודעין לאלץ אותך ליצור אחד לא מציאותי שאתה חייב לפספס.
תמיד הקדש מספיק זמן כשאתה מסיים תאריך יעד. וודאו שלא תפספסו נקודות שיקול מכריעות בזמן שאתם ממהרים.
4. שקול סיבות אפשריות לעיכוב בפרויקט
עיכובים בפרויקט הפכו לדבר שגרתי למדי בימינו. כמעט לכל הצוותים יש רישום של הגשת פרויקטים לאחר תאריך היעד. אם אותו דבר קרה גם לצוות שלך, גלה את הסיבה לעיכוב בפרויקט.
אם דדליין לא ריאלי גרם לעיכוב בפרויקט בפעם הקודמת, קבע דדליין ליברלי יותר לפרויקט הבא שלך. בכל מקרה של סיבות אחרות, הגדר מועד אחרון שבו יהיה לך מספיק זמן לתקן את הבעיה אם היא תחזור על עצמה.
אם אין לך ניסיון ישיר של עיכוב בפרויקט, שקול את הסיבות הנפוצות האפשריות וקבע מועד אחרון כדי להימנע מכולם.
5. היזהרו מסדרי עדיפויות סותרים
בעולם תחרותי זה, רוב האנשים עובדים על מספר פרויקטים בו-זמנית. סדרי עדיפויות סותרים אלה יכולים להפוך את המועדים שלך לבלתי ניתנים להשגה. כדי להימנע מכך, בדוק את רוחב הפס העבודה של כל חבר צוות עד למועד האחרון של הפרויקט שלך.
לאחר שלקחת בחשבון את סדרי העדיפויות של כל חבר בפרויקט, אתה יכול להגיע עם דדליין בר קיימא. ייתכן שיהיה עליך להסיר כמה חברים מפרויקט ולגייס אנשים חדשים כדי לסיים את הפרויקט בזמן המשוער שסיפק הלקוח.
קָשׁוּר: הטכניקות הטובות ביותר עבור פרילנסרים לתעדוף משימות בחינם
6. קבל חוות דעת מבעלי עניין
פרויקט מוצלח דורש מאמץ משותף מכל המעורבים, כולל ספקי צד שלישי. לא נעים לגלות באמצע הפרויקט שאחד המשאבים החיוניים שלכם אינו זמין עקב חופשה.
זו הסיבה שאתה חייב לקבל חוות דעת מכל בעל עניין בפרויקט לגבי המועד האחרון. קבעו תאריך יעד זמני ושאלו אם הם מוצאים את המועד הגיוני בהשוואה לעומס העבודה וסדרי העדיפויות שלהם. ייתכן שתקיים מספר פגישות עם הלקוח שלך גם לפני שתסיים את המועד האחרון.
7. דע את רמת הלחץ האידיאלית שלך
אתה חייב להסכים שכמות אידיאלית של מתח תמיד עובדת כמוטיבציה. מכאן שכאשר אנו אומרים מועדים לא צריכים להיות מלחיצים, זה לא אומר להסיר לחלוטין את הדחיפות. כל דדליין שתיצור צריך לכלול רמת מתח מתונה. זה יעורר אותך נפשית או יעורר אותך להשלים את העבודה.
רמת הלחץ האידיאלית משתנה בהתאם לאדם ולקושי המשימה. לכן, קבע דדליין בהתחשב ברמת הלחץ הנכונה שלא רק מאפשרת לך להשלים את המשימה בזמן, אלא גם מוציאה ממך את המיטב.
קָשׁוּר: מיומנויות ניהול עצמי שצריך לרכוש עבור פרודוקטיביות אישית וחיי עבודה
8. הקצה זמן נוסף לשינוי היקף
בין אם אתה עובד עבור לקוח או על פרויקט פנימי עבור הארגון שלך, שינויים בהיקפים יכולים לקרות. מכיוון שלא ניתן לחזות זחילת היקף, עדיף שיהיה לך קצת זמן עבורה תוך קביעת מועד אחרון.
צוות יכול להתמודד עם שינוי היקף עבור הפרויקט בכל נקודת התקדמות. לכן, שמור קצת זמן ביד להתאמת היקף תוך יצירת תאריך יעד. אתה יכול גם להסביר ללקוח שלך שהתאמת זמן נוסף למטרה מסוימת זו.
9. הישאר מוכנים לבעיות של הרגע האחרון
אף אחד לא רוצה להחמיץ דדליין. לפיכך, שקול כל אפשרות שיכולה לגרום לעיכוב בפרויקט שלך, כולל בעיות של הרגע האחרון. לפעמים, חברי הצוות עשויים לחכות ליום האחרון כדי לסיים את המשימה שהוקצתה.
ביום האחרון, יכול להיות מקרה חירום - מישהו עלול לחלות או להתקשות עם המחשב או החיבור לאינטרנט. כדי להימנע מבעיות שכאלה שאפשר להימנע מהן, צור מועד אחרון רך יום או יומיים לפני המועד המקורי.
כאשר כל אחד מגיש את עבודתו לפני המועד האחרון, הגשת הפרויקט יכולה להתבצע בזמן. אם מישהו מחמיץ את המועד הרך, אתה יכול להאציל את המשימה כדי להשלים אותה בתאריך היעד. זה יחסוך ממך עיכובים בלתי צפויים בפרויקט.
10. שמור על מועד השגה
לאחר ששקלתם את כל הגורמים לעיל, עליכם להגיע לתאריך יעד בר השגה. לאחר שסיימתם את חברי הצוות ויש לכם מושג מלא לגבי הזמינות והעדיפויות שלהם, עליכם לקבוע בצורה חלקה תאריך יעד שכולם מרגישים איתו בנוח.
אם יש לך ספק, עליך לבקש ישירות מהקולגות שלך להבהיר. כלי ניהול פרויקטים יכולים לעזור לך לעקוב אחר התקדמות הפרויקט וזמינות המשאבים אם אתה צריך לתזמן מחדש.
סיים משימות לפני המועד האחרון
רק דד-ליין בר השגה יכול לוודא שתוכל להשלים את המשימה בתאריך היעד.
זכור לעקוב אחר הטיפים המתוארים במאמר זה תוך יצירת מועד אחרון כדי להפוך אותו למציאותי. אתה יכול גם להחזיר את הפרויקט שלך למסלול במקרה של נסיבות בלתי צפויות.
להלן עשר דרכים יעילות להעלות ציר זמן דחוי של הפרויקט על המסלול, המאפשרות לך להשלים את הפרויקט בזמן.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול פרוייקט
- ניהול זמן
- טיפים לפרודוקטיביות
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם