חשבונית היא חלק חיוני של פרילנסר. זו עדות לעבודתך הקשה ולזמן שהשקעת בעזרה ללקוחות שלך עם השירותים המדהימים שלך. למרות שניתן לבצע חשבונית אוטומטית, ייתכן שאין לך מספיק תקציב להוציא על תוכנת הנהלת חשבונות יקרה.
בנוסף, שימוש באותן תבניות חשבוניות ישנות שכולם משתמשים בהם לא יעזור למותג שלך להתבלט. במאמר זה, תלמד כיצד ליצור חשבונית מאפס כדי לחייב את הלקוחות שלך - כזו שייחודית לך ומייצגת את המותג שלך.
שלב 1: צור רשימה של היסודות
חשבונית מכילה את הפרטים החיוניים הבאים:
- מידע עסקי של שני הצדדים: מיילים, מספרי טלפון, כתובות וכו'.
- מספר חשבונית: מספר ייחודי לזיהוי החשבונית (לדוגמה: #1001).
- תאריך הוצאה: התאריך שבו הוצאת את החשבונית.
- תאריך להגשה: התאריך שבו הלקוח אמור לשלם לך.
- תיאור: עמודה המכילה את כל השירותים שסיפקת ללקוח.
- מחיר: החיובים שלך ליחידה של כל שירות שניתן.
- כַּמוּת: מספר יחידות השירות שלך שהלקוח קנה (לדוגמה: 10 מאמרים).
- סה"כ: העלות הכוללת של כל פריט שירות שנמסר, כלומר, המחיר מוכפל בכמות.
- סכום ביניים: העלות הכוללת של כל פריטי השירות בשילוב לפני התאמות.
- מַס: מס שישולם (אם יש) על ידי הלקוח ברכישת השירותים שלך. התייעץ עם רואה החשבון שלך כדי להדריך אותך בתהליך זה.
- סכום לתשלום: ההוצאה הסופית בה יישא הלקוח בתמורה לשירותיך לאחר כל ההתאמות.
- פרטי תשלום: כל אמצעי התשלום שאתה מקבל, כולל פרטי חשבונך.
- תנאים: התנאים וההגבלות שאתה והלקוח שלך הסכימו עליהם לפני ביצוע העסקה.
הנה טיפ: מומלץ לכלול תנועת תודה קטנה בחשבונית. משהו קטן כמו "תודה על העסק שלך" מוסיף הרבה אישיות לחשבונית שלך. זה מאפשר ללקוח שלך לדעת שאתה מצפה לעשות איתו עסקים שוב.
כמו כן, היזהר בעת מתן הנחות. פרילנסרים מתחילים מתפתים לעתים קרובות לתת הנחות גדולות ללקוחותיהם בתקווה שהם יישארו בסביבה. אבל זה יכול לגרום להשפעה הפוכה מכיוון שלקוחות עשויים לתפוס את המחיר המקורי שלך כמצג שווא של הערך שאתה מספק.
קָשׁוּר: דברים שלקוחות מחפשים בעת גיוס פרילנסרים
שלב 2: הוסף את מזהי המותג שלך
מה שמפריד בין חשבונית מצוינת לחשבונית בינונית הוא כמה היא מעוצבת. האחרון עשוי להכיל את כל החלקים החיוניים אבל נראה משעמם להפליא ולא מעורר השראה. אם נעשה נכון, החשבונית שלך יכולה לשמש ככלי שיווקי עדין בנוסף להיותה מסמך משפטי.
אתה יכול לעשות זאת על ידי שימוש במזהי המותג שלך כגון הלוגו, הטיפוגרפיה וצבעי המותג שלך. באמצעות שילוב חכם של צבע, גופן ותחביר, אתה יכול להשפיע על מצב הרוח של הלקוח שלך כאשר הוא מסתכל על החשבונית שלך ומפנה את תשומת ליבו לחלקים החשובים ביותר.
קָשׁוּר: כיצד ליצור לוח צבעים מותאם אישית ב-Adobe Photoshop
שלב 3: סיים את פריסת התבנית שלך
לאחר שתסיים להוסיף את מזהי המותג שלך, השלב הבא הוא לסיים את הפריסה של החשבונית שלך. המשמעות היא לארגן הכל כך שכל מרכיבי החשבונית משלימים זה את זה. המטרה כאן היא ליצור תבנית מותאמת אישית שניתן להשתמש בה ללא הגבלת זמן.
תבנית טובה היא תבנית מאורגנת, יפה, מדויקת וניתנת לשימוש חוזר אינסופי. אל תדאג, אתה לא צריך להיות מעצב גרפי בשביל זה. מספיקה רק הבנה בסיסית של עיצוב וסקרנות להתנסות. אתה יכול גם להסתכל על תבניות מקוונות לקבלת השראה.
קָשׁוּר: אלמנטים עיצוביים בסיסיים וכיצד להשתמש בהם
אם כבר מדברים על מעצבים, זה יכול להיות רעיון טוב לשכור אחד עבור התהליך הזה. הם יכולים לעזור לך להשתמש במזהי המותג שלך בצורה שאולי לא דמיינת ולסדר טוב יותר את החשבונית שלך. אחרי הכל, לשכור מישהו פעם אחת זה הרבה יותר זול מאשר לשלם דמי מנוי רגילים עבור תוכנת הנהלת חשבונות.
זכור, התבנית שלך אמורה להיות שילוב של עיצוב ונתונים. זה אומר שהוא צריך להציג במדויק את כל הפרטים הדרושים של החשבונית שלך ועדיין להיראות ייצוגי. בדרך כלל קשה להשיג זאת מיד בניסיון הראשון, אז אל תפחדו לבלבל דברים; ללמוד באמצעות ניסוי וטעייה.
שלב 4: מלא פרטים ובדוק אם יש שגיאות
המידע הקיים בחשבונית חשוב מאוד, הן מבחינה משפטית והן מבחינה מקצועית. חשבונית הנושאת מידע שגוי היא דגל אדום מיידי עבור לקוחות ויכולה לפגוע או אפילו לסיים את מערכת היחסים שלך איתם.
שלושה דברים שכדאי לשים אליהם לב במיוחד הם הסכום הסופי לתשלום, אמצעי התשלום שלך והתנאים וההגבלות שסוכמו. זכרו, אף אחד לא אוהב הפתעות בחשבונית. ככל שתקל על הלקוח שלך לשלם לך, כך גדל הסיכוי שתקבל את התשלום שלך בזמן.
שלב 5: שלח את החשבונית ללקוח שלך
לאחר שהכל נקבע במקום (לכאורה לאחר תיקונים רבים), שלח את החשבונית ללקוח שלך. ודא שלא השתמשת בפורמטים הניתנים לעריכה כמו docx ובחרת ב-.png או .pdf במקום זאת. הראשון מוסיף בלבול וחוסר אמון למסחר אם צד כלשהו משנה את המסמך מאוחר יותר.
קָשׁוּר: דגלים אדומים של לקוח שכל פרילנסר צריך להיות מודע אליהם
אם אתה שולח חשבונית ללקוח חדש ואינך יודע מה לכתוב בדוא"ל, השתמש בתבנית זו:
היי [לקוח],
תודה שבחרת ב[שם החברה שלך] עבור הדרישות שלך. אנא מצא מצורפת למייל זה את החשבונית שלך עבור פריטי העבודה שנמסרו ב/במהלך [זמן מסירת העבודה].
אל תהסס ליידע אותנו אם יש לך ספקות או זקוקים להבהרות לגבי משהו, נשמח לעזור. מצפה לשיתופי פעולה עתידיים.
צור חשבונית בלתי נשכחת
אולי תחשוב שלא כדאי לבזבז זמן בעיצוב חשבונית כי אחרי הכל, אתה לא מקבל על זה תשלום. אז למה לטרוח ליצור תבנית מותאמת אישית כשאפשר פשוט להשתמש בתבנית מוכנה?
אמנם זה נכון, שים לב שחשבונית מותאמת אישית היא כלי שיווקי עדין אך חזק. זה לא רק מעיד על יכולת ומקצועיות, אלא גם משאיר את חותמו של המותג שלך על כל לקוח חדש - מה שהופך אותך לבלתי נשכח.
רוצים לדעת איך להפוך לפרילנסר מצליח? הנה כמה מיומנויות מפתח שתצטרכו!
קרא הבא
- עבודה וקריירה
- פִּריוֹן
- חשבונית מס
- עצמאי
- תבניות משרד
איוש היא חובבת טכנולוגיה ובעלת רקע אקדמי בשיווק. הוא נהנה ללמוד על הטכנולוגיות העדכניות ביותר שמרחיבות את הפוטנציאל האנושי ומאתגרות את הסטטוס קוו. מלבד חיי העבודה שלו, הוא אוהב לכתוב שירה, שירים ולהתמכר לפילוסופיות יצירתיות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם