למרות שכלי דיווח הפכו לחלק מכריע בקבלת החלטות עסקית, ייתכן שלא השתמשת בהם עד כה. אפליקציות אלו יכולות לספק דוחות על כל שאילתה או נושא מועדפים.
מכיוון שהדרישות הארגוניות ותכונות הכלי יכולות להשתנות, עליך לבחור את התוכנה בקפידה. במאמר זה תוכלו ללמוד על כלי דיווח וכיצד תוכלו לבחור את הכלי המושלם עבור הצוות או הארגון שלכם.
כפי שהשם מרמז, כלי דיווח מספקים דוחות לארגונים על ידי ניתוח ומבנה של נתונים נחוצים ממקורות שונים. כלים אלה עוזרים לצוותים ולארגונים לקבל החלטות מגובות נתונים על ידי הצגת כל המידע במקום אחד. כתוצאה מכך, אתה יכול לאתר במהירות את הנתונים הדרושים.
עם כלים כאלה, צוותים לא צריכים לאסוף נתונים באופן ידני. במקום זאת, הם יכולים להשקיע את הזמן הזה במשהו פרודוקטיבי יותר. בהתאם לסוג הארגון, כלי דיווח יכולים להפיק דוחות שונים כמו דוח מכירות, דוח ביצוע משימה, דו"ח תקצוב, דו"ח יעילות צוות וכו'. משתמשים יכולים גם להתאים אישית את הדוחות העסקיים על סמך השאילתות הספציפיות שיש להם.
לעתים קרובות קשה לבחור בכלי המתאים מכיוון שישנן אפליקציות דיווח שונות בשוק. להלן התכונות המובילות שכלי דיווח צריך להיות:
1. נתונים להדמיה
הדוחות שכלי דיווח יוצר אמורים להיות מסוגלים לתת לך תובנות במבט חטוף. כלי דיווח צריך לכלול מספר סוגי הדמיית נתונים.
ללקוחות ולצוותים יכולות להיות דרישות שונות לגבי האופן שבו הם רוצים להמחיש את הנתונים שלהם. לפיכך, ככל שלכלי דיווח יש יותר מגוון הדמיות, כך ייטב.
כמה שיטות להדמיה של נתונים הם תרשימי עוגה, תרשימי פרוסות, תרשימי קו זמן, גרפי קווים, מפות נתונים, תרשימי פיזור, דיאגרמות Venn וכו'. כאשר יש לך מגוון של הדמיות זמינות בכלי הדיווח, תוכל לבחור את זו המתאימה ביותר לצרכים ולרמת הנוחות שלך.
2. דיווח גרור ושחרר
אם אתה משתמש בכלי ליצירת דוח, אתה אמור להיות מסוגל להוסיף רכיבים ללא כל קושי. תכונת הגרירה והשחרור הפכה לחובה עבור כל כלי דיווח מתוחכם. תכונה זו תאפשר לכל אחד לכלול נתונים, מודלים להדמיה או כל רכיב אחר בלוח המחוונים.
חברי הצוות שלך אפילו לא יזדקקו לאימון על יצירת דוחות אם הם יכולים לגרור ולשחרר אלמנטים בלוח המחוונים. ברגע שלוח המחוונים מכיל את כל מה שאתה רוצה, אכלוס דוח ממנו הוא קל.
3. לוחות מחוונים אינטראקטיביים לדיווח
אין חלופה ללוח מחוונים אינטואיטיבי ואינטראקטיבי של כלי דיווח. זה המקום שבו כלי הדיווח מציגים את הנתונים שלהם. האפליקציה שלך צריכה להיות אינטראקטיבית כדי למצוא את הנתונים שאתה רוצה באמצעות אפשרויות סינון שונות.
במקביל, תכונה זו עוזרת לך להציג את הנתונים מנקודות מבט שונות. זה גם מסייע לך לספק נתונים עסקיים שקופים וקומפקטיים בדוח, חיוניים לקבלת החלטות מושכלות.
4. דוחות סטטיים
דוחות סטטיים מתייחסים לדוחות הכוללים נתונים מנקודת זמן מסוימת. דוח זה מראה לך מידע על תקופה שנקבעה מראש כדי להדריך אותך לקבל את ההחלטה הנכונה. בעת בחירת כלי דיווח, עליך לוודא שהוא יכול לספק דוח סטטי.
תזדקק לדוח זה כדי לדון בביצועי העובדים של חודש אחד או בהתקדמות הפרויקט. בעוד שתוכנת דיווח טובה צריכה להיות בעלת תכונת דיווח סטטית, זה לא אמור להיות הגורם היחיד שאתה צריך להתמקד בו. זה אמור להיות מסוגל גם להציע דוחות בזמן אמת.
קָשׁוּר: מהו דיווח אוניברסלי באסנה? למה כדאי להשתמש בו?
5. דיווח חי
כל דוח שאתה יוצר עם כלי דיווח מבלי לציין שהוא סטטי הוא דוח בזמן אמת. דוח בזמן אמת מציע לך את המידע העדכני ביותר, החיוני לקבלת החלטות מעודכנות ורלוונטיות. כלי הדיווח שלך אמור להיות מסוגל להפיק גם דוחות בזמן אמת.
נתונים מדויקים מבטיחים שתקבלו החלטות עסקיות נבונות. היכולת לגשת לנתונים בזמן אמת, כל חבר צוות יהיה באותו עמוד. מלבד סיוע בהערכת נתונים סטטיסטיים וביצועים, דוח זה גם מפחית עיכובים בזרימת העבודה.
קבל כלי דיווח שיכול להציע לך דיווח חי על כל נושא לאופטימיזציה של יעדי הצוות ויצירת אסטרטגיות לעתיד.
6. תמיכה באינטגרציות
אין כלי אחד בעולם שיכול לעמוד בכל הדרישות של ארגון. לפיכך, ארגונים עסקיים מודרניים זקוקים לאקוסיסטם מחובר של מספר אפליקציות כדי להשלים את כל המשימות ביעילות. על ידי שילוב כלים שונים, תוכל לשמור אותם מסונכרנים.
כלי הדיווח שלך אמור להציע גם מתקן אינטגרציה עם אפליקציות רבות אחרות. השילוב יהפוך את איסוף וניתוח הנתונים לאוטומטיים וללא טרחה.
לפני בחירת אפליקציית דיווח עבור הצוות שלך, עיין ברשימה שלה אפליקציות נתמכות לשילוב. לכו על זה רק אם הרשימה מכילה את כל האפליקציות העיקריות שבהן אתם משתמשים. כלי דיווח טוב צריך גם להציע שילוב דוא"ל ולאפשר לך לשתף את הדוח עם אחרים באמצעות דוא"ל.
7. גמישות להתאמה אישית
אף אחד לא רוצה לראות את הדוח באותו פורמט בכל פגישה. אתה תמיד יכול להוסיף נופך של יצירתיות וחדשנות לדוחות שלך על ידי התאמה אישית שלהם.
כלי הדיווח שתבחר אמור להציע לך גמישות מלאה לשנות אותו. אתה אמור להיות מסוגל לשנות צבעים, טבלאות, פריסות ואלמנטים אחרים בהתאם למותג שלך. בזמן הפקת דוח עבור הלקוח שלך, התאמה אישית שלו על סמך תמונת המותג שלך תגדיל את הערך שלך עבורו.
8. תבניות מוכנות לשימוש
יצירת דוח מאפס יכולה להיות קשה, במיוחד כשיש מחסור בזמן. במצבים כאלה, תבנית דוח צריכה להיות שימושית. אם בכלי הדיווח שלכם יש תבניות מובנות למטרות שונות, תוכלו לבחור אחת בקלות ולהתחיל איתה.
ביצוע דוח יכול לקחת הרבה מהזמן והמאמץ שלך. אתה יכול לשמור את שניהם באמצעות התבניות. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לבחור תבנית ולקשר אותה למשאב הנתונים. הכלי ישים את הנתונים במקום הנכון, והדוח שלך יהיה מוכן תוך זמן קצר.
בחירת כלי הדיווח המתאים לצוות שלך היא המפתח לקבלת החלטות מהירה ונכונה. כעת כשאתה יודע מהן התכונות שצריכות להיות לכלי דיווח, בחר את התוכנה שלך בחוכמה.
עם אפליקציות אלה, אתה תמיד יכול לנתח ולנהל את הפרודוקטיביות של הצוות שלך. כלי דיווח הם הערימה הטכנולוגית המכריעה של כל פרויקט, בין אם הצוות שלך עובד באתר או ממקומות מרוחקים.
האם אתה מתקשה לנהל צוות שעובד מרחוק? נסה את העצות הטובות ביותר לניהול צוות מרחוק מסודר.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טכנולוגיה עסקית
- כלי שיתוף פעולה
- הדמיות
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שאינו כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס ב-Netflix/ Prime Video.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם