האם אי פעם הרגשת שיש לך כל כך הרבה מה לעשות, ואין לך מספיק זמן לעשות את זה? אם כן, אתה כנראה נמצא ברוב האוכלוסייה. בין אם מדובר באחריות בעבודה או בבית, תמיד יש משהו שצריך לעשות.
אולי ניסית כל מיני טכניקות פרודוקטיביות שונות כדי להתגבר על עומס העבודה שלך, אבל עדיין מצאת את עצמך נופל. עם זאת, אם אתה רוצה לשפר את ניהול הזמן וניהול המשימות שלך, מלאי המחויבות יכול להיות התשובה שלך.
כיצד פועל מלאי המחויבות?
מלאי המחויבות הוא כלי לניהול משימות המאפשר לך לנהל את הזמן שלך בצורה יעילה יותר. זה פשוט, אם כי זה דורש קצת תכנון כדי לגרום לזה לעבוד. בעיקרו של דבר, אתה יוצר מלאי מסווג של כל ההתחייבויות שלך ומחליט כמה זמן להקצות לכל חלק.
המלאי שאתה עושה עשוי להיות ספציפי לעבודה, ובמקרה זה תכתוב את כל סוגי המשימות השונות שאתה מבצע כחלק מהעבודה שלך. זה יכול לכלול ניהול, שיווק, פרויקט א', פרויקט ב' ופגישות, כדוגמה.
הרעיון הוא לחשב כמה זמן, באחוזים, לוקח לך לעשות את העבודה בכל קטגוריה ברמה טובה. אם תגלה שהאחוז הכולל שלך עולה על 100%, תצטרך להחליט מה להסיר מהמלאי שלך.
קָשׁוּר: סיבות מדוע כדאי להשתמש במפות חשיבה בחיי היומיום שלך
מלאי המחויבות מראה לך בדיוק לאן הזמן שלך צריך ללכת ומדוע אינך מסוגל לבצע הכל. זה עוזר לך לנקות את האחריות שלך ומאפשר לך להתמקד במה שאפשר וחשוב.
צור רשימה של התחייבויות
מלכתחילה, תצטרך ליצור רשימה של התחייבויות, שאמורות להיות קטגוריות של משימות שאתה מבצע. זו צריכה להיות רשימה יסודית ולכלול את כל מה שאתה צריך לעשות כחלק מהעבודה שלך. אתה יכול ליצור מלאי נפרד עבור אחריות חיי הבית או לשלב את זה עם אחד העבודה שלך.
Trello הוא יישום מצוין ליצירת הרשימה שלך, מכיוון שאתה יכול לייצר לוחות עם מספר רשימות ולהציג אותם זה לצד זה. כדי להתחיל, בצע את השלבים הבאים:
- ב-Trello, בחלק העליון, לחץ צור > צור לוח.
- תן שם ללוח שלך ולחץ לִיצוֹר.
- לחץ על כותרת מהרשימה הראשונה שלך, הקלד "התחייבויות" כדי לשנות את שמה ולחץ להיכנס במקלדת שלך.
- נְקִישָׁה הוסף כרטיס כדי ליצור קטגוריה חדשה, למשל, ניהול.
- עבור כל קטגוריה, אתה יכול לכתוב ב תיאור הכרטיס אילו משימות כלולות בקטגוריה זו.
עכשיו כשיש לך את רשימת ההתחייבויות שלך, אתה יכול להתחיל לחשב את אחוז הזמן שתזדקק לכל אחת מהן. אל תהיה יקר לגבי האחוז הכולל בשלב זה; פשוט כתוב ליד כל התחייבות כמה זמן באופן סביר תצטרך לעשות זאת היטב.
קָשׁוּר: טיפים לניהול לוחות הטרלו שלך
לאחר שעשית זאת, תוכל להוסיף את האחוזים ולמצוא את הסכום הכולל שלך. זה המקום שבו רוב האנשים מגלים שהסך הכל שלהם עולה על 100%.
להיות מציאותי לגבי הזמן שלך
חוק האחוזים קובע ש-100% מהזמן שלך הוא המקסימום שאתה יכול לתת. אם ההתחייבויות שלך דורשות יותר מזה, רוב הסיכויים שאו שתשיג ביצועים גרועים, או שפשוט לא תספיק לעשות דברים בכלל.
ככזה, תצטרך להחליט מה צריך להסיר מהמלאי שלך, על מנת שתוכל לבצע ביצועים טובים ולנהל את הזמן שלך כראוי. זה יכול להיות מאתגר להסיר דברים מהרשימה הזו, במיוחד אם זה אומר לנשור מפרויקט או להגיד לא לאנשים. עם זאת, יש צורך להיות מציאותי לגבי מה אפשרי בכל יום או שבוע נתון.
ייתכן שתרצה להסיר משימות עבודה ש:
- אתה יכול להאציל בקלות.
- האם תחומי אחריות נוספים שאין לך זמן אליהם, כלומר פרויקטים ספציפיים.
- אינם נחוצים.
כדי למחוק כרטיסים ב-Trello, העבר את הסמן מעל הכרטיס, לחץ על לַעֲרוֹך סמל ובחר ארכיון. המשך לעשות זאת עד שההתחייבויות שלך יהוו 100% מהזמן שלך.
קָשׁוּר: כיצד לעמוד בזמנים ולסיים משימות בזמן
השתמש במלאי המחויבות שלך לניהול משימות
כשמלאי המחויבות שלך הושלם ומוכן לפעולה, חשוב לדבוק במגבלות הזמן שהקצית לכל התחייבות. ניתן לעשות זאת בקלות על ידי הגדרת משימות המבוססות על כל מחויבות.
לדוגמה, נניח שהקצית 15% מזמנך לניהול, הכולל בדיקת מיילים, כתיבת הערות וכתיבת פרוטוקולים של פגישות. לכן, זמן הניהול אמור לתפוס רק 15% משעות העבודה שלך, לא כולל הפסקות.
אתה יכול לנהל את זה בצורה חלקה ב-Trello על ידי שימוש בלוח שכבר יצרת. אתה יכול ליצור רשימת מטלות בלוח Trello שלך על ידי לחיצה הוסף רשימה נוספת.עבור כל משימה (כרטיס) שתוסיף, תוכל לבחור ערוך > ערוך תוויות ובחר צבע שיייצג כל אחת מההתחייבויות שלך. בדרך זו, אתה יכול לעקוב אחר כמה זמן אתה מבלה על כל אחד מהם.
אם אתה תזמן משימות בלוח השנה שלך, תוכל לנהל זאת בקלות על ידי הגדרת קטגוריות בלוח השנה הדיגיטלי שלך. ב-Outlook, אתה יכול לעשות זאת על ידי בחירה קטגוריות על הסרט, וביומן Google, פשוט לחץ לחיצה ימנית על האירוע שלך ובחר צבע שיייצג את הקטגוריה הזו. פעולה זו תיתן לך סקירה ברורה של השבוע שלך וכיצד הוא עומד מול מלאי המחויבות שלך.
קָשׁוּר: תבניות סדר העדיפויות הטובות ביותר בחינם עבור הפרויקטים שלך
עם הזמן, ייתכן שתבחין שעליך להתאים את האחוזים. זה יכול להיות בגלל שהיית נדיב מדי עם הזמן שלך, או לא מספיק נדיב. במקרה זה, הערך מחדש את המלאי שלך וערוך שינויים לפי הצורך.
משימות בשליטה
עם מלאי מחויבות, תהיה לך תובנה הרבה יותר טובה לגבי האופן שבו אתה מנהל את עומס העבודה שלך. זה יעזור לך לתעדף את האחריות שלך ביעילות. קל להפעיל לחץ על עצמך לעשות הכל, אבל המציאות היא שאף אחד לא יכול לעשות את זה. במקום לנסות לדחוס הכל פנימה, קחו צעד אחורה והסתכלו על מה שלפניכם.
הצב גבולות במהלך שבוע העבודה שלך, ותוכל לבצע ביצועים טובים יותר בתחומי האחריות החשובים ביותר. לא רק זה, אלא שתהיה לך הוכחה עובדת איפה הזמן שלך מבלה, ותוכל לבצע בו שינויים כנדרש.
Asana ו-Monday הם שניהם כלים פופולריים לניהול פרויקטים, אבל איך הם משתווים? גלה איזה מהם עדיף!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול משימות
- ניהול זמן
- טיפים לפרודוקטיביות
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
