לעשות דברים (GTD) לעומת Zen to Done (ZTD): מהי מסגרת הפרודוקטיביות הטובה ביותר?

למרות שכל יום יכול להרגיש כמו מעשה ג'אגלינג, חשוב לשמור על הפרספקטיבה של הדברים. עם זאת, הסחות דעת יש בשפע. לפעמים זה יכול להרגיש כאילו אתה נמצא במאבק מתמיד כדי להישאר ממוקד ביעדים החשובים לך ביותר. אבל מה אם הייתה מערכת שיכולה לעזור לך לחסל את הזמן המושקע בפעילויות פחות חשובות?

זה המקום שבו מסגרות פרודוקטיביות כמו Getting Things Done (GTD) ו-Zen to Done (ZTD) מועילות. הם מספקים הבנה טובה יותר של זרימת העבודה, מייעלים את התקשורת ומצמצמים את הזמן המושקע בשיטות עבודה לא יעילות. בואו נסתכל על שתי המערכות הללו.

מהי מסגרת הביצועים (GTD)?

"קבלת דברים לעשות" (GTD) היא טכניקת ניהול זמן שפותחה על ידי גורו הפרודוקטיביות דיוויד אלן. הרעיון הבסיסי מאחורי המתודולוגיה נובע מהתפיסה שהמוח שלנו הוא כמו חללים עמוסים מלאים במשימות ופרויקטים לא גמורים שעלינו להשלים.

המטרה של GTD היא לעזור לאנשים לעשות סדר בחייהם על ידי הגדרה שיטתית של משימות, פירוקן לצעדים ברי ביצוע, מעקב אחר ההתקדמות ולבסוף, ביצוען.

כיצד להשתמש במסגרת GTD

GTD כולל חמש שיטות פשוטות כדי להוציא את העומס מהמוח שלך, כדי שתוכל להתמקד במה שחשוב. חמשת השלבים מפורטים להלן:

לִלְכּוֹד: הצעד העיקרי הראשון הוא לאסוף וללכוד את כל המשימות הממתינות שלך כלים חיצוניים לניהול משימות או אפליקציות לרשימת מטלות, או פשוט לרשום אותן על פיסת נייר. משימות אלו יכולות להיות בעלות אופי אישי או מקצועי, כגון מיילים, פגישות או הודעות טקסט. שלב זה הוא מכריע מכיוון שיש יותר מדי משימות בראש יכול להשפיע על המיקוד והאנרגיה שלך.

להבהיר: השלב הבא הוא לפרק את כל המשימות לפריטי פעולה ניתנים לניהול וקיימא שניתן לפענח בבהירות מוחלטת. זה יעזור לך לזהות את הפריטים המעשיים והמעשיים, ותוכל להיפטר מאלה שאינם רלוונטיים.

לְאַרגֵן: השלב השלישי הוא לתעדף את המשימות שלך ולסווג אותן לפי מורכבותן, ההקשר שלהן או דחיפות הפעולה הנדרשת. בעזרת טכניקה זו, אתה יכול להחליט אם יש לבצע משימות מיד, לאחסן אותן למועד מאוחר יותר, או לזרוק אותן לגמרי. רוב משתמשי GTD השתמש בתיקיות וברשימות משימות כדי לנהל ולארגן משימות כראוי.

סקירה: כדאי לנסות לעיין ולנתח את זרימת העבודה שלך מעת לעת. זה עוזר לך לזהות משימות שצריכות את תשומת הלב שלך. לניתוח מעמיק של זרימות עבודה עשויה להיות השפעה גדולה על היעילות הכוללת, ולכן חשוב לא להחמיץ פעימה בעת זיהוי פעולות המשימות הבאות שלך.

לחתור למגע: כעת כשהכל מסודר, השלב האחרון הוא לעסוק או להתחיל לעבוד על המשימות שנבחרו לפי סדר עדיפות.

יתרונות שיטת GTD

המודל כרוך בלכידת כל המידע חיצונית ונקיטת פעולה מאוחרת יותר, או בזמן קבוע או כאשר מתרחש טריגר חיצוני כלשהו. ניתן לסכם את היתרונות של GTD באופן הבא:

יותר פוקוס, פחות עומס: GTD עוזר לך לשמור תיעוד של כל הפרויקטים והתוכניות שלך. אתה יכול ליצור משימות עם תאריכי יעד, לקשר הערות לאירועי לוח שנה, לסדר משימות בצורה היררכית על ידי גרירה והורדתם לתיקיות, והצג תזכורות עם שיטות התראה חזותיות באמצעות מתאימות כלים.

שמרו על איזון בריא בין עבודה לחיים: קל למצוא איזון בחייך כאשר אתה יכול לעקוב כראוי אחר ההתחייבויות והמשימות שלך. מערכת ארגון יעילה כמו GTD משחררת אותך מהחרדה שבניסיון לנהל את הזמן והמשאבים שלך.

קָשׁוּר: אפליקציות מטלות לא מסובכות להתמקד במשימות ולבצע דברים

יְצִירָתִיוּת: GTD עוזרת לך לארגן את העבודה והחיים שלך טוב יותר, כך שתוכל למצוא זמן לעקוב אחר התשוקה שלך ולפתח רעיונות ועיסוקים יצירתיים. עם הזמן, תבחין בביטחון מוגבר בקבלת החלטות, כמו גם בבריאות טובה יותר ואיכות יחסים.

מהי מסגרת Zen to Done (ZTD)?

Zen to Done היא גישה לפרודוקטיביות אישית שנוצרה על ידי ליאו באבאוטה. Zen to Done מורכב מעשרה הרגלים מגבירי פרודוקטיביות שישפרו את אופן העבודה שלך ויפשטו את חייך. בנוי על עקרונות ליבה של GTD, זה יכול לעזור לך לנהל את כל המשימות והפרויקטים החיוניים שלך ביעילות.

כיצד להשתמש במסגרת ZTD

Zen to Done (ZTD) ממליץ לשלב עשרה הרגלים שיביאו לך יותר פרודוקטיביות. בעוד שהמערכת המלאה מעודדת אנשים ליצור עשרה הרגלים, ZTD המינימליסטית מתמקדת רק בארבעה הרגלי ליבה. ברגע שיש לך את ארבעת ההרגלים האלה, את ששת האחרים הרבה יותר קל לעשות. בואו נסתכל על ארבעת הרגלי הליבה של מסגרת ZTD המינימליסטית:

לאסוף: קל לאבד מידע חשוב אם אתה לא רושם אותו איפשהו, ובמקרה זה כל הזמן המושקע באיסוף המחשבות והרעיונות הללו עלול להתבזבז. אתה יכול להשתמש בכלים כגון פנקס נייר, פתקים דביקים או אפליקציות לרישום הערות בטלפון שלך שזמינים בקלות.

אם אתה חלק מצוות, הגיוני שתהיה לך מערכות זרימת עבודה מאוחדות שיכולות להקליט בצורה חלקה משימות, הערות, אנשי קשר וקבצים ללכידה ואחזור מידע.

תהליך: מומלץ מאוד לבדוק את תיבת הדואר הנכנס או את רשימות המטלות פעם ביום. התחל את היום שלך בבדיקה ועיבוד המידע. מטרתו היא לעודד את ההרגל של קבלת החלטות מהירה. מחק את כל הפריטים שאתה לא צריך. אם אינך יכול להתייחס לפריט, האציל אותו לאדם המתאים. אם זה לוקח שתי דקות או פחות, עשה זאת מיד או רשום את זה, כדי לא לשכוח את זה.

לְתַכְנֵן: תכנון הוא הרגל ליבה שעוזר לך להגדיר את המשימות החשובות ביותר שלך (MITs) עבור כל יום, ולאחר מכן לתזמן ולהשלים אותן בהתאם. אתה יכול להתחיל ביצירת רשימה של המשימות החשובות ביותר שלך (MITs) ו-"Big Rocks" או פרויקטים חשובים ליום ולשבוע, בהתאמה.

MITs הם משימות ספציפיות ומוכוונות זמן בבסיס רשימת המטלות היומית שלך. כדאי גם לנסות לפתח שגרות יומיות, שבועיות וחודשיות שיכולות לעזור לך לשפר את הפרודוקטיביות הכוללת שלך.

לַעֲשׂוֹת: זה מעודד אותך להתמקד במשימה בודדת בנקודת זמן נתונה תוך הימנעות מהסחות דעת כמו דואר, שיחות טלפון וטקסט.

יתרונות שיטת ZTD

היתרונות העיקריים של מסגרת ZTD מודגשים להלן:

קל להבנה: מערכת ZTD קלה למדי להבנה. המסגרת מציעה רשימה של עשרה הרגלים מגבירי פרודוקטיביות שחשובים ליישום מוצלח של המטרות שלך.

בחר משימות מפתח: מערכת זו מתפרקת לרכיבים פשוטים: המשימות החשובות ביותר של היום או MITs, Big Rocks רשימת משימות שהם בעצם פרויקטים מרכזיים שאתה צריך לעבוד עליהם, ומשימה יומית או שבועית שגרה.

הסר הסחות דעת: אם אתה כמו רוב האנשים, יש לך מספר פרויקטים שקורים בו זמנית. ZTD מעודד אותך לכבות טלפונים, מיילים, אינטרנט ו אפילו להשתמש בטיימר להשלמת משימות. זה מבטל הסחות דעת, כך שתוכל להישאר במסלול ולסיים כל פרויקט עם פחות הפרעות.

ההבדלים העיקריים בין GTD ל-ZTD

• GTD מציעה מערכת מקיפה של ניהול משימות, ואילו ZTD היא גישה המשלבת GTD עם הרגלים.
• GTD מתמקדת בביצוע משימות, ו-ZTD מתמקדת בהשגת יעדים.
• GTD יכול להיות מורכב למדי, עם צורך לארגן ולסקור משימות רבות על פני מספר שלבים. מצד שני, Zen to Done היא מסגרת אינטואיטיבית ופשוטה יותר שמטרתה לפרק מורכבות תהליכים ל-1-3 MITs (משימות חשובות ביותר) ומספר Big Rocks (פרויקטים מרכזיים) עבור היום או שָׁבוּעַ.

GTD ו-ZTD: המפתח לניהול זמן

איך אתה מבטיח שהעבודה הקשה שלך תתורגם לתפוקה? הכל חוזר לטכניקות פרודוקטיביות וניהול זמן כמו GTD ו-ZTD. אנשים וצוותים יכולים להשתמש בהם כדי לשפר את הפרודוקטיביות האישית, לעמוד בלוחות זמנים ולטפל בפרויקטים גדולים יותר ביעילות רבה יותר.

יש יותר בפרודוקטיביות מאשר רק להיות מודע לזמנך ולוודא שאתה מנצל אותו היטב. זה גם על קביעת סדרי העדיפויות הנכונים כדי שתוכל להפיק את המרב מכל יום. עקוב אחר המסגרות שלמעלה, ותתחיל מצוין.

9 משימות יומיומיות שתוכל לבצע אוטומציה באמצעות Zapier

הנה כמה משימות יומיומיות שתוכל לבצע אוטומציה ללא קידוד ב-Zapier כדי לחסוך זמן ולהקל על החיים.

קרא הבא

על הסופר