כיום, אי אפשר לחשוב על פרויקט בלי דוח. למעשה, פרויקטים מסוימים דורשים שתפיק מספר דוחות במהלך מחזור החיים שלהם. הפרויקטים והלקוחות שלך עשויים להזדקק לך כדי להפיק סוגים שונים של דוחות, אבל כל הדוחות צריכים להיות תמציתיים ומובנים בקלות.
במאמר זה תלמדו כיצד להכין דו"ח יעיל עבור פרויקט גמור או מתמשך.
1. דפי זמן ברורים ותמציתיים
דוחות הפרויקט שלך צריכים לכלול דפי זמן. זה חייב להיות תמציתי, אבל צריך גם לכלול את כל המידע הדרוש כדי שהנמענים יוכלו להבין אותו בקלות במבט חטוף.
עדיף ליצור גליון שבועי, ואם יש צורך, אתה יכול לעשות אותו דו-שבועי או חודשי. לוחות הזמנים צריכים לכלול שם משאב, שם משימה, תאריך, יום בשבוע, זמן התחברות, זמן יציאה וסך שעות העבודה.
במקום להזין ידנית כל נתון בגיליון אלקטרוני, אתה יכול השתמש בכל אפליקציית גליון זמנים כמו Timely. כאן תוכל להזין שעות עבודה, שמות משימות וכו'. אז הכלי יפיק באופן אוטומטי דוחות גליון זמנים.
2. דו"ח הוצאות מפורט
דוח הוצאות מלא אינו חיוני רק ללקוח. זה גם מועיל לצוות שלך לעקוב אחר התקציב והעלות בפועל במהלך מחזור החיים של הפרויקט.
דוח הוצאות צריך לכלול את הפריט או השירות, כמותו, ערך הפריט, תקציב משוער, עלות ויתרה. אם חבר צוות כלשהו מעוניין לרכוש שירות או מוצר כלשהו עבור פרויקט, בקש ממנו לשלוח דוח הוצאות דומה.
ודא שהם קונים את הפריט רק לאחר אישורך והגישו לך את החשבון. כך, תוכלו להוסיף את הנתונים לדוח ההוצאות הסופי שלכם ולמנוע מהעלות לחרוג מהתקציב.
3. סטטוסי פרויקט מקיפים
בזמן שאתה עורך דוח על פרויקט, הוא אמור להעביר במפורש את סטטוס הפרויקט. סטטוס הפרויקט אינו אומר המצב הנוכחי של התקדמות העבודה. זה צריך לכלול גם נתונים אחרים כגון ההבדל בין לוח זמנים מתוכנן לממשי, וריאציה בין עלות משוערת לממשית, משימות שנותרו, מועד מאוחר (אם יש), סיכונים ובעיות אפשריים, וכן בקרוב.
כדאי ליצור דוח מקיף המכיל סטטוס מכל הזוויות האפשריות. הדיווח האוניברסלי של אסאנה תכונה יכולה לסייע ביצירת דוחות סטטוס של פרויקט בהיקפים ובזוויות שונות.
4. חלוקת משאבים
בעת הכנת דוח על הקצאת משימות, ודא שהוא עוזר לאחרים לבדוק זמינות משאבים ולהאציל משימות בעת הצורך. ספק פירוט של כמה שעות ישקיע כל משאב על כל משימה בדוחות כאלה.
זה יעזור למנהלים ולקולגות לדעת איזה חבר צוות עסוק ולמי יש קצת זמן פנוי. אתה יכול בקלות לאסוף נתונים ולהשתמש בהם בדוח לתכנון עתידי עם כלים לתכנון משאבים כמו סילברבאקט.
קָשׁוּר: הכלים והטיפים הטובים ביותר להאצלת משימות בצורה יעילה
5. הדמיית ניצול קיבולת
סביר להניח שתכלול דוח ניצול משאבי הפרויקט. עליך להפריד את הניצול שניתן לחיוב מכלל ניצול המשאבים. לפיכך, חיוני שתיצור עמודות נפרדות עבור כל נתון.
אתה יכול גם לכלול את שם המשאבים ואת ניצול הפרט, יחד עם ניצול קבוצתי. באופן דומה, אתה יכול לקחת קצת זמן כדי לתגמל ולהכיר בהצלחתם של בעלי הביצועים הטובים ביותר במונחים של ניצול משאבים.
6. סיכונים צפויים וממשיים
הערכת סיכונים היא חלק בלתי נפרד מניהול הפרויקט. לכן, עליך לדמיין במדויק את נתוני הערכת הסיכונים. אולי חשבת על כמה סיכונים בזמן תכנון הפרויקט. עם זאת, ככל שהפרויקט מתקדם, הערכת הסיכונים משתנה. ציין את כל הסיכונים הנתפסים והממשיים בעת יצירת דוח הפרויקט שלך.
דיווח הסיכונים שלך צריך להיות מורכב מסקירה כללית של הסיכונים הצפויים, ואחריו כל סיכונים שהפרויקט חווה עד למועד הדיווח. זה גם הכרחי שתזכיר כל שינוי בפרופיל הסיכון שאתה או הצוות שלך זיהו במהלך התקדמות הפרויקט.
7. ניתוח תיקי פרויקטים
אם אתה מנהל יותר מפרויקט אחד בכל זמן נתון וצריך להמציא דוח לניתוח תיק העבודות שלך, עליך להיות זהיר. קודם כל, עבור על לוח מחוונים שבו תפרט את כל שמות הפרויקטים בהדגשה להדמיה קלה.
לוח המחוונים צריך לכלול גם סיכום של הפרויקטים, כמו אבני דרך, דדליין, התקדמות נוכחית, תקציב לעומת. עלות והקצאת משאבים. אתה יכול גם להשתמש בגרפים שונים כדי להמחיש את הנתונים במקום אחד. מאוחר יותר, תוכל ליצור חלקים נפרדים עבור כל פרויקט ולנתח אותם בנפרד.
יש כמה כלים חזקים לניהול תיקי פרויקטים זמין בשוק. אתה יכול לבחור בכל אחד מהכלים הטובים ביותר ליצירת דוחות מקצועיים ומקיפים.
8. אמנת נתונים ותיוג
דוחות הפרויקט שלך צריכים להכיל מוסכמה סטנדרטית לנתונים ותוויות. אם ברצונך ליצור דוח עבור הארגון שלך, פעל בהתאם למוסכמה הארגונית. אם אתה יוצר אחד עבור לקוח, אולי תרצה לדון איתו כיצד הם רוצים את המידע המוצג בדוח.
כמו כן, השתמש בתוויות קצרות ומדויקות בדוח שלך כך שכל אחד יוכל להבין ללא כל קושי. יתר על כן, נסה לעקוב אחר הסטנדרטים המקומיים לגבי זמן ותאריך. אם אתה עובד עבור ארגון שבסיסו בארה"ב מבריטניה, שימוש במוסכמות התאריכים בארה"ב יהיה אידיאלי.
9. תרשימים וגרפים אינטראקטיביים
לא משנה איזה סוג דוח אתה עומד לעשות, הקהל ימצא תרשימים אינטראקטיביים שימושיים יותר. שורות ועמודות מלאות בנתונים מספריים עלולים לגרום לאנשים לא להתעניין. במקום זאת, צור תרשימים וגרפים המציגים נתונים נוספים כאשר מישהו מרחף את סמן העכבר מעל הגרף.
ישנם גרפים ותרשימים שונים שבהם תוכל להשתמש בדוחות שלך. בין אלה, תרשימי עוגה, גרפי קווים ותרשימי עמודות הם הנפוצים ביותר. בהתאם לסוג הנתונים, עליך לבחור תרשים או דיאגרמה להדמיה קלה.
10. מדור משוב
כל דוח פרויקט יעורר משוב חיובי או שלילי. כל דוחות הפרויקט צריכים לכלול קטע שבו לקוחות או מנהלים יכולים להציע את המשוב שלהם. לאחר שעובר על הדוחות, הקהל יכול להציע את המשוב וההצעות שלו באותו חלק.
אז, אתה לא צריך לבקש משוב בנפרד. זה גם יראה שאתה מוכן להכיר את המגבלות שלך ולבצע שיפורים. מאוחר יותר תוכל ליישם את ההצעות בתהליך העבודה של הפרויקט שלך.
התחל ליצור דוח פרויקט
מצגת מוצלחת תלויה באופן שבו אתה יוצר את הדוח עבור הקהל. במהלך הכנת הדו"ח, זכור את הנקודות האמורות לעיל כדי לבצע דוחות פרויקט יעילים.
ייתכן שתרצה גם להשתמש בכלי חזותי נתונים חזק כדי להציג את הדוחות בצורה מקצועית יחד עם מגע של יצירתיות.
רוצה להרשים את הקהל שלך עם תובנות נתונים ניתנות לפעולה והדמיות מושכות? בדוק את התכונות האלה של Google Data Studio.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טכנולוגיה עסקית
- ניהול פרוייקט
- כלי שיתוף פעולה
- טיפים לכתיבה
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
