דוחות ניהול פרויקטים מתייחסים לסקירה הכללית ברמה גבוהה המכילה נתונים קריטיים הקשורים לפרויקט בפורמט קל להבנה. אלו מתמקדים בהיבטים שונים של פרויקט ושופכים אור על המצב הנוכחי, סוגיות אפשריות או קיימות ופתרונותיהם.
למד על הסוגים המובילים של דוחות פרויקט שיכולים לספק תובנות בזמן אמת לצוותים שלך.
1. לוח מחוונים לפרויקט/בריאות
לוח מחוונים של הפרויקט או דוח בריאות מאפשרים לך לדעת איך הפרויקט פועל ומה הצוות יכול לעשות כדי לשפר את הביצועים. בדרך כלל, אתה מציג את הדוח הזה ללקוח או לבעלי עניין אחרים. כך, הם יכולים לדמיין מידע כגון התקדמות ורווחיות.
זה גם עוזר לזהות אם הפרויקט יצא מהמסלול ומה אתה יכול לעשות כדי להחזיר אותו למסלול.
דוח לוח המחוונים של הפרויקט צריך להכיל את תיק העבודות הכולל, כולל תקינות הפרויקט (סטטוס הפרויקט ב צבע ירוק, צהוב או אדום), התקדמות אבן דרך של פרויקט נתון, רווחיות הפרויקט בהשוואת תקציב ו עלות, ו התקדמות פרויקט לפי לוח הזמנים.
2. משימות וסטטוס הפרויקט
אם אתה עוסק בניהול פרויקטים, זה הסוג הנפוץ ביותר של דוח שאתה צריך להכין. ייתכן שיהיה עליך להפיק דוח זה על בסיס שבועי או חודשי. מטרתו להראות כמה רחוק הצוות הלך כדי להגיע ליעדים של פרויקט.
אם אתה צריך להכין דוחות כאלה באופן קבוע, עדיף להפוך את התהליך לאוטומטי כדי לחסוך זמן ומאמץ. אתה יכול להשתמש בנתוני כלי ניהול המשימות שלך כדי לאכלס את הדוח.
אתה יכול גם להשתמש בתבנית סטנדרטית עבור הדוח. זה יעזור לך לדלג על העבודה של יצירת דוח מצב בכל פעם מאפס.
3. זמינות משאבים ומיומנויות
דוחות זמינות משאבים חיוניים עבור כל מנהל פרויקט. באמצעות דוח זה, תוכל להקצות ולהאציל משימות לחבר הצוות הנכון. זה מראה איזה חבר צוות עסוק ומתי.
אם אתה מתכנן לקבוע לוח זמנים לפרויקט חדש או מחפש מישהו פנוי עבורו משלחת משימות, בדוק זמינות בדוח זה. ניתן גם לאתר את החברים העובדים בתפוסה מלאה שאולי יזדקקו לסיוע.
כך, אתה יכול להבטיח חלוקת משימות אחידה ליעילות גבוהה יותר ותוצאות מהירות יותר.
4. סיכונים בפרויקט
כל פרויקט מגיע עם מספר מסוים של סיכונים. לכן, דוח הסיכונים שלך צריך להכיל את כל הסיכונים הנתפסים והממשיים הקשורים לפרויקט. ייתכן שיהיה עליך להגיש דוח זה פעם בחודש.
עם זאת, עודדו את חברי הצוות שלכם לרשום את כל הסיכונים שהם יכולים לחשוב עליהם בזמן אמת. זה יעזור לך לקבל את כל הנתונים במקום אחד כשתצטרך ליצור דוח.
מלבד פירוט כל הסיכונים, הדוח שלך עשוי לכלול רק את הסיכונים ברמה הגבוהה בפירוט וסיכום של האופן שבו אתה מתכנן לנהל את הסיכונים ברמה הנמוכה. אתה יכול לרשום את הסיכונים בגיליון אלקטרוני, אבל עדיף להיעזר בכלי לניהול פרויקטים.
5. תקציב והוצאות
עליך ליצור דוח תקציב למטרות שונות. דוח התקציב שאתה עושה בסוף הפרויקט עבור הלקוח שלך הוא הנפוץ ביותר. כמו כן, ניתן ליצור דוח הוצאות מספר פעמים כאשר הפרויקט יוצא לדרך.
זה יסייע לצוות לקבוע אם הוצאות הפרויקט יצאו משליטה. במקרים כאלה, אתה יכול לשלוט בעלות באופן מיידי ולא צריך להיות מופתע אם ההוצאה חורגת ממגבלת התקציב עם סיום הפרויקט.
דוח תקציב והוצאות צריך לכלול את התקציב המשוער עבור כל משימה או קטע של פרויקט ואת העלות בפועל. הקפד לרשום את כל ההוצאות בזמן אמת כדי להימנע מבעיות באיחוד כל ההוצאות במהלך יצירת הדוח.
6. מעקב אחר זמן
לקוחות רבים משלמים תשלומים בהתאם לזמן שהושקע בפרויקט. עבורם, חובה להפיק דוחות זמן לאחר סיום הפרויקט. הדוח מראה כמה זמן השקיעו חברי הצוות במשימות הקשורות לפרויקט.
דוח זה יציג גם את הזמן הכולל שהושקע בכל משימה ואת משך הזמן שכל חבר צוות השקיע. מלבד זאת, אתה יכול להשתמש במעקב אחר זמן כדי לשפר את ביצועי הצוות והפרודוקטיביות האישית שלך.
לאחר ניתוח הזמן שהקדישו חברי הצוות במשימות שונות, תוכלו לגלות בקלות מי יכול לבצע את העבודה בצורה יעילה יותר. מאוחר יותר, תוכל להקצות לאנשים משימות שהם יכולים לבצע במהירות ובמיומנות.
7. באגים ובעיות
אמנם ייתכן שלא יהיה אפשרי לקיים פרויקט ללא כל בעיה או באג, אבל אתה בהחלט יכול לעבוד כדי לצמצם את הספירה למינימום.
הכנת דוח מפורט על באגים ובעיות שזוהו תבטיח שתוכל למצוא פתרונות מהירים לבעיות אלו כדי לספק את הפרויקט בזמן. באג או דוח בעיה בפרויקט צריכים להכיל מידע חיוני כגון מספר בעיה או באג, תאריך זיהוי, הבעיה שהועלתה על ידי, תיאור, עדיפות, פתרון ומצב באג.
עדכונים שוטפים של דוחות כאלה במהלך מחזור החיים של הפרויקט למזער את הסחת הדעת ולמנוע תסכול של לקוחות. זה גם יחסוך ממך את הסיכון של עיכוב פרויקט וקנסות.
8. ניתוח שונות
דוח השונות הוא דרך מצוינת לדעת אם פרויקט נמצא במסלול הנכון. בדוח זה אתה מנתח ומשווה את ההבדל בין הערכה לתוצאה של היבטים שונים של פרויקט. בדוח זה, השתמש במדד סטנדרטי כדי למדוד את שני הנתונים.
דוח זה יעזור לך לזהות אם אתה מקדים את התוכנית, אוזל או עומד בלוח הזמנים. תוכל להשוות את התקציב, המשאב, ההיקף או לוח הזמנים שלך בדוח.
עם זאת, מנהלי פרויקטים בוחרים בדרך כלל בדוח זה כדי לנתח את התקציב, ההוצאות ומגמות העבודה של פרויקט. הזמן להפקת דוחות כאלה משתנה מפרויקט לפרויקט. למרות שלקוחות עשויים להזדקק לדוח זה בסוף פרויקט, ייתכן שתרצה ליצור אותו מעת לעת במהלך מחזור החיים של הפרויקט כדי לקבל תובנות טובות יותר.
איזה דוח אתה רוצה ליצור הבא?
כעת, כשאתה מכיר את סוגי הדוחות שאתה יכול ליצור עבור פרויקטים, יחד עם התכונות שלהם, אתה יכול בקלות לבחור כל אחד בהתאם לצרכים שלך. אם אתה משתמש באפליקציית דיווח, יצירת הדוחות לא תהיה מאתגרת וגוזלת זמן.
הדבר הטוב הוא שרוב הפלטפורמות לניהול פרויקטים מתפקדות גם ככלי דיווח.
כלי דיווח מפשטים את תהליך יצירת הדוחות עבור פרויקטים שהושלמו או ביצועי צוות פנימיים. הנה כמה מהטובים ביותר לשימוש!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- עבודה וקריירה
- ניהול פרוייקט
- ניהול משימות
- כלי תכנון
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
