אם אתה עובד במשרד או מהבית, רוב הסיכויים שהרבה מהתפוקה שלך היא דיגיטלית, ולעתים קרובות זה בא עם משימות גוזלות זמן או חוזרות על עצמן שאתה עושה על בסיס יומי.
אולי שמעתם את המונח "עבודה חכמה יותר, לא קשה יותר", וכאן בדיוק נכנס לתמונה עקרון ה-DRY. DRY ראשי תיבות של Don't Repeat Yourself, והוא מתאר בדיוק כיצד ניתן לשפר את ניהול הזמן והפרודוקטיביות.
כיצד פועל עקרון היבש?
עקרון ה- DRY הוזכר במקור בספר המתכנת הפרגמטי, שפורסם ב-1999, ושימשו מתכנתים לייעול קוד. הנחת היסוד העיקרית מאחורי זה היא שבמקום לחזור ידנית על אותם זרימות עבודה שוב ושוב, אתה עושה את התהליך הזה לאוטומטי כדי לחסוך זמן.
על פני השטח, זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל יש הרבה משימות שעובדים חוזרים עליהם מדי יום. לדוגמה, כמה מיילים אתה מקבל וכותב על בסיס יומי? עבור כל אימייל שאתה שולח, אתה בעצם יוצר מחדש את אותו מבנה עם ניסוח מעט שונה, וזה גוזל זמן רב.
קָשׁוּר: כלי הדיווח הטובים ביותר למנהלי פרויקטים
עקרון DRY מחייב אותך לרשום את כל הפעולות שאתה נוקט בעבודה, אחת אחת. כדי להתאים לדרישה זו, תוכל לכלול משימות הנכללות בקטגוריות הבאות:
- לא מתוכנן, כגון הודעות נכנסות מלקוחות.
- אחריות חודשית ושנתית, כגון דוחות שנתיים או אחד לאחד.
- שגרה, או דברים שאתה עושה כל יום.
בעזרת רשימה זו, תוכל להתחיל להבין אילו מהם עובדים עם עקרון ה- DRY. שימו לב עד כמה כל אחד חוזר על עצמו, גוזל זמן ו/או מרתיע, ושימו לב לאלו. המתמודדים המובילים שלך יהיו נושאים חשובים לעקרון ה-DRY, ואתה יכול להתחיל לעשות אותם אוטומטית ככל שאתה יכול.
יהיו כאלה שלא תוכל לבצע אוטומציה מוחלטת, ובמקרים אלה, תוכל לייעל היבטים של האחריות.
צור תבניות עבור האימיילים שלך
אחת הדרכים הפשוטות ביותר וללא ספק הטובות ביותר להפוך את הפלט שלך לאוטומטי היא ליצור תבנית. כאמור, סביר להניח שרבות מהפעולות שאתה מבצע מסתמכות על אותו מבנה ספציפי, למשל, מיילים שנשלחו ללקוחות ודוחות חודשיים. בנק של תבניות מפחית את החזרות באופן משמעותי.
אתה יכול להפוך את הודעות האימייל שלך לאוטומטיות בשתי דרכים שונות. אתה יכול להשתמש באפליקציה כמו TextExpander, המאפשר לך לשמור קטעי טקסט ב- קיצורי מילים הכרטיסייה, וכשאתה הולך לכתוב את האימייל הבא שלך, פשוט הקלד את הקיצור שבו אתה רוצה להשתמש, וזה ייצור אוטומטית את הטקסט הזה. כמו כן, אתה יכול להשתמש בזה גם ב-Slack ובשירותי מסרים מיידיים אחרים.
קָשׁוּר: כיצד לבצע עותק או עותק מוסתר לעצמך באופן אוטומטי ב-Outlook וב-Gmail
לחלופין, אתה יכול להפוך את הודעות האימייל שלך לאוטומטיות בתוך האפליקציה. ב-Outlook 365, פשוט בצע את הפעולות הבאות:
- סמן את הטקסט שברצונך לשמור.
- לך אל לְהַכנִיס לשונית ולחץ חלקים מהירים.
- נְקִישָׁה שמור את הבחירה בגלריית החלקים המהירים.
- תן לזה שם ולאחר מכן לחץ בסדר.
- כאשר אתה רוצה להשתמש בו, עבור אל הכנס > חלקים מהירים ובחר את זה שאתה רוצה להשתמש בו.
עבור Gmail, תצטרך לוודא זאת תבניות מופעלים. פשוט עבור אל הגדרות > מתקדם > תבניות ולחץ הפעל > אישור. לאחר מכן, בצע את השלבים הבאים:
- בדוא"ל, סמן את הטקסט הרצוי.
- לחץ על שלוש הנקודות האנכיות באימייל שלך, עבור אל תבניות ולחץ שמור טיוטה כתבנית.
- לאחר מכן, כדי להשתמש בו, לחץ על הנקודות האנכיות באימייל, עבור אל תבניות ובחר את זה שאתה רוצה להשתמש בו.
צור תבניות לעבודה שלך
בדומה למיילים, אתה יכול ליצור תבניות כמעט לכל יצירה שתסיים. בין אם זה דוח, גיליון אלקטרוני, פרויקט או כל דבר אחר. המטרה היא להשתמש בכמה שפחות חזרות בכל פעולה, כך שתבנית מטפלת בזה בקלות.
למיקרוסופט ולגוגל יש מבחר עצום של תבניות שאתה יכול לבחור מהן, או שאתה יכול ליצור משלך. למרות שההתקנה הראשונית עשויה לקחת זמן, היא תחזיר את עצמה בטווח הארוך. באופן דומה, אם אתה מציג בקביעות מצגות, צור תבנית סטנדרטית שתוכל לחזור אליה ולערוך לפי הצורך.
קָשׁוּר: צור חשבונית מקצועית מאפס
הקפד לשמור את כל התבניות שלך במיקום מסוים כדי שתוכל להתקשר אליהן בעת הצורך. אם אתה מגלה שאחד מהם לא חוסך לך זמן, השתמש בטקסט מעבודות קודמות כדי ליידע את הכתיבה שלך.
הפוך את המשימות השגרתיות שלך לאוטומטיות
יש שפע של משימות שאתה עושה שחוזרות על עצמן בצורה מדהימה. החל מתזמון אירועים, כתיבת רשימת המטלות שלך, רישום הערות, שמירת קבצים ועוד הרבה יותר. למרות שהם עשויים לקחת לך רק כמה דקות לעשות, זה מצטבר במהירות, ומוריד את המיקוד שלך מהעבודה שלך.
זאפייר היא אפליקציה פנטסטית לייעול זרמי עבודה מרובים, שכן היא מאפשרת תקשורת בין היישומים שבהם אתה משתמש הכי הרבה, ושולחת נתונים להשלמת משימות. לדוגמה, אם אתה משתמש ב-Gmail וב-Google Drive, תוכל להגדיר זרימת עבודה שבה הקבצים המצורפים לדוא"ל שלך נשמרים אוטומטית ב-Google Drive שלך. זה מנתק את איש האמצע, כביכול.
כאשר אתה יוצר את החשבון החינמי שלך, פשוט בצע את הפעולות הבאות:
- משלך לוּחַ מַחווָנִים, נְקִישָׁה צור זאפ.
- לחפש עבור אפליקציה שבה אתה משתמש, שבה מתרחש אירוע, למשל, Gmail.
- תבחר אירוע טריגר, למשל, אתה מקבל אימייל.
- חבר את האפליקציה.
- בחר את האפליקציה שאליה תרצה שהנתונים יישלחו, כלומר, Google Drive.
- בחר את התוצאה, כלומר, שומר קובץ.
עם הגדרת ה-Zap שלך, תהליך זה יהיה אוטומטי לחלוטין.
עקרון ה- DRY כיסת
כשכל התהליכים האלה מתרחשים ברקע, הזמן שלך מתפנה, כך שאתה לא צריך לדאוג להשלים ידנית את קטעי העבודה החוזרים על עצמם. מכל כלי הפרודוקטיביות, עקרון ה-DRY הופך את עבודת ניהול הזמן ליעילה ביותר.
השתמש בזמן שיש לך עכשיו כדי למקסם את התפוקה שלך בעתיד, ותגלה שאתה יכול לנצל הרבה יותר מהיום שלך לדברים החשובים ביותר. תמיד יש דברים שאתה יכול ליישם עליהם את עיקרון ה-DRY, אז תסתכל על עומס העבודה שלך וראה מה אתה יכול להפוך לאוטומטי.
הנה כמה משימות יומיומיות שתוכל לבצע אוטומציה ללא קידוד ב-Zapier כדי לחסוך זמן ולהקל על החיים.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול זמן
- טיפים לפרודוקטיביות
- ניהול משימות
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם