כיצד להשתמש ב-Microsoft Teams, OneDrive ו-SharePoint ביחד לעבודה משותפת

ייתכן שתראה עלייה במספר אפליקציות סביבת העבודה השיתופיות לאחרונה. אם יש לך תוכנית עבור Microsoft 365, אינך זקוק לכלי עבודה מרחוק נוספים. כל מה שאתה צריך הוא Microsoft Teams, OneDrive ו-SharePoint לעבודה משותפת פרודוקטיבית וללא הסחות דעת בבית או במשרד.

במאמר זה, נדון כיצד Microsoft Teams, OneDrive ו-SharePoint יכולים לעזור לך עם ניהול משימות/מסמכים, שיתוף פעולה מרחוק וניהול שיחות.

צוותי מיקרוסופט לעבודה משותפת

Microsoft Teams צופה בגישה של 360 מעלות לשיתוף פעולה ותקשורת. אתה והצוות שלך יכולים פשוט לטפל בהיבטים רבים של הפרויקט ישירות מהצוותים. אתה יכול לעשות פגישות צוות, שיחות אחד על אחד, העברת הודעות, גישה לקבצים ולעבוד על באגים.

להלן התכונות החיוניות המוכוונות לעבודה שיתופית של Microsoft Teams המאפשרות לצוותים מרוחקים והיברידיים לפעול במלוא היכולות שלהם:

1. שיחות, פגישות והודעות טקסט

Microsoft Teams היא אפליקציה חזקה לשיחות צוות ופגישות. ניתן לתזמן פגישות בלוח השנה של Outlook עבור פגישות צוות של קבוצת צוות ספציפית.

כל חבר יקבל התראות אוטומטיות כך שאף אחד לא יפספס אף ישיבות פרויקט חשובות. צוותים גם מאפשרים לחברי צוות ממקומות מרוחקים להשתתף בפגישה באמצעות שיחות טלפון.

Microsoft Teams עוקב אחר פורמט השרשור עבור טקסטים קבוצתיים. משך את תשומת הלב של חברי הצוות על ידי תיוג אותם עם @ לחתום במהלך העברת הודעות.

2. שיתוף מסך

במהלך ישיבות צוות, לחץ על שתף תוכן לחצן כדי לשתף נכסים שונים של המחשב שלך. Microsoft Teams מאפשר לך לשתף:

• שולחן עבודה לשיתוף פעולה חלק עם מספר חלונות, חלונות קופצים, התראות ואפליקציות.
• חלון ספציפי שבו אתה צריך להתמקד בתוכן מסוים אחד ולשמור על פרטיות של פעילות שולחן העבודה.
• מצגות של PowerPoint. הקהל יכול לעבור בין השקופיות אם הוא רוצה.
• Microsoft Whiteboard לעיצוב UI/UX שיתופי, עיצוב מוצרים ועוד רבים אחרים.

3. צוותים ציבוריים ופרטיים

ערוצי צוות ציבוריים מאפשרים לך לשתף פעולה בחופשיות עם אנשי קשר חיצוניים. לדוגמה, צור קבוצות ציבוריות עבור מעצבים גרפיים, מפתחי אפליקציות כאשר אתה משתף פעולה עם המפתחים של הלקוח.

כאשר אתה עובד על משהו מחוץ לפרויקט של הלקוח, עדיף ליצור ערוץ צוות פרטי עבור חברי הצוות. אתה יכול לשתף קבצים, לדון ברעיונות ולקבל החלטות שהן מחוץ לתחום של הלקוח.

OneDrive לעבודה משותפת

OneDrive הוא שירות אחסון בענן של Microsoft עם אבטחת נתונים מעולה. הכלי מקל על חברי הצוות לגשת לקבצי פרויקט ולמסמכים מכל מקום.

כאשר אתה מגדיר צוות ב-Microsoft Teams, OneDrive הופך לאחסון ברירת המחדל בענן. אתה יכול לעשות שימוש בתכונות הבאות לעבודה משותפת בתוך הצוות או בין הצוותים:

1. אחסון וסנכרון קבצים

ניתן ליצור ספרייה משותפת עבור כל פרויקט. לאחר מכן, הוסף את חברי הצוות שצריכים לעבוד על הפרויקט. כעת, כל החברים יכולים לגשת לכל קבצים שאתה יוצר או מעלה בספרייה זו.

האפליקציות של OneDrive מסנכרנות את המכשיר שלך עם פלטפורמת הענן ושומרות אוטומטית את הקובץ האחרון בכונן המקומי. לכן, אתה והצוות שלך יכולים לעבוד על מסמכי פרויקט גם אם האינטרנט לא זמין לזמן מה. עם זאת, כל שיתוף פעולה בזמן אמת לא יהיה זמין כשהמכשיר שלך במצב לא מקוון.

2. שליטה בשיתוף ובגישה

אתה בשליטה מלאה על הנתונים שלך. אלא אם כן אתה משתף קובץ כלשהו בקבוצת Microsoft Teams או ספרייה משותפת של OneDrive, הקובץ שלך פרטי לחלוטין. אם אתה צריך לשתף קובץ כלשהו בדחיפות, פשוט גרור ושחרר את הקובץ לספרייה משותפת או לקבוצת Teams.

אתה יכול להגדיר בקרות גישה שונות עבור קבצי פרויקט ומסמכים. בואו ניקח בחשבון שאתם עובדים על בלוג ליום אבטחת המחשב הקרוב. אתה צריך השראה יצירתית מהצוות.

אתה יכול לשתף באופן ידני את קישור התוכן עם כמה חברי צוות ולא לשתף אותו עם כל הצוות שלא לצורך. לאחר מכן, תוכל להגביל הורדת תוכן, לספק גישה לסקירה בלבד וכן הלאה.

3. תיוג משתף פעולה

עורכי תוכן, מפרסמים, מנהלי פרויקטים יכולים להפחית את עומס המשימות שלהם על ידי יישום תיוג מסמכים. אם אתה עורך טיוטת בלוג וצריך שהכותב יוסיף כמה נתונים היסטוריים לתוכן, אתה יכול פשוט להזכיר אותם במסמך באמצעות @ סִימָן.

הכותב או יוצר התוכן יקבל מייל אוטומטי עם קישור לקובץ ותגובה. אין צורך לרדוף אחרי יוצר התוכן באמצעות אפליקציות הודעות או שיחות קוליות. זה חוסך לך ולצוות שלך הרבה מאוד זמן.

4. עריכה בזמן אמת

ניתן לצמצם את זמן יצירת התוכן ואישורו על ידי מעבר לעריכה בזמן אמת. עבור פרויקטים של תוכן בנפח גבוה, הצוות שלך צריך לאמץ גישה זו.

אתה וצוות הפרויקט שלך יכולים לפתוח את אותו קובץ Excel, Word או PowerPoint בדפדפן. כל השינויים שיוצרי התוכן, העורכים והמאשרים מבצעים יופיעו בפני כל שותפי העריכה.

SharePoint לעבודה משותפת

אתה יכול להשתמש ב-Microsoft SharePoint כפורטל האינטראנט המוגדר כברירת מחדל עבור כל פרויקט. אתה יכול לפרוס בצורה מאובטחת משימות, דוחות, זרימות עבודה ותוצרים של כל פרויקט באופן מקוון מבלי לנהל שום שרת אחורי.

להלן רשימה של תכונות של SharePoint שבהן תרצה להשתמש לעבודה משותפת עם כוח עבודה מרוחק לחלוטין או היברידי:

1. ניהול תוכן

אתה יכול לנהל נתוני פרויקט כמו מסמכים, קבצים, תמונות, נכסי עיצוב, אנשי קשר בטלפון, אנשי קשר בדוא"ל וסרטונים ללא מאמץ ב-SharePoint. ניתן ליצור פלחים נפרדים עבור כל קובץ באתר SharePoint.

אתה יכול להוסיף תוכנית חיפוש מבוססת מטא נתונים כך שחברי הצוות יוכלו לגשת בקלות לקבצים מכל מקום. משתמשים יכולים גם לגשת לקבצים מנייד מכיוון ש-SharePoint היא אפליקציה רספונסיבית לנייד.

2. אתר תקשורת

אתה יכול להשתמש ב-SharePoint לתקשורת חזותית. לדוגמה, צור אתרי תקשורת שונים באינטראנט שלך עבור קהלים כמו חברי צוות, לקוחות, ספקים וכן הלאה.

כעת, תוכל לפרסם עדכונים לגבי פרויקט, מוצר או שירות לאתרים הנ"ל בלחיצה אחת. אתה יכול להשתמש באתרי תקשורת ב-SharePoint כדי לפרסם לוחות מחוונים של סטטוס הפרויקט ולאסוף הערות מהלקוחות שלך.

אתרי SharePoint גם מאפשרים לך להוסיף אירועי לוח שנה, קווי זמן ומשימות לניהול פרויקטים בקלות.

3. שיתוף ובקרת הרשאות

אתה יכול להגדיר חוקים ורמות שיתוף שונים ב-SharePoint. לדוגמה, חברי צוות יכולים לקבל גישת עריכה, משתפי פעולה חיצוניים מקבלים גישת צפייה, ולקוחות מקבלים שליטה מלאה על אתר פרויקט ב-SharePoint.

ישנם בקרות הרשאות שונות באתרי SharePoint שאתה יכול למנף לגישה קלה לתוכן עם אבטחה מתאימה במקום. אתה יכול לבחור בין שליטה מלאה, עיצוב, עריכה, תרומה וקריאה.

שיתוף פעולה פרודוקטיבי ובמחיר סביר

השימוש בכל תכונות העבודה המשותפות הללו של Microsoft Teams, OneDrive ו-SharePoint הוא קל.

עכשיו אתה יכול להתחיל עם משימות פרויקט, ניהול מסמכים, לוח ציור בזמן אמת ושיתוף פעולה בצוות מכל מקום.

9 הדרכים הטובות ביותר לנהל את הצוות שלך ב-Microsoft Teams

עם Microsoft Teams, אתה יכול ליצור תוכנית, לארגן עבודה ולשתף פעולה בצורה חלקה כמנהיג צוות. הנה כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל!

קרא הבא

על הסופר