הכנה 1 לעולם אל תתכנן פגישה ללא מטרה. אם אתה יכול להשיג את מה שאתה צריך להשיג באמצעות דואר אלקטרוני או תזכיר, עדיף שתחסוך לעצמך ולעמיתיך קצת זמן. 2 התחל בפריט פעולה מרכזי אחד, המטרה הסופית של הפגישה. מהי המטרה או התוצאה הרצויה שלך? למה אתה מתכנס? מה שצריך להיעשות? 3 לאחר שקבעתם את מטרת הפגישה, חשבו קצת על סוג הפגישה שיהיה הכי טוב - אחד על אחד? מפגש בין שני צוותים קטנים? או פשוט אתה, המנהיג, מדבר עם כמה שחקני מפתח על תוכנית המשחק שלך? 4 לאחר שהחלטת על המיקוד העיקרי שלך, תאר את כל מה שצריך לקרות לתמיכה בתוצאה זו. פשט את התוכנית בכללותה לפריטי פעולה קטנים יותר; הכל קונקרטי, מוחשי וניתן להקצאה לקבוצה. 5 משרדים רבים כבר פועלים מרחוק ומשתמשים באפליקציות פגישות וירטואליות נפוצות כמו Zoom, Skype או Google Meet. אם אתה או החברה שלך חדשים בעולם של חללי פגישות מרוחקים, ערכו מחקר ובחרו את אפליקציית הפגישות הווירטואלית הטובה ביותר עבור הצרכים שלכם. 6 החלט כמה זמן הפגישה שלך צריכה להימשך; ככלל, הפגישה שלך לא צריכה להימשך יותר משעה. צור לוח זמנים פשוט למשך הפגישה שלך, חלק את הזמן הכולל שלך שהוקצב לבלוקים ברורים ומוגדרים, שכל אחד מהם מוקדש למשהו ספציפי. 7 במקרה של פגישה שבאמת צריכה לעלות על שעה, הפסקה קצרה באמצע עשויה להתאים. קבע חמש דקות אם זה אמור להיות טווח ארוך. 8 אם המשרד הביתי או אזור העבודה שלך עדיין לא מצויד לפגישה וירטואלית, ודא שהדברים יהיו בצורת ספינה לפני יום הפגישה שלך. רקע בהיר, ניטרלי ומקור חזק של תאורה, שניהם יוצרים תמונה ממוזערת מקצועית. 9 הכן מבעוד מועד דף סדר יום שאליו הנוכחים יוכלו להתייחס בזמן שאתה מנהל את הפגישה הוירטואלית שלך. גיליון זה יעזור להם להישאר איתך בזמן שאתה מדבר; זה גם יעזור לך להבהיר את החזון שלך לפגישה ולארגן את המחשבות שלך. 10 מצגת שקופיות רשמית או מצגת PowerPoint עשויה גם לחסוך זמן, במיוחד אם יש לך הרבה עובדות, נתונים סטטיסטיים או מספרים לחלוק במסגרת זמן מוגבלת זו. 11 אם ניתן לשתף משאב בצורה דיגיטלית, תמיד יהיה מהיר יותר לספק רשימה של היפר-קישורים, תיעוד ו הפניות לצוות שלך מאשר ללמד אותם את כל מה שהם צריכים לדעת במהלך הפגישה עצמו. אם נדרשת אימון מעורב יותר, יש לקבוע זאת בנפרד ובקבוצות, במידת האפשר. 12 זהה כל מחסומים ולא ידועים שאתה עדיין עובד דרכם בעצמך. במידת הצורך, תכנן מעט זמן לדיון פתוח. הגדר כמה אפשרויות שונות לשאוף אליהן אם הדרך הלאה לא ברורה. 13 תן לעצמך רשימת בדיקה להתייחס אליה לאחר שנתת את השיח שלך. זו צריכה להיות רשימה של כל מה שאתה צריך להעביר לצוות שלך, כמו גם פריטי הפעולה שלך וכל מה שמוביל אליהם מבחינה לוגיסטית. הוראה זו מבטיחה ששום דבר לא יישכח באותו הרגע.
מזמין 14 העריכו את רשימת פריטי הפעולה שלכם ודמיינו את הצוות שאתם צריכים לבנות על מנת לטפל בהם ביעילות וביעילות. מי צריך להשתתף? מהי הסיבה של כל משתתף להיכלל? 15 הזמן רק את מי שאתה צריך. אמנם אינך אמור להרגיש מוגבל למספר ספציפי כזה או אחר, אך תמיד משתלם לשמור על רשימת האורחים שלך קצרה ככל האפשר מבלי לשכוח אף אחד חשוב. 16 הזמן את רשימת המשתתפים שלך זמן רב מראש במידת האפשר. פגישות ברגע האחרון הן בסדר בעת הצורך או במקרה חירום; עם זאת, כאשר מתכננים פרויקטים מורכבים ומאורגנים יותר, המחשבה שלך צריכה להיות תמיד כמה שבועות קדימה. היום של 17 לפני שתתחיל, נקה את האזור שלך מהסחות דעת אפשריות, במיוחד אם אתה מכוון מהבית. 18 אכלו מראש ארוחת צהריים או חטיף מהיר ושתו לצדכם כוס מים. 19 בדיוק כמו בכל מפגש מקצועי אחר, המראה שלך צריך להיות מנומס וידידותי למשרד. 20 בדיקת מיקרופון, מצלמה ו-Wi-Fi לפני הפגישה שלך היא אחת הדרכים למנוע שיהוק טכני מצער במהלך המופע. אם אתה משתמש במחשב נייד, וודא שאתה מחובר לחשמל, מוצף ומוכן לרעש. 21 מצלמת האינטרנט שלך אמורה לפגוש אותך בגובה העיניים. נסה לסחוט את החלון פנימה כמה שיותר קרוב לעין של מצלמת האינטרנט. אתה רוצה לשמור על הפיד שלך נוח לצפייה עבור אלה שאתה תיפגש איתם. קשר עין עוזר. 22 אם אתה עצבני או שמעולם לא השתתפת בפגישה מקוונת מרחוק, תרגל במצלמה מראש מבלי שאף אחד יצפה. סביר להניח שהחיוך שלך על המסך ייראה וירגיש שונה בהרבה מהחיוך האמיתי שלך; רגש במצלמה הוא מיומנות, אבל אחרי כמה פגישות וירטואליות, אפילו לא תצטרך לחשוב על זה. 23 השתיק את הטלפון שלך; כבה את הודעות שולחן העבודה וכל דבר אחר שעלול לעשות רעש במהלך הפגישה. במידת האפשר, קבע זמן ממש לפני הפגישה כדי לענות על הודעות של הרגע האחרון או לעשות צ'ק-אין עם כל דבר חשוב שאתה עוקב אחריהם באופן פעיל. 24 כדאי שתהיה לך אפליקציה לרישום הערות או פנקס נייר ועט בהישג יד להערות ומשימות מהירות. אתה צריך להיות נוכח, מעורב ומתעניין במי שמדבר ובכל מה שנאמר. בְּמַהֲלָך 25 אם אתה מארגן הפגישה, צא מהר למרדף. התחילו במהירות ובדייקנות ואמרו את מה שצריך להיאמר לפני שאתם מחדדים את פריט הפעולה הראשון שלכם. 26 במידת הצורך, ייתכן שיהיה עליך להקצות למישהו להקליט את הפרוטוקולים של הפגישה. סוגים מסוימים של תוכנות שיתופיות באמת יוכלו לעשות זאת עבורך. תיעוד הוא הדרך המהירה ביותר לתפוס את מי שלא נוכח במהירות, והוא שומר על כל המעורבים באחריות למה שנאמר ושותף בפועל. נסה לא לדלג על זה, אם אפשר. 27 בהתאם לגודל ולאופי הפגישה, ייתכן שההיכרות תתאים. קבע גוש זמן ייעודי להכרות בתחילת הפגישה שלך במידת הצורך. 28 הקצאת תפקידים לכל פריט פעולה תהיה כמובן אחד החלקים החשובים ביותר בכל פגישה וירטואלית. שוב, כדאי שתדעו כבר מהם התפקידים הללו ומי ימלא אותם לפני תחילת הפגישה. 29 קבע ציר זמן, ועשה זאת חזותית, אם אפשר. תודיע לכולם מתי תיגע בבסיס הבא. הקצה מועדים בצורה חכמה. התחילו מספיק זמן מראש כדי שלכולם יהיה די והותר זמן להצליח. 30 צמצמו למינימום פטפוטים חסרי מטרה, במיוחד בתחילת הפגישה. לאחר שצברת קצת תאוצה, בדרך כלל לא תצטרך להמשיך בניהול המיקרו. 31 סיכום קצר בסוף, סקירת כל תפקיד ומטרה, היא אחת הדרכים לחזק את תוצאת הפגישה. 32 לפני שהפגישה תידחה, ודא שכולם עוזבים את השולחן עם כל מה שהם צריכים כדי להתקדם. כל אחד צריך לדעת את תפקידו ומה מצופה ממנו לפני החתימה. חשבו כמה דקות בסיום כדי להעלות שאלות ולנקות את האוויר מכל בלבול. 33 אם נשאר לך זמן בקצה האחורי ואף אחד לא אומר כלום, התקשר אליו מוקדם. אשר שכולם באותו עמוד והמשיכו הלאה עם היום. לאחר 34 אם הוקצה לך פריט פעולה בעצמך או על ידי מפקד, קפוץ עליו. התחל לעבוד על פריטי פעולה לטווח קצר באופן מיידי. התחל לתכנן דברים יותר רחוקים מהקו. 35 אם עדיין אין לך אחד כזה, יומן קבוצתי חדש עשוי להיות דרך נוחה אחת לתכנן פגישות עוקבות בעתיד. זה יעזור במיוחד אם הצוות הזה ישתף פעולה לעתים קרובות, לפחות בעתיד הנראה לעין. 36 אם אתה ממלא אחר הוראות או פקודות, עקוב אחר כל בעיות שאתה נתקל בהן או שאלות שעולות. פניות לא דחופות בדרך כלל יכולות להידחק לרשימה שתוסיף אליה תוך כדי תנועה. כמובן שאם אתה ממש תקוע, אתה תמיד צריך להושיט יד לאחור מיד כדי לעמוד על הרגליים. 37 זכור את כל ה"ניצחונות" שלך, אפילו דברים קטנים, לפני שאתה באמת משלים את פריט הפעולה שלך בכללותו. הם דרך מצוינת לעקוב אחר ההתקדמות שלך ועשויות לספק דחיפה מורלית נחוצה ברגעים של תסכול. 38 ככל שאתה ועמיתיך מתקדמים, יעדים ואתגרים חדשים יצוצו מהאופק. תפקידים יתפתחו ויעדים חדשים יציגו את עצמם - כדי לשמור הכל ביחד בזמן אמת, קו תקשורת פתוח הוא חיוני. כאשר חבר צוות מצליח, הוא צריך לדעת מה הלאה עבורו. תמיד תן לכל אדם משהו לעשות ולאן ללכת. עתיד 39 מעקב אחר הכל. אם אתה מתזמן את המאמץ, בדוק שוב לעתים קרובות ככל שיידרש, במיוחד אם נראה שמישהו מתקשה. 40 חשבו על הפגישה בזמן שלכם. מה הלך טוב? מה נגרר? שקול מה מתאים לך ולצוות שלך ומה לא. עשה מה שאתה יכול בעתיד כדי לא ליפול לאותן המהמורות.
5 אפליקציות חוסכות זמן לקיים פגישות טובות יותר הן באינטרנט והן במצב לא מקוון
בין אם מדובר בווירטואלי ובין אם באופן אישי, ניתן לבלות את זמנכם ביעילות ובפרודוקטיביות יותר אם תשתמש בכלים הנכונים לארגון ולניהול פגישות.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם