כיצד לכתוב הצעה לפרויקט

ייתכן שאתה עובד שרוצה שההנהלה תפעל לפי הרעיונות שלך, בעל עסק קטן שמנסה לעזור ללקוח שלך בדרכים מסוימות, או סטארט-אפ שמוכן לגייס כסף ממשקיעים.

דבר אחד שאתה חייב לעשות בתהליך הוא לכתוב הצעת פרויקט כדי לקבל אישור למטרה טובה יותר. כך אתה מקבל את המשאבים, הכלים או התקציב החיוניים כדי להמיר את הרעיון שלך למשהו יוצא דופן.

אז בואו נבין איך לכתוב הצעת פרויקט שמקבלי ההחלטות אוהבים ומאשרים.

מהו הפורמט האידיאלי של הצעת פרויקט?

לפני שניכנס לדקויות של כתיבת הצעת פרויקט, בואו נזרוק תחילה קצת אור על ההגדרה שלה.

מסמך שבו אתה משתמש כדי להציע פרויקט ולהסביר את מטרתו, תוצאותיו והתוכנית המפורטת להשגת יעד זה נקרא הצעת פרויקט.

להלן פורמט הצעת הפרויקט שעליך לעקוב אחרי הגשתה לרשויות גבוהות יותר.

1. כיסוי גיליון

הדבר הראשון שאתה צריך הוא גיליון שער כדי לכתוב את כותרת הפרויקט שלך. אחריו מופיע תוכן העניינים בעמוד הבא כדי להקל על הסריקה במסמך.

2. תקציר מנהלים

הדבר השני בהצעת הפרויקט שלך צריך להיות תקציר המנהלים. עליך לכלול את הנקודות החשובות ביותר שההנהלה תרצה לדעת על הפרויקט שלך. לדוגמה:

• הבעיה שתפתור.
• הפתרון שהצעת לבעיה זו.
• מתווה התוכנית שלך.
• התוצאה של הפרויקט הזה.

לאחר מכן, סכם הכל במסקנה בסוף הסיכום שלך.

3. תיאור פרויקט

זה יהיה החלק הגדול ביותר בהצעת הפרויקט שלך, שבו תדון בהכל.

רקע כללי: בחלק זה, אתה מדבר על הפרויקטים שעשית בעבר, התוצאות שהשגת, ומדוע אתה האדם או הצוות הנכון לעבוד על הפרויקט הזה. כדי להדגיש את הנקודה שלך, אתה יכול להוסיף איך אתה יכול להפוך את הפרויקט להצלחה בהתבסס על הלקחים שלמדת מהמטלות הקודמות שעבדת עליהן.

תוכנית עבודה בפרויקט: כאן, אתה יכול לתאר את התהליך שלב אחר שלב של האופן שבו אתה מתכוון לפתור את הבעיה הספציפית שאתה מטפל בה.

קָשׁוּר: הטיפים הטובים ביותר כדי לגרום לדוחות הפרויקט שלך לבלוט

דרישות הפרויקט: בחלק זה, אתה מתאר את התקציב, המשאבים או הכלים הדרושים לך כדי להשלים את הפרויקט. במידת האפשר, תוכל גם לתאר לאן ילך הכסף או אילו משאבים או כלים תזדקק לאיזו משימה.

הרשאה/ ניטור פרויקט: זה המקום שבו אתה מתאר מי יהיו מקבלי ההחלטות בפרויקט, ואיך הארגון או הצוות שלך יפקחו על הכל.

4. קבצים מצורפים

לבסוף, זה המקום לכלול את החומר הנוסף שלא כלול בהצעה. זה יכול להיות נתונים חשובים או פרטים אחרים שההנהלה יכולה להשתמש בהם כדי לברר יותר על הפרויקט שלך והדרישות שלו.

איך לכתוב הצעה טובה לפרויקט

עד כמה שחשוב לדעת להציע הצעה בפורמט הנכון עם מידע נכון, היא גם חייבת להיות משכנעת כדי לקבל אישור. אז הנה כמה נקודות שאתה צריך לשקול להתחיל עם הצעת הפרויקט שלך.

• לפני שאתה כותב משהו, וודא שאתה מכיר את הקהל שלך. גלה לאילו מונחים הם מהדהדים, איזה סוג של טון יהיה טוב יותר עבורם, ואז כתוב דברים בהתאם.
• התמקדו במשלוח. ודא שאתה מעביר הכל בצורה משכנעת בבהירות ובפשטות.
• כדי למנוע כל בלבול, הימנע משימוש ביצירתיות שלך בפורמט. במקום זאת, בצע את השיטה המקובלת. אם כי, אם ההנהלה שלך כבר נתנה לך פורמט, וודא שאתה פועל לפי זה בקפדנות.
• סוף כל סוף, ערוך והגהה את הצעת הפרויקט שלך כדי להרתיע כל שגיאות הקלדה או דקדוק.

מהם שבעת החלקים בהצעת פרויקט?

כעת, לאחר שדנו באיזה פורמט עליך לעקוב בזמן כתיבת הצעת הפרויקט שלך ובדרכים שונות להפוך אותה לשכנעת. בואו נבין אילו חלקים עליכם לכלול בהצעת הפרויקט שלכם.

1. בְּעָיָה

בסעיף זה, אתה מתאר את הבעיה שאתה מטפל בה או את מטרת הצעת הפרויקט שלך.

אם כי, כשאתה כותב את זה, זכור שהאנשים שאתה פונה אליהם עסוקים. לכן, וודא שאתה מציג הכל בצורה ברורה, תמציתית ומבוססת על עובדות מוצקות. אם אפשר, הימנע מהוספת דעותיך והגדלת אורך הקטע.

2. פִּתָרוֹן

בסעיף הפתרון שלך, במקום לציין את המובן מאליו, הבלוט בו על ידי הסבר בדיוק כיצד תטפל בבעיה הזו ומדוע תצליח.

כדי להשפיע יותר, התמקד בנקודת המבט של מקבלי ההחלטות (או הקוראים שלך). סיעור מוחות על מה הם בטח חושבים בזמן הקריאה, מה הם עשויים לרצות לדעת אחר כך, או איזו שאלה הם עשויים להעלות לאחר קריאת פרט זה או אחר. לאחר מכן תוכל לכתוב זאת על סמך מה שאתה לומד.

בנוסף, גבה הכל בעובדות ובמחקר.

3. יעדים

כאשר אתה מטפל בבעיה או מצפה להשגת תוצאות מסוימות, אתה מבטיח הצלחה על ידי הגדרת היעדים. וזה מה שתעשה בסעיף הזה - הגדירו יעדים SMART (ספציפיים, ניתנים למדידה, ניתנים להשגה, מציאותיים ובזמן).

זכור, היעדים שלך חייבים להדגיש את איכות ההצעה שלך. אחרי הכל, הם דרך לשכנע את ההנהלה שלך שזה בר ביצוע ויכול לפתור את הבעיה שאתה מטפל בה.

4. משלוחים

התוצרים הם קריטריונים להצלחה, המתארים להנהלה מה יושג פרויקט זה וכיצד הוא יצליח. הקפד לבצע גם את אלה בזמן, בדיוק כמו היעדים שלך. לדוגמה, X% יותר מכירות בעונת החגים.

5. תוכנית ואסטרטגיות

לאחר מכן, אתה מתאר איזו גישה תנקוט כדי להשיג את היעדים ולהשיג את התוצרים הללו. כלול תהליך שלב אחר שלב ודון באסטרטגיות שתיישם כאן בפירוט.

בנוסף לכך, הדגימו מדוע גישה זו תהיה רלוונטית ויעילה.

6. תקציב הפרויקט

תאר את עלות הפרויקט כולו. כמה מימון תזדקק, אילו משאבים וכלים תצטרך? הקפד לדון בכל הפרטים.

7. סיכום

לבסוף, עטפו הכל - הבעיה, הפתרון, הרעיונות שלכם, היתרונות של הפרויקט וכל השאר בחלק זה. הקפד להדגיש את העובדות כדי לאשר את הצעת הפרויקט שלך.

מהם הסוגים השונים של הצעות פרויקטים?

התבקש רשמית

כאשר הלקוח שלך מגיש בקשה בכתב או רשמית לפרויקט, אתה מגיש הצעה רשמית שהתבקשה. הצעה זו היא הקלה ביותר לכתיבה, מכיוון שאתה יודע בדיוק מה הלקוח הפוטנציאלי מחפש בפרויקט, מה לכלול ואיזה פורמט לעקוב.

התבקש באופן לא רשמי

הצעת הפרויקט הזו קשה יחסית, שכן בניגוד לקודמתה, הבקשה המוצעת כאן היא מילולית או בהכרח בלתי פורמלית. אין לך מפרט לגבי מה לספק, אז אולי תצטרך לעשות קצת מחקר.

לְלֹא הַזמָנָה

הצעות פרויקט אלו הן הקשות ביותר לכתיבה. הם כמו התנדנדות קרה. אתה מגיש אותם כאשר אתה מוצא לקוח שאולי צריך לפתור בעיה כלשהי.

אם אתה עובד על סוג זה של הצעת פרויקט, יש לך הרבה מחקר ושכנוע לעשות.

הֶמְשֵׁך

הצעות המשך לפרויקט נכתבות כעדכון של הפרויקט שכבר אושר. כאן אתה מציין את השלבים, התקציב וכל דרישה, ומבקש מהם לאשר את המשך התוכנית.

אם הלקוח שלך צריך שינויים גדולים בפרויקט, זה הזמן שהם יגישו את הבקשה הזו.

משלים

אם אתה עובד על פרויקט, ואתה מגלה שאולי אתה זקוק ליותר משאבים ממה שהערכת, אתה כותב ומגיש הצעה משלימה לפרויקט. זה כולל את הבקשה לתוספת משאבים, ומסביר בדיוק למה אתה צריך אותם וכמה זמן ייקח להשלים את הפרויקט.

הִתחַדְשׁוּת

אם השלמת כמה פרויקטים בהצלחה עבור לקוח, ועכשיו אתה רוצה תמיכה נוספת כדי להמשיך אותם, אתה כותב הצעת פרויקט חידוש.

ההצעה לפרויקט הפכה לקלה יותר

כתיבת הצעת פרויקט עשויה להיראות כמו משימה מאיימת, אבל אם יש לך את המידע הנכון, זה נהיה קל יותר להתחיל איתה.

ועכשיו, כשאתה יודע לכתוב הצעה עם הפורמט, ההכללות והאיכות הנכונים כדי לקבל אישור, אתה מוכן! קדימה כתוב את הצעת הפרויקט הראשונה שלך.

8 הסוגים הטובים ביותר של דוחות ניהול פרויקטים שכדאי להכיר

בין אם אתה מנהל פרויקט או חלק מצוות ניהול פרויקטים, אתה צריך לדעת על סוגי הדוחות הנפוצים ביותר. הנה כמה מהם!

קרא הבא

על הסופר