מחקרים הראו שוב ושוב כי שתיים מהסיבות העיקריות לכך שעובדים עוזבים את עבודתם כוללות חוסר הכרה מהבוס שלהם, ולא מספיק תקשורת. כדי לפתור את זה, שיתוף פעולה הוא המפתח.
קיום משאב יעיל לשיתוף רעיונות במקום העבודה שלך יכול לשפר את מעורבות העובדים, ולפתוח את הקרקע לחדשנות. כאן אנו מסתכלים כיצד ניתן ליצור משאב מסוג זה, וכיצד לגרום לו לעבוד בפועל.
מדוע כדאי ליצור משאב לשיתוף רעיונות
בין אם אתה מנהל ובין אם לא, קיים מקום מרוכז ונטול שיפוטיות לקידום שיתוף רעיונות אומר שאנשים נוטים יותר לתרום. זה גם שימושי לצוות לדעת שהם מוזמנים להציע הצעות, וזה מעודד.
במובנים רבים, למשאב שיתוף רעיונות המשמש היטב יש יתרונות רבים, כגון:
- זה קל לשימוש ונצחי.
- עוזר לעמיתים שקטים יותר להציע הצעות מחוץ לישיבות הצוות.
- כל אחד יכול להוסיף לו, ללא קשר לזמני המשמרות.
- אתה יכול לעשות את זה אנונימי.
- מספק תיעוד היסטורי של דברים שכבר הועלו.
קָשׁוּר: הכלים הטובים ביותר ליצירת לוחות חזון
עם זאת, כדי שזה יעבוד, המשאב צריך להיות מנוהל היטב. זה כולל התייחסות לרעיונות של אנשים, איסוף המידע והפעלתם במידת הצורך. העובדים יתפסו מהר אם זה יטופל כאל תרגיל, והתרומות של כולם יורדות או מתעלמות.
אם תעשה את זה נכון, יהיה לך בנק אינטראקטיבי של רעיונות ומשוב שאתה יכול להסתמך עליהם כדי לבצע שיפורים. כמו כן, עמיתיך ירגישו שמקשיבים להם ועשויים לשפר את הביטחון של הצוות בתפקידם.
אפליקציות הודעות מיידיות לקלות שימוש
אחת הדרכים הפשוטות ביותר ליצור משאב לשיתוף רעיונות היא להשתמש ביישומים או בשירותים להודעות מיידיות. סביר להניח שכולם כבר משתמשים באחד מהיישומים הללו בעבודה, כך שיש לו את הבונוס הנוסף שהוא מוכן לשימוש.
כמה דוגמאות טובות ליישומים שבהם אתה עשוי להשתמש כוללות רָפוּי ו צוותי מיקרוסופט. אתה יכול ליצור ערוץ ייעודי המשמש אך ורק לשיתוף רעיונות ולהזמין אליו את הצוות שלך.
מכיוון ששתי האפליקציות הללו מאפשרות לך להעלות ולהצמיד קבצים לערוץ, אתה יכול אפילו להוסיף גיליון אלקטרוני כדי לאסוף את המידע ולנהל אותו באופן רשמי. בנוסף, מכיוון שהודעות מיידיות מתרחשות בזמן אמת, אתה יכול להפוך אותו לאינטראקטיבי על ידי הצגת נושאים וייזום דיונים.
קָשׁוּר: טיפים לפרודוקטיביות לעבודה ברפיון
שימוש בגישה זו מתאימה בדרך כלל לצוותים קטנים יותר שכולם עובדים בו זמנית, למשל, עבודה סטנדרטית של תשע עד חמש. זה אך ורק בגלל התפקוד של הודעות מיידיות, ויכול להיות אידיאלי בתרחיש זה.
עם זאת, החסרונות של שימוש בשיטה זו הם:
- זה יכול להפוך במהירות לבלתי ניתן לניהול אם נעשה בו שימוש תכוף.
- תצטרך לחפש רעיונות רבים בטקסט.
- שמות המשתמש של כולם גלויים בדרך כלל, אז זה לא אנונימי.
- אתה לא יכול בקלות למתן את זה.
- הצוות יכול להרגיש לחוץ לתרום ועלול להרגיש עזוב אם לא ישתתף.
צור לוח רעיונות דיגיטלי
לוח דיגיטלי מספק מרחב מקוון לכל הקולגות שלך להתבונן ולהוסיף בזמן שלהם. תחשוב על זה כעל לוח מודעות שכולם יכולים לראות בכל פעם שהם עוברים ליד.
יישום נהדר עבור זה הוא משוט, מכיוון שהוא מספק מספר תבניות שאתה יכול לבחור מהן כדי להתחיל את לוח שיתוף הרעיונות שלך. Padlet הוא ידידותי להפליא, והוא תואם כמעט לכל סוג קובץ. זה מועיל אם אנשים רוצים לספק תמונות או מסמכים במגרשים שלהם, או אם הם רוצים להשתמש בהערות קוליות.
עם חשבון חינמי, פשוט צור את ה-Padlet שלך (לוח), תן לו כותרת והוסף תיאור, והוא מוכן לשימוש. כדי לשתף אותו, לחץ על לַחֲלוֹק כפתור בפינה השמאלית העליונה של המסך. העתק את הקישור ללוח ושלח אותו לצוות שלך. אתה יכול לשחק בהגדרות כדי לעשות תרומות אנונימיות, ולהחליט מי יכול לערוך את הלוח.
קָשׁוּר: כיצד Padlet יכול להקל על תכנון ושיתוף פעולה
כאשר עובד כן רוצה להוסיף את הרעיון שלו, הוא רק צריך ללחוץ על ועוד סימן, שייצור סיכה חדשה על הלוח שהם יכולים להקליד וללחוץ לְפַרְסֵם. Padlet גם מאפשר לאחרים להגיב על כל סיכה, ולכוכב מועדפים, אם ברצונך להוסיף תכונה זו. המידע יתווסף בזמן אמת, ותוכל לארגן אותו כך שיתאים להעדפותיך.
עם זאת, זה יכול להציב כמה בעיות, כגון:
- תצטרך להבטיח שאנשים יסמנו את האתר או הורידו את האפליקציה לשימוש מתמשך.
- השימוש בו עם צוותים קטנים יותר עשוי לומר שהוא נראה דליל.
- זה יכול להרגיש לא אישי וחסר מרכיבי דיון.
השתמש בקבצי Google לשיתוף רעיונות מאורגן
אם אתה רוצה שהצוות שלך ישתף רעיונות, אבל גם רוצה להבטיח שהוא יישאר מאורגן ככל האפשר, אל תחפש רחוק יותר מ-Google Docs ו-Sheets. תלוי אם אתה מעדיף גיליון אלקטרוני או מסמך Word, זה עשוי להיראות קצת אחרת, אבל אתה יכול לבנות אותו בדיוק איך שאתה רוצה.
קבצי Google מציעים יכולות שיתוף שאין מתחרים בהן ומאפשרות למשתמשים לבצע עריכות במקביל למישהו אחר. המשמעות היא ש-Google Sheet או Doc תמיד פתוחים לעסקים, ואנשים יכולים לבחור אם להישאר אנונימיים או לכלול את שמם.
קָשׁוּר: צור והתאם אישית תרשים עוגה ב-Google Sheets
היתרון הגדול ביותר בשימוש במדיום זה הוא שאתה יכול לשלוט באיזה מידע יתווסף באמצעות כותרות ורשימות נפתחות ספציפיות. לדוגמה, ב-Google Sheets, כותרות הטבלה שלך עשויות לכלול:
- שֵׁם
- אזור הצעות (ייתכן שיש בו תפריט נפתח עם אזורי שירות).
- מה הרעיון או ההצעה שלך?
- סיבה לרעיון או להצעה שלך.
- תגובה מההנהלה.
לאחר מכן תוכל להשתמש במשאב שיתוף הרעיונות שלך כדי לאסוף נתונים, להפיק דוחות ולעדכן את כולם בהתקדמות הרעיון שלהם.
החסרונות של שימוש בקבצי Google כמשאב רעיון הם:
- גיליונות אלקטרוניים ומסמכים יכולים להרגיש מונוטוניים וכמו "אחריות נוספת" על הצוות.
- יש לו תכונות דיון מוגבלות.
- זה מביא לגישה מלמעלה למטה לחדשנות.
- הצוות יצטרך לסמן אותו ולזכור להשתמש בו.
שיתוף רעיונות נעשה בקלות
עם ההצעות לעיל כיצד ליצור משאב לשיתוף רעיונות בין עמיתים, תצטרך לקבל החלטה איזו גישה מתאימה לצרכי הצוות שלך. אתה יכול אפילו לבחור להשתמש בשתי מהשיטות שהוזכרו. הדבר החשוב הוא שזה ירגיש כמו מאמץ משתלם.
זה יכול למקסם את העניין של הצוות בפיתוח החברה, ותהיה לך שפע של תובנות כיצד ניתן לשפר דברים. הצוות שלך הוא המשאב הגדול ביותר שלך, אז וודא שאתה מנצל את הידע והניסיון שלהם על ידי מתן מקום עבורם לחלוק אותו.
להרגלים היומיומיים שלך יש השפעה עצומה על יום העבודה שלך. הנה כמה הרגלים מרוחקים שהורסים את הפרודוקטיביות שלך, וכיצד לתקן אותם!
קרא הבא
- עבודה וקריירה
- פִּריוֹן
- כלי שיתוף פעולה
- יכולות ניהול
- טיפים למקום העבודה
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם