אתה תמיד רוצה שיהיה לך את הנתונים העדכניים ביותר זמינים אם אתה עורך מצגת. כך תוכלו להבטיח שהשקופיות שלכם מדויקות ומשקפות את המציאות בשטח.
עם זאת, יש מקרים שבהם אתה צריך ליצור מצגת מכיוון שהקולגות שלך עדיין אוספים נתונים. איך אתה יכול להבטיח שכל שינוי שהם מבצעים במסד הנתונים של Excel ישתקף בשקופית ה-PowerPoint שלך?
כאן נכנסת לתמונה הפונקציה Paste link. הנה איך להשתמש בו כדי להבטיח שתמיד יש לך את המידע העדכני ביותר של מסד הנתונים והתרשים על המצגת שלך.
כדי לקשר את טבלת ה-Excel שלך למצגת שלך, היא תחילה חייבת להתקיים. אם הקולגות שלך עדיין לא יצרו אותה, תוכל ליצור טבלת מציין מיקום שתוכל לבחור ולהעתיק ולאחר מכן לבקש מחברי הצוות שלך לעדכן את התוכן שלה. לאחר שסיימת את הנתונים הראשוניים, בצע את השלבים המפורטים להלן.
- בחר את הטבלה שברצונך להעתיק למצגת שלך.
- לחץ על עותק או לחץ Ctrl + ג (פקודה + ג עבור משתמשי Mac).
- לִפְתוֹחַ Microsoft Powerpoint.
- פתח את מצגת הקבצים עליה אתה עובד אם כבר יש לך כזו; אחרת, לחץ על מצגת ריקה.
- בשקופית ריקה, עבור אל סרט תפריט הבית.
- הקלק על ה חץ למטה תחת סמל הדבק.
- בחר הדבק מיוחד...
- בחלון הדבק מיוחד, בחר את הדבק קישור כפתור רדיו.
- בחר אובייקט גליון עבודה של Microsoft Excel.
- ללחוץ בסדר.
לאחר שתסיים, תראה את הטבלה שהעתקת מ-Excel מופיעה במצגת PowerPoint שלך.
עם זאת, עליך לגשת לקובץ המקור של Excel כדי לערוך את התוכן או העיצוב של הטבלה שהוספת. כדי לעשות זאת, אתה יכול לפתוח את הקובץ שבו שמרת אותו; לחלופין, אתה יכול ללחוץ פעמיים על הטבלה, והיא תפתח אוטומטית את קובץ המקור.
קָשׁוּר: כיצד לארגן את הגיליונות האלקטרוניים שלך באקסל
יצירת תרשים דינמי
אחת הדרכים הקלות ביותר להמחיש, להשוות ולנתח נתונים ומגמות היא להשתמש בתרשימים. עם זאת, אם ברצונך ליצור תרשים מטבלת האקסל המקושרת שיצרת זה עתה, עליך לעשות זאת תחילה מקובץ המקור שלו. לאחר יצירת התרשים, תוכל להעתיק ולקשר אותו לקובץ ה-PowerPoint שלך. הנה איך לעשות את זה.
- בחר את התרשים שאתה יוצר באקסל.
- לחץ על עותק או לחץ Ctrl + ג (פקודה + ג עבור משתמשי Mac).
- לִפְתוֹחַ Microsoft Powerpoint.
- עבור לשקופית שבה ברצונך למקם את התרשים שזה עתה העתקת.
- על ביתסרט תפריט, הקלק על ה חץ למטה תחת סמל הדבק.
- בתוך ה אפשרויות הדבקה, אתה יכול לבחור השתמש בעיצוב יעד ובנתוני קישור (L) אוֹ שמור על עיצוב מקור ונתוני קישור (F). אלו הם הסמלים השלישי והרביעי, בהתאמה. האפשרות הראשונה מאפשרת לך להשתמש בערכת הנושא שבה אתה משתמש עבור המצגת שלך, בעוד שהשנייה שומרת על המראה והתחושה של קובץ המקור של Excel.
- לאחר שהדבקת את התרשים שלך, תוכל להזיז אותו לפי הצרכים שלך.
קָשׁוּר: כיצד ליצור גרפים ותרשימים רבי עוצמה ב- Microsoft Excel
מעדכן את התרשים שלך
למרבה הצער, אם תצטרך לבצע שינויים בתרשים שלך, תצטרך לפתוח את נתוני המקור שלו ב-Excel. אם יש לך גישה לקובץ Excel, אתה יכול פשוט לבצע שינויים ישירות, והוא אמור לשקף אוטומטית בתרשים PowerPoint.
אם אין לך את קובץ האקסל פתוח, אתה יכול מקש ימני בתרשים PowerPoint ולאחר מכן בחר ערוך נתונים > ערוך נתונים באקסל בתפריט ההקשר. אתה יכול גם לבחור ערוך נתונים > ערוך נתונים כדי לפתוח חלון קטן אם אתה רק צריך לבצע שינויים קלים.
במקרה שהשינויים שאתה מבצע אינם משקפים אוטומטית בתרשים PowerPoint, תוכל לעדכן אותו באופן ידני. כדי לעשות זאת, לחץ על התרשים שלך, עבור אל סרט תפריט עיצוב תרשים, ואז לחץ על רענן נתונים. פעולה זו תמשוך את המידע העדכני ביותר מקובץ ה-Excel המקושר ותעדכן את המידע המוצג בתרשים PowerPoint שלך.
בניגוד לטבלת הנתונים של Excel, כל שינוי שתבצע בעיצוב התרשים ב-Excel לא ישפיע על התרשים שלך ב-PowerPoint. מסיבה זו, עליך לסיים את העיצוב והתחושה של התרשים שממנו אתה מעתיק ב-Excel לפני שתעתיק אותו למצגת שלך.
לחלופין, תוכל לבצע שינויים עיצוביים בתרשים PowerPoint שלך באופן עצמאי. זה אומר שאתה יכול לשנות את מראה תרשים המצגת שלך מבלי להשפיע על התרשים שהעתקת מ-Excel.
כדי לבצע את השינויים האלה, לחץ על התרשים שלך ולאחר מכן עבור אל סרט תפריט עיצוב תרשים. אתה יכול לבחור איך התרשים ירגיש מתחת סגנונות תרשים. אם אתה חושב שסוג התרשים הנוכחי לא מתאים למצגת שלך, אתה יכול אפילו לשנות אותו.
לחץ על שנה סוג תרשים כדי לפתוח חלון חדש. משם, אתה יכול לבחור כל סוג תרשים שאתה אוהב בעמודה השמאלית.
קָשׁוּר: כיצד ליצור גרף קווים באקסל
לפעמים, אינך יכול לזכור אם הטבלאות והתרשימים במצגת שלך מקושרים לקובץ Excel. לחלופין, ייתכן שקישרת את נתוני PowerPoint שלך לגיליון אלקטרוני אך אינך זוכר היכן שמרת אותם.
אתה יכול לבדוק את קובץ PowerPoint ישירות אם הוא מקושר לקובץ כלשהו והיכן נמצאים הקבצים האלה. כדי לעשות זאת, לחץ על קוֹבֶץ בתוך ה סרט תפריט. בתפריט המסך המלא שנפתח, עבור אל מידע בעמודה השמאלית.
תחת מידע חלון, על יד ימין עמודה, עבור אל מסמכים קשורים. לחץ על פתח את מיקום הקובץ כדי לראות היכן נשמרים הקבצים המקושרים.
אם העברת את קבצי האקסל המקושרים, לחץ על ערוך קישורים לקבצים. יופיע חלון קישורים המציג כל אובייקט מקושר ואת מיקום הקובץ המצורף אליו. החלון נותן לך ארבע אפשרויות:
- עדכן כעת: עדכן את נתוני האובייקט לשינויים האחרונים בקובץ המקושר.
- קוד פתוח: פותח את קובץ האקסל המקושר.
- שנה מקור...: פותח חלון סייר קבצים כדי לשנות את הקובץ המקושר.
- שבור קישור: מסיר את הקישור מהמצגת שלך.
הישאר תמיד מעודכן
התכונה הנחמדה הזו הופיעה לראשונה ב-Microsoft Office 2010 ומאז היא זמינה לכל משתמשי Office. לכן, בכל פעם שאתה עורך מצגת המבוססת על נתונים חלקיים, אתה כבר לא צריך לדאוג לעדכן אותה באופן ידני בעתיד.
על ידי העתקת המידע של Excel ואז הדבקתו במצגת שלך כפריט מקושר, מובטח לך שהנתונים העדכניים ביותר יעודכנו לקובץ PowerPoint שלך באופן אוטומטי.
השתמש בעצות אלה של Microsoft PowerPoint כדי למנוע טעויות נפוצות, לשמור על מעורבות הקהל שלך וליצור מצגת מקצועית.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- Microsoft Excel
- טיפים לגיליון אלקטרוני
- Microsoft PowerPoint
- טיפים למצגות
- טיפים של Microsoft Office
ג'ווי הוא סופר, מאמן קריירה וטייס. הוא פיתח אהבה לכל דבר מחשב מאז שאביו קנה מחשב שולחני כשהיה בן 5. מכאן ואילך, הוא משתמש וממקסם את הטכנולוגיה בכל היבט של חייו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם