ארגונים רבים מסתמכים על Google Workspace כחבילת משרדים שיתופית. עם זאת, הם לא מודעים לכך שאותן אפליקציות יכולות להיות שימושיות גם לניהול פרויקטים.
על ידי שימוש באפליקציות Google Workspace, תוכל להפיק את המרב מאלה ולדלג על הצורך לשלב כלים נוספים לניהול פרויקטים. מאמר זה יפרט כיצד תוכל להשתמש במלוא אפליקציות Google Workspace לניהול פרויקטים.
1. משימות פרויקט שיתוף פעולה ומעקב
רוב הפרויקטים דורשים שיתוף פעולה בין חברי הצוות. גם אם יש לך צוות מבוזר שעובד על פרויקט, מבוסס ענן אפליקציות Google Workspace יכול לעזור לך לשתף פעולה בקלות. אתה יכול להשתמש ב-Sheets כדי לתכנן את הפרויקט וליצור תרשימי גנט לניהול משימות ותאריכים.
חברי הצוות צריכים לעדכן באופן קבוע את ההתקדמות שלהם בגיליון האלקטרוני. לפיכך, הגיליון מכיל תמיד מידע עדכני. זה יכול לתפקד גם ככלי מעקב אחר משימות או מעקב זמן עבור הצוות.
עם יומן Google, גלה על שעות עבודה בחינם ומעורבות עבור כל חבר צוות. שיתוף הערות עם חברי הצוות ושמירה על סדר באמצעות א רשימת מטלות אפשרי עם Google Keep.
2. תקשורת צוות ללא מאמץ
מובן מאליו ש-Gmail הוא אחד מספקי שירותי הדוא"ל הטובים בעולם. אם אתה משתמש ב-Google Workspace, אתה לא צריך לחשוב פעמיים על הבטחת תקשורת גמישה וברורה בין חברי הצוות שלך. Gmail נמצא כאן כדי לאפשר תקשורת חלקה עם צוות.
אתה יכול ליצור רשימת דוא"ל "קבוצות" ולהוסיף את כל חברי הצוות באותה קבוצה. לאחר מכן, תוכל להשתמש רק בכתובת דוא"ל אחת כדי לשתף מידע, משאבים ועדכונים עם כל הצוות.
אנשים שעובדים על מספר פרויקטים בו-זמנית יכולים לתייג מיילים הקשורים לפרויקטים שונים. לפיכך, מיילים עם תוויות שונות יאוחסנו בתיקיות נפרדות. תוכל גם לסמן בכוכב את האימיילים החשובים כדי למצוא אותם במהירות.
3. תזמון משאבי הצוות שלך עבור הפרויקט
מנהלי פרויקטים מתקשים לעתים קרובות להקצות ולתזמן משימות לחברי הצוות עבור פרויקט חדש בזמן שפרויקטים אחרים נמשכים. אם הם משתמשים ב-Google Workspace, אפליקציית לוח השנה יכולה להציע פתרון קל לבעיה זו.
חברי הצוות יכולים לסמן את המשימות ואת לוחות הזמנים שלהם ביומן משותף. כך, כולם ידעו מי תפוס עד לאיזה תאריך ויקצה משימות חדשות בהתאם. צוותים יכולים להשתמש בו כדי לעקוב אחר מועדים ואבני דרך וכדי לקבל תזכורות.
אתה יכול ליצור לוחות שנה נפרדים של צוות למעקב אחר חופשות, פגישות והדרכות.
4. שתף ואחסן נתונים דיגיטליים
פרויקטים מודרניים זקוקים לאחסון מאובטח עבור קבצים ומסמכים המכילים נתונים קריטיים למשימה. יחד עם זאת, לחברי הפרויקט צריכה להיות גישה אליהם 24/7. אפליקציית Google Drive נמצאת כאן כדי לאחסן את כל הקבצים, המסמכים, התמונות והסרטונים שלך הקשורים לפרויקט.
אפליקציית אחסון קבצים מבוססת ענן זו יכולה לאחסן את הקבצים שלך בצורה מאובטחת. אם תבצע שינויים כלשהם בקבצים, הוא יסונכרן באופן מיידי. לפיכך, כל חבר צוות אחר יכול לגשת לתוכן המעודכן.
בקרות השיתוף והגישה של Google Drive הופכות עבודה משותפת ללא טרחה. לדוגמה, ניתן לשתף טיוטת עותק של קובץ עם הלקוח לאישור עם הרשאה לצפות במסמך בלבד.
חוץ מזה, אתה יכול ליצור כוננים משותפים נפרדים עבור צוותי פרויקטים שונים ולשתף אותם איתם לגישה מהירה.
5. יצירת דוחות ומצגות
האם אתה מחפש כלי ליצירת דוחות מושכי עין ומסבירים? האם ברצונך לכלול תרשימים וגרפים שונים בדוחות אלה? Google Sheets היא האפליקציה בשבילך. זה עוזר לך לשתף כל סוג של נתונים מספריים בסגנון המתאים ביותר. זה גם מאפשר לך לעבוד בשיתוף פעולה על דוח.
מצגת היא עוד חלק מכריע בפרויקטים. ה Google Slides app הוא הכלי המושלם לבניית מצגות של Google Workspace. אתה יכול להשתמש בו כדי לשתף את החזון שלך, לתאר את ביצועי הצוות ולהמחיש נתונים חיוניים.
תוך כדי עבודה מרחוק, אפשר גם לשתף את מצגות Google Slides במהלך ועידות וידאו באמצעות תכונת שיתוף המסך של Google Meet.
6. לוקח את הפרויקט באינטרנט
Sites היא אפליקציית Google Workspace שבאמצעותה אתה יוצר אתרים באיכות גבוהה ללא ידע בתכנות או עיצוב. אתה יכול להשתמש ב-Google Sites עבור פרויקט, אירוע או צוות.
אתה יכול להשתמש ב-Google Sites כמרכז לאחסון כל המסמכים, העדכונים, לוחות הזמנים, היומנים והתוצרים. זה יאפשר לכל חברי הצוות לגשת לכל המידע הקשור לפרויקט ממקום אחד.
7. פגישות ושיחות צוות
צוותים שעובדים על פרויקט צריכים לשמור על קשר כל הזמן. מלבד אימיילים, הם יכולים להשתמש ב-Google Workspace Chat להעברת הודעות מיידיות ובאפליקציית שיחות הווידאו Google Meet לפגישות וירטואליות.
מלבד הודעות ישירות לחברים בודדים, Google Chat תומך גם בשיחות קבוצתיות כך שצוותים יכולים לשתף פעולה בצורה זורמת ממקומות מרוחקים. בזמן השימוש בצ'אט, תוכל גם לשתף קבצים עם אחרים ולעבוד על משימה.
Google Meet תומך גם בשיחות אודיו וגם בשיחות וידאו, כך שתוכל להתחבר לעמיתיך בכל עת שתרצה. אתה תמיד יכול לעבוד על מסמך זה לצד זה בזמן פגישה ב-Google Meet - מה שלוקח את שיתוף הפעולה לשלב הבא.
במהלך פגישה, תוכל גם להשתמש באפליקציית Keep לרישום הערות וכתיבת פרוטוקולים. אתה יכול בקלות לשתף הערות אלה ולצרף אותן למסמכים אחרים.
8. ניהול מסמכים ושיתוף פעולה
צוותים העובדים על פרויקטים צריכים לנהל מסמכים רבים. המצב הופך לבעייתי כאשר הם צריכים לשתף פעולה במסמכים אלה. הפצה ידנית של המסמכים ועריכה נפרדת שלהם עלולה לפגוע בביצועי הצוות ולגרום לעיכובים בפרויקט.
קָשׁוּר: סיבות מדוע פרויקטים מתעכבים וכיצד להימנע מהם
משתמשי Google Workspace יכולים לנסות Docs ו-Sheets כדי לנהל מסמכים. מספר אנשים יכולים לגשת למסמכים הללו ולעבוד עליהם בו זמנית. לא משנה אילו שינויים תבצע במסמכים ובגיליונות האלקטרוניים, אלה יהיו גלויים בזמן אמת.
אפשר גם להגיב ולהציע משוב על אותם מסמכים. עם תכונת היסטוריית הגרסאות, תוכל לאתר בקלות מי ביצע את השינויים במסמכים ומתי.
ניהול פרויקטים קל עם Google Workspace
ארגונים משתמשים לעתים קרובות במספר אפליקציות וכלים כדי לנהל היבטים שונים של פרויקט. אם אתה כבר משתמש באפליקציות של Google Workspace, אלו יכולות לעזור לך גם בניהול פרויקטים.
עכשיו כשאתה יודע להשתמש באפליקציות שלה כדי לנהל משימות הקשורות לפרויקט, ניהול הפרויקט יהפוך לקל יותר. עם זאת, ישנם ספקים אחרים של מתקני סביבת עבודה מלבד גוגל שאולי תרצו לבדוק.
מיקרוסופט וגוגל אינן החברות היחידות המספקות מתקני חללי עבודה. הנה כמה מהחלופות הטובות ביותר שתוכלו לבדוק!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- אפליקציות גוגל
- סביבת עבודה
- ניהול פרוייקט
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם