8 הדרכים הטובות ביותר להשתמש ב-Google Sheets כמו מקצוען

Google Sheets היא תוכנית גיליונות אלקטרוניים אידיאלית אם אתה רוצה פשטות ותוצאות מהירות. יצירת תרשימים, גרפים או טבלאות איכותיים ומדויקים היא די קלה באפליקציית הפרודוקטיביות הזו מגוגל.

אתה יכול להגדיל את רמת המשתמש שלך ב-Google Sheets למקצוען על ידי לימוד כמה שלבים פשוטים. אלה גם יניעו את העברת המשימות בקצב מהיר ועקבי. מאמר זה מביא לך את המתכון הסודי שמשתמשים מומחים ב-Google Sheets מיישמים כדי לבצע דברים!

1. איסוף נתונים אוטומטיים באמצעות Google Forms

Google Forms הוא כלי רב עוצמה לאיסוף נתונים של Google Sheets. אתה יכול ליצור שאלון או סקר שוק עם פעולות אינטואיטיביות. אתה תמיד יכול לשנות את מספר השאלות, את פורמט המענה, ואפילו את מי שיכול ליצור אינטראקציה עם הטופס.

אתה יכול להוסיף טופס לגליון העבודה שלך על ידי ביצוע השלבים הבאים:

1. בסרגל הכלים, לחץ על כלים ולאחר מכן בחר צור טופס חדש.
2. הקלק על ה הוסף שאלות כאן באנר לבניית הטופס.
3. נתוני הטופס יופיעו ב- טופס תגובות 1 דַף. אתה יכול להתאים אישית את השם הזה.
4. מ ה כלים בתפריט, לחץ על נהל טופס כדי לגשת לפעולות חיוניות של Google Forms ב-Google Sheets כמו שלח טופס, בטל קישור של טופס, וכולי.

אתה יכול עכשיו צור Google Forms מדהים במהירות ב-Google Sheets ואסוף נתונים חיוניים לעבודה שלך מבלי להסתמך על מישהו אחר.

קָשׁוּר: הפריצות המהירות הטובות ביותר של Google Sheets שכנראה לא הכרת

2. צמצם את האינטראקציות של ממשק המשתמש באמצעות קיצורי דרך

אתה יכול לנווט מהר יותר ב-Google Sheets באמצעות קיצורי דרך. משתמשי Google pro משננים קיצורי דרך רבים כדי להימנע מהעכבר. ללחוץ Ctrl + / כדי להציג רשימה של קיצורי דרך שימושיים של Google Sheets על המסך.

אתה יכול ליצור טבלאות תוכן ידניות, קישורי תוכן, קישורים לאתרים ולהפנות מחדש לגיליון אחר באמצעות היפר-קישורים ב-Google Sheets. נסה את השלבים הבאים ליצירת היפר-קישורים:

1. לחץ לחיצה ימנית על תא ולאחר מכן בחר הכנס קישור.
2. אתה יכול להדביק כתובת אתר מאתר בתיבת החיפוש.
3. תוכל לבחור בהצעות האוטומטיות מתחת לתיבת החיפוש.
4. אתה יכול גם ללחוץ על גיליונות וטווחים בעלי שם כדי לקשר לכל רכיב בגליון העבודה הקיים.

3. הטמע נתונים של גיליונות ב-Docs או Slides

ייבא נתונים ל-Docs או Slides במהירות מ-Sheets. הפריצה חוסכת זמן ומציגה אותך כמו מקצוען לקהל. נסה את השלבים הבאים לייבוא/ייצוא נתונים ל-Docs או Slides מ-Sheets:

1. בקובץ היעד Docs, לחץ על לְהַכנִיס ולאחר מכן בחר טבלה.
2. תראה אפשרות מתוך Sheets. לחץ על זה.
3. בחר כל גיליונות הכוללים תרשימים כדי לראות תצוגה מקדימה.
4. בחר אחד ולחץ על יְבוּא.
5. לחלופין, העתק את התרשים מ-Sheets והדבק אותו בקובץ Docs. שיטה זו פועלת גם עבור נתונים טבלאיים.
6. בחר קישור לגיליון אלקטרוני עבור תרשים חי, או הדבק לא מקושר לתרשים לא מקוון.

ב-Google Slides, תוכל לבצע את אותם השלבים שהוזכרו לעיל כדי לייבא נתונים מ-Sheets.

4. נעילת תאים עבור גליונות עבודה משותפים

אם אתה מבזבז זמן בבדיקת תקינות הנוסחאות, הגיע הזמן שתשתמש בתכונת הנעילה של תאי. זה שימושי עבור גיליונות שיתופיים שבהם טווחי תאים ספציפיים חייבים להישאר ללא שינוי.

כדי לנעול טווח תאים או גיליונות, בצע את השלבים המהירים הבאים:

1. הדגש טווח של תאים או תא בודד.
2. לחץ על נתונים בסרגל הכלים ולאחר מכן בחר הגן על סדינים וטווחים.
3. בלוח הצד הימני, עבור בין טווח אוֹ דַף.
4. בצע את הבחירה שלך ולאחר מכן לחץ על הגדר הרשאות.
5. שנה את הגדרות ההרשאה ולחץ על בוצע.

נעילת תאים עוזרת לך להגן על מדריכים בסגנון גליון עבודה, נוסחאות וכללי הזנת נתונים.

5. הוסף ערך לנתונים שלך באמצעות תמונות

תמונות הן אלמנטים נהדרים שהופכים נתונים טבלאיים משעממים לדוחות חיים. ישנן דרכים רבות להכניס תמונות לגליון העבודה שלך.

ישנן גם סיבות רבות, כמו יצירת מלאי של מכשירי IT, התייחסות לתוכן אתר אינטרנט או יצירת תרשימי זרימה משמעותיים. אתה יכול להתחיל על ידי ביצוע ההוראות הבאות:

1. מסרגל הכלים, לחץ על לְהַכנִיס ולאחר מכן בחר תמונה. אתה יכול לבחור בין הוסף תמונה לתא אוֹ הכנס תמונה מעל תאים. מתוך ששת המקורות שאתה רואה, בחר כל כתובת אתר כמו, תמונות, Google Drive וכן הלאה.
2. להשתמש ב כתובת אתר של תמונה") נוסחה לייבוא ​​תמונות לתאים ישירות מאתרים.
3. מ ה לְהַכנִיס סרגל הכלים, אתה יכול גם לבחור צִיוּר ליצירת תרשימי זרימה וזרימות עבודה ידניות. בלוח השרטוט יש אלמנטים כמו קווים, צורות, תמונות ותיבות טקסט.

6. תבניות לניהול נתונים

תבניות מאפשרות לך להשלים את המשימות שלך אפילו מהר יותר. Google Sheets מציע לך תבניות שימושיות שמתאימות בצורה מושלמת לתרחישי עבודה שונים בחיים האמיתיים. כמו כן, תבניות אלו הן בחינם, בניגוד לאפליקציות אחרות של גיליונות אלקטרוניים שגובים עבור תבניות.

תמצא תבניות מאורגנות בהתאם לפונקציונליות שלהן כמו אישי, עבודה וניהול פרויקטים. אם אתה צריך עזרה בטיפול בנתונים, אתה יכול לנסות תבניות כמו רשימת מטלות, מעקב אחר השקעות ב-Google Finance, רשימת צוות, גיליון זמן שבועי, דוח הוצאות וכו'.

תוכל לגשת בקלות לתבניות לעיל על ידי ביצוע השלבים הבאים:

1. מגיליון עבודה פתוח, לחץ על קוֹבֶץ ומרחף את הסמן מעל חָדָשׁ.
2. תראה מגלריית התבניות. לחץ על זה כדי לגשת לספריית התבניות.

7. אמת נתונים בגיליון העבודה שלך

האם אתה שולף תכופות פורמטים שגויים של דוא"ל או כתובות URL ממסד הנתונים של גליונות העבודה שלך של לקוחות, לקוחות או מנויי ניוזלטר? אתה יכול לעצור זאת על ידי אימות נתוני Sheets קיימים באמצעות נוסחאות שונות כמו ARRAYFORMULA(ISEMAIL(טווח תאים)).

לדוגמה, הנוסחה שלמעלה מאמתת חבורה של כתובות דוא"ל או כתובות URL עבור הפורמט הנכון. הנוסחה לא יכולה להגיד לך אם האימייל פעיל או לא. אבל, אתה יכול להימנע מטעויות פשוטות כמו החמצת הסימן @ או שמות דומיין.

8. הפוך את Google Sheets לאוטומטי באמצעות פקודות מאקרו

אתה יכול השתמש בפקודות מאקרו כדי להפוך שלבים חוזרים לאוטומטיים על גיליונות. אלה יכולים להיות התאמה אישית של צבע התא, סינון, מיון, יצירת נוסחה, התאמת גודל הגופן וכן הלאה. תוכל לחוות השלמת משימה מהירה יותר בלחיצה על כמה לחצני מקלדת.

בוא ניקח בחשבון שעליך להשיג את פרטי המוצר כמו דירוג, נפחי ביקורות, מחיר וכו' מאתרי קניות מקוונים. לאחר מכן אתה מסנן אותם לפי מחיר או דירוג ומעביר את הנתונים לחבר צוות אחר להמשך עבודה.

מקור נתוני מחקר המוצרים שלך מאתרי קניות. לאחר מכן, התחל להקליט מאקרו על ידי בחירה ב- הקלט מאקרו ב מאקרו בתוך ה הרחבות סרגל כלים. המשך ב הפניות יחסית ובצע את השלבים שאתה נוהג לעשות. כעת, שמור את המאקרו והקצה לו קיצור דרך.

עבור המוצר הבא, פשוט הקש על קיצור המקלדת עבור המאקרו הזה כדי לנתח נתונים אוטומטית לאחר שלב הזנת הנתונים.

הפוך למשתמש מקצועני של Google Sheets ללא מאמץ

אתה יכול לנסות את השלבים לעיל בפעם הבאה שאתה צריך ליצור תקציב הוצאות אישיות חודשיות, חשבונית או כמה גרפים לעבודה שלך. תתנסה בעבודה ברמה מקצועית במינימום מאמץ.

יש עוד טריקים שאתה יכול ללמוד וליישם ב-Google Sheets, כמו נוסחאות מטורפות והדמיית נתונים.

6 נוסחאות מטורפות של גיליונות גוגל שימושיות במיוחד

למד על הנוסחאות החשובות והמתקדמות ביותר של Google Sheets בצורה הפשוטה ביותר.

קרא הבא

על הסופר