5 טיפים יעילים לניהול משימות חופפות

השקעת כל כך הרבה זמן בעבודה על משימה מסוימת. כשאתה עובר את העבודה שלך, אתה נושם לרווחה. הזמן והמאמץ היו שווים את זה. לא יכולת להיות יותר מרוצה מהתוצאה.

אבל רגע ההרגשה שלך הוא קצר מועד כשאתה מגלה שמישהו אחר בצוות שלך בדיוק סיים לעבוד על אותה משימה. זה נעשה אפילו יותר גרוע ככל שאתה מבין שגם חברך לקבוצה עשה עבודה טובה. יש לך שתי יצירות נהדרות לפניך, אבל אתה יכול להשתמש רק באחת. הזמן, המאמץ והמשאבים המושקעים באחד מהם הם בזבוז מוחלט.

מהן משימות חופפות?

משימות חופפות הן משימות המבוצעות בו-זמנית או ברצף. הם מתרחשים בדרך כלל אם יותר מאדם אחד עובד על פרויקט בודד, ומייצר גרסאות מרובות כאשר יש צורך בגרסה אחת בלבד.

חפיפה אינה בלעדית למשימות; זה מופיע גם בלוחות הזמנים שלך. אתה יכול לקבוע שתי פגישות שונות בו-זמנית. ולמרבה הצער, אתה לא יכול לחלק את עצמך לשניים כדי להיות במקומות שונים בו זמנית. אז, אתה צריך לוותר על אחד הפגישות.

מדוע משימות חופפות?

משימות אינן חופפות כברירת מחדל. ישנן פרצות בפעולות שלך שמאפשרות לשכפול שלא יבחינו בו. ועד שהן ייפתרו, המשימות ימשיכו לחפוף ולגרום לבזבוז משאבים.

בואו נסתכל על כמה סיבות מדוע משימות חופפות.

1. זרימת עבודה לא יעילה

איך מחלקים משימות לחברי הצוות? אם אין לך מבנה מתאים להאצלת משימות, יש סיכוי שתקצה את אותה משימה למספר אנשים.

המעגל ממשיך אם חברי הצוות בוחרים את המשימות שעליהן הם רוצים לעבוד מבלי להצליב אם מישהו אחר כבר עובד על אותו פרויקט.

2. חוסר שיתוף פעולה בצוות

כמנהיג צוות, באחריותך לבנות רוח צוות בצוות שלך, כך שהחברים יוכלו לשתף פעולה להשגת מטרה משותפת.

חוסר שיתוף פעולה יוצר אזורים אפורים. אנשים מרובים יכולים לעבוד על משימה בודדת באופן עצמאי מבלי להיות מודעים לכך. אפילו כשהם משתפים פעולה במשימות עוקבות, הם עושים מה שהם רוצים מבלי לבדוק עם חברי צוות אחרים.

3. עומס עבודה

יעילות ועומס בעבודה לא מתערבבים היטב. אם אתה רוצה שהעובדים יתנו לך את המיטב, הימנע מלהקצות להם יותר מדי עבודה.

מתי העייפות מתחילה בעקבות עומס בעבודה, זרימת העבודה נוטה להשתנות. במקום לעקוב אחר התהליך כדי להבטיח שהם לא משכפלים משימה, הם ממשיכים עם המשימה הזמינה הבאה.

5 הטיפים הטובים ביותר לניהול משימות חופפות

קיום צוות פרודוקטיבי הוא ניהול יעיל. אתה יכול להיות מאות עובדים ועדיין להיות לא פרודוקטיבי אם אתה לא מתאם אותם כמו שצריך. משימות חופפות עלולות לעכב את הפרודוקטיביות שלך אם לא מסומנת.

בואו נסתכל איך להתנהל.

1. היו פתוחים לגבי משימות

אחד מערכי הליבה של הצוותים החזקים ביותר במקום העבודה הוא שקיפות. אם אתה סומך מספיק על חברי הצוות שלך כדי לעבוד איתם, עליך להיות פתוח לגבי העבודות שהם אמורים לעשות.

כל עובד צריך להיות בקיא במידע העבודה. הנחת כל הקלפים על השולחן מודיעה להם על המשימות שעליהן הם עובדים ועם מי הם עובדים. כאשר יש חוסר איזון בידע לגבי העבודה, חברי הצוות עשויים לעבוד על אותן משימות מבלי להיות מודעים לכך.

אנשים מוסמכים לבצע משימות מהר יותר כאשר יש להם ידע מוקדם עליהם. יהיה מקום קטן או לא לחפיפה של משימות כאשר יש איזון בידע.

2. למדוד התקדמות

איזו דרך טובה יותר לדעת איך עובדים מתפקדים במשימות מאשר למדוד את ההתקדמות שלהם? אם תקצה משימות ותסתלק, אל תתפלאו אם הן לא יבוצעו בזמן או יבוצעו בצורה יעילה.

על ידי בדיקת איך מתקדמת העבודה, אתה יכול לראות מתי משכפלים משימות. זיהוי יתירות מוקדם מספיק עוזר לך לעצור אותה לפני זמן ומשאבים מבוזבזים על זה.

מעקב ידני על ביצועי העובדים הוא תובעני. אתה צריך לנטוש את האחריות שלך ולפקח מקרוב על כל צעד שהם עושים. אבל הודות לכלי זרימת עבודה, אתה יכול להפוך את התהליך לאוטומטי. אתה זוכה לראות כיצד חברי הצוות שלך עוסקים במשימות שלהם בכל נקודה. כלים כמו אסאנה עוזרת לך להגביר את הפרודוקטיביות שלך ולמנוע חפיפה של משימות.

3. לטפח תקשורת אפקטיבית

תקשורת יעילה מבטיחה שמסרים מועברים בצורה ברורה ללא הפרעות רעש כדי לשנות משמעויות.

חפיפת משימות מתרחשת לעתים קרובות עקב חוסר מידע או תקשורת שגויה. כאשר העובדים אינם מבינים בבירור את ההנחיות שניתנו להם, הם עובדים על סמך מה שהם חושבים שהם אמורים לעשות.

טיפוח תקשורת יעילה אינו קשור רק למילים הנאמרות או הכתובות. זה כרוך גם במתן הכלים הנכונים לתקשורת. יש להעביר הוראות עבודה על פני הצוות במהירות וללא עיכובים. כאשר מתעוררים התפתחויות חדשות, הקפד ליידע את חברי הצוות עליהם באופן מיידי.

4. למנות מפקחי פרויקטים

בהתאם לגודל הצוות שלך, ייתכן שתצטרך ידיים נוספות כדי לסייע בפיקוח על משימות.

לפקוח עין על כולם זה לא אפשרי אם הצוות שלך גדול. תזדקק למפקחי פרויקט שיתקשרו עם העובדים שלך ברמה האישית. מנהל הפרויקט שקוע לגמרי במשימות, שם לב מה עובד ומה לא עובד.

אם למישהו יש שאלות לגבי המשימות שלו, הוא יכול לשאול בקלות את הממונה. קשה למשימות להיות משוכפלות במשמרת של מנהל הפרויקט, מכיוון שהם מודעים לכל ההיבטים של הפרויקט.

5. אוטומציה של זרימת עבודה

קל יותר למשימות לחפוף כאשר הן מנוהלות באופן ידני. לא משנה כמה זהירים תנסו להיות בהקצאה וניהול של משימות כדי למנוע כפילות, דברים עלולים לחמוק בין הסדקים.

אימוץ כלי אוטומציה להאצלת משימות מבטיח שאף משימה אחת לא תילקח פעמיים. ברגע שחבר צוות עובד עליה, המשרה מסומנת מהרשימה.

אוטומציה יעילה גם למשימות עוקבות. המערכת מוגדרת כך שהמשימה הקודמת תושלם לפני שתוכל לעבור למשימה הבאה.

עשה כל מאמץ נחשב

ההשלכות של משימות חופפות הן לטווח ארוך. הזמן והמשאבים המושקעים במאמצים כפולים עשויים להיראות חסרי משמעות על פני השטח. אבל כשהוא מורכב לאורך זמן, אתה מבין שאיבדת כל כך הרבה.

העובדה ששני אנשים יעשו עבודה מצוינת בשתי גרסאות של משימה, כאשר כל מה שאתה צריך הוא גרסה אחת לא הופך אף אחת מהגרסאות לטובות יותר. האדם האחר יכול היה להשקיע את כל המאמץ הזה בפעילות אחרת כדי לתת לך שתי יצירות נהדרות מועילות.

מהי תורת הזרימה? כיצד ליישם את זה כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך

רוצה להיות באזור ולשפר את הפרודוקטיביות שלך? הנה איך להשתמש בתורת הזרימה כדי לשפר את המעורבות וההנאה שלך.

קרא הבא

על הסופר