איש מקצוע אדמיניסטרטיבי צריך להתמודד עם עומסי עבודה כבדים ולוחות זמנים תובעניים. עם זאת, האפליקציות הנכונות יכולות לעזור להם להפוך את המשימות לאוטומטיות ולהפוך את התהליכים לחלקים.
אם אתה משתמש ב-Google Workspace בארגון שלך, תוכל להשתמש בכלים שלו כדי לבצע תחומי אחריות משותפת. המשך לקרוא כדי לדעת כיצד מנהלי ניהול יכולים להשתמש ב-Google Workspace.
1. תכנון וארגון אירועי צוות
לפני שתארגן נסיעות עבור עמיתים, אולי תרצה לדעת את העדפות המלון והטיסות שלהם. השתמש ב-Google Forms כדי לבצע סקר על בחירות טיסה ומלון לפני קבלת ההחלטה הסופית.
קָשׁוּר: Google Forms לעומת Microsoft Forms: באיזה מהם כדאי להשתמש?
בזמן ניהול אירועים בטיולים עבור צוות, מנהלי מערכת יכולים ליצור רשימת דיוור קבוצתית ב-Gmail על ידי הכללת כל מי שהשתתף באירוע זה. זה יחסוך מהם שליחת אימיילים בודדים לכל משתתף. שלחו מייל אחד לקבוצה וכל החברים יקבלו עדכונים חשובים.
מנהלי ניהול רבים צריכים לעבוד כעוזרים למנהל. בין אם אתה צריך לחבוש את הכובע הזה לזמן מוגבל או בלתי מוגבל, אתה צריך לעשות זאת במסירות מלאה.
בעזרת כלי Google Workspace כמו Gmail, אנשי קשר ויומן, אתה יכול להתכתב בשמם בצורה חלקה. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לקבל גישה לחשבון Google Workspace שלהם במחשב שלך. לחלופין, אתה יכול לחבר את חשבון הדוא"ל שלהם ל-Gmail שלך באמצעות IMAP.
3. ארגן התכתבות עם תיבת דואר נכנס מסוננת
קבלת מאות אימיילים לתיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום יכולה להיות מלחיץ. אבל, על ידי ארגון תיבת הדואר הנכנס שלך, אתה יכול לשמור על מיון. כאשר יש לך Gmail כחלק מ Google Workspace, אינך צריך להשתמש באף לקוח דוא"ל אחר.
Gmail מאפשר לך ליצור תוויות עבור שולחים שונים, כך שהודעות האימייל הנכנסות עוברות לתיקיות נפרדות. אתה יכול גם לגרום ל-Gmail לסמן אוטומטית, להעביר או למחוק כל אימייל מסוים כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה מהודעות דוא"ל מיותרות.
4. נהל הודעות דוא"ל ללא מאמץ עם תבניות וחתימה
הקלדה חוזרת של אותן הודעות דוא"ל עלולה להיות משעממת ומעצבנת. אתה יכול ליצור תבניות עבור ההודעות הנפוצות ביותר ב-Gmail. זה מאפשר לך ליצור עד 50 תבניות לכל חשבון, כך שתוכל לחסוך זמן יקר.
אתה יכול גם להשתמש בתכונת התבנית הזו כדי לשמור חתימות מרובות. כשאתה כותב מייל, בחר את התבנית המתאימה עם החתימה המתאימה בהתאם למי שאתה מייצג.
5. צור קשר מיידי עם Google Chat
בין אם אתה צריך ליצור קשר עם הבוס שלך מבלי להפריע לו בשיחות טלפון או רוצה לדבר במהירות עם עובד, צ'אט מיידי הוא האפשרות הטובה ביותר. עם Google Chat, אתה יכול לשאול אותם כל דבר, והם יכולים לענות לך באופן מיידי.
למרות שאנשים לא תמיד יכולים לקבל שיחת טלפון, הם יכולים לבדוק את השאלות ששאלת בצ'אט. אם הם עסוקים, הם יכולים לחזור אליך בזמן הנוח להם.
6. צור רשימת מטלות וקבל הודעה
יצירת רשימת מטלות עבור המשימות החשובות שלך היא חובה אם אינך רוצה לשכוח אותן. עם Google Workspace, אין צורך להשתמש באפליקציית רשימת מטלות נפרדת. באמצעות Google Keep, תוכל ליצור רשימה של משימות שהם רוצים לבצע. הם יכולים להשתמש בכלי המקוון הזה במהלך פגישות כדי לרשום הערות.
קָשׁוּר: כיצד לארגן את רשימות המטלות שלך באמצעות פריטי פעולה
מאוחר יותר, מנהלי מערכת יכולים גם לשתף את מסמך Keep עם גורמים רלוונטיים אחרים. הם יכולים להשתמש ביומן Google ולהוסיף משימות כאירועים כדי לקבל תזכורות למשימות. יתר על כן, אפליקציה זו מאפשרת לך להתאים אישית את הזמן לתזכורות עבור כל משימה או אירוע.
7. תיאום בקשות למתקן
כמנהל משרד, לעתים קרובות קשה לעקוב אחר כל בקשות המתקנים שהעובדים מגישים. באמצעות Google Forms תוכלו לאסוף את כל הבקשות במקום אחד. צור טופס לבקשות שירות כמו תחזוקה והסעדה.
שתף אותו עם כל העובדים, וכשמישהו ממלא אותו, אתה מקבל הודעת דוא"ל וכתובת כל כך מהר. אתה יכול לספק גישה לנתוני הטפסים לצוות מנהל אחר כך שאנשים מרובים יוכלו לבדוק את הבקשות בזמן שנוח להם.
מנהלי מערכת יכולים לנהל את הבקשות ולעקוב אחר הבקשות שהושלמו והממתינות באמצעות Google Sheets.
8. גישה 24/7 לקובץ מכל מקום
כמנהל משרד, ייתכן שחובתך לא תוגבל לשעת עבודה קבועה. ייתכן שהארגון שלך ירצה שתגשת או תשתף קובץ מסוים באופן מיידי, אפילו מחוץ לזמן המשרד. לפיכך, אינך יכול לסמוך על מחשבים אישיים לאחסון מסמכים משרדיים חיוניים.
השתמש ב-Google Drive כדי לאחסן את הקבצים והמסמכים, כך שתוכל לגשת אליהם בכל זמן ובכל מקום. זה גם מאפשר לך לשתף את המסמכים עם עמיתיך.
בין אם אתם מאחרים למשרד או צריכים לתאם עם מנהלים שעובדים במשמרת אחרת, השימוש ב-Shared Drive עבור חברי הצוות יבטיח גישה מאובטחת וללא מאמץ.
9. שיתוף ושיתוף פעולה מיידי של קבצים
האם אתה רוצה לשתף מסמכים באופן מיידי? צור מסמך וגיליון אלקטרוני ב-Google Workspace ושתף אותם באופן מיידי עם כמה אנשים שתרצה. אתה יכול להקצות תפקידים תוך כדי שיתוף כדי להבטיח את האבטחה והשלמות של הקובץ.
אפליקציות כמו Google Docs ו Google Sheets גם מאפשרים לך לתקשר ישירות מהמסמך. אם אתה רוצה שמנהלי מערכת מרובים יעבדו על קובץ בזמן אמת, שום דבר לא יכול להיות טוב יותר מהאפליקציות Docs, Sheets ו-Slides של Google Workspace.
אפליקציות אלו תומכות בעבודה משותפת ומראות איזה חבר צוות ביצע שינויים במסמך.
10. תיאום זמינות לפגישות והדרכה
תיאום זמינות העובדים לאימונים ולפגישות כבר לא אמורה להוות בעיה. כלי Google Workspace Calendar מאפשר לך לגלות מתי כולם זמינים ולקבוע פגישות.
מנהלי מערכת יכולים אפילו ליצור יומנים נפרדים לאירועים, פגישות, אימונים, חופשות עבור הצוותים. כך, העובדים יכולים גם להתאים את לוחות הזמנים האישיים שלהם בהתאם לאירועים הרשומים בלוח השנה.
Google Workspace למנהלי Office
האחריות של מנהל משרד היא לתאם ולפקח על כל מה שקורה בארגון. בעוד שעומס העבודה יכול לעתים קרובות לגבות מחיר, שימוש באפליקציות הנכונות יכול להקל על המשימות עבור המנהלים.
חברות שכבר משתמשות ב-Google Workspace אינן זקוקות לכלים נוספים כדי לבצע את רוב המשימות הניהוליות. עכשיו כשאתה יודע להשתמש בכלי Google Workspace, אתה יכול לנהל את הצוותים, גם אם הם עובדים ממקומות מרוחקים.
האם אתה מתקשה לנהל צוות שעובד מרחוק? נסה את העצות הטובות ביותר לניהול צוות מרחוק מסודר.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- אפליקציות גוגל
- סביבת עבודה
- כלי שיתוף פעולה
תמל היא כותבת עצמאית ב-MakeUseOf. לאחר שרכש ניסיון רב בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בתפקידו הקודם בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. למרות שלא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לשחק ב-Splinter Cell ולצפות בבולמוס בנטפליקס/פריים וידאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
