גיליונות אלקטרוניים הם כלי נפלא שיעזור לך לארגן נתונים ולעקוב אחר צורות שונות של מידע במקום העבודה, במיוחד עם שימוש בנוסחאות ודיווח. עם זאת, שימוש יתר בגיליונות אלקטרוניים עלול להיות לא יעיל ולפגוע בפרודוקטיביות שלך.
הם טובים לדברים מסוימים, אבל לא בהכרח לאחרים. בין אם נכפו עליך הרים של גיליונות אלקטרוניים מהעבודה שלך, או שאתה פשוט אוהב גיליון נתונים טוב, אולי הגיע הזמן לבחון דרכים לנהל אותם.
1. אישור שימוש יתר בגיליון האלקטרוני
או שאתה כאן כי נמאס לך מההתעקשות של מקום העבודה שלך להשתמש בגיליונות אלקטרוניים לכל דבר, או שאתה נהנה לעבוד עם נתונים, ואתה תוהה אם זה מתאים לך. במציאות, זה תרגול טוב לחשוב על האופן שבו אתה משתמש בתוכנות כמו Microsoft Excel ו-Google Sheets, כדי שתוכל להפיק את המרב מהעבודה שלך.
כדאי לספור בכמה גיליונות אלקטרוניים אתה משתמש על בסיס יומי או שבועי. אם מספר זה עולה על שש, אתה יכול לקחת את זה כסימן לכך שאתה עשוי לעבוד בחסרון, ועלול לגרום לבעיות, כגון:
- קושי בניהול זמן.
- חוסר יעילות בתהליכים.
- ארגון לקוי של מידע.
- חסמי תקשורת כלל החברה.
קָשׁוּר: טיפים לעיצוב של Google Sheets ליצירת גיליונות אלקטרוניים בעלי מראה מקצועי
זיהוי המידה שבה נעשה שימוש בגיליונות אלקטרוניים כדי ליידע את העבודה שלך יכול לפתוח אפשרויות לדרכים חדשות ופרודוקטיביות יותר לעבוד. בואו נסתכל על כמה דרכים בהן תוכלו לנהל את השימוש המופרז הזה, ולהשיג תוצאות טובות יותר בטווח הארוך.
2. ייעול נתונים על ידי מיזוג ועיצוב מחדש של גיליונות אלקטרוניים
לעתים קרובות, הסיבה לכך שיש יותר מדי גיליונות אלקטרוניים היא שהם אינם בשימוש אינטואיטיבי. אתה תדע שזה קורה אם אתה צריך להשתמש בשני גיליונות נפרדים עבור משימה יחידה; לדוגמה, יש לך אחד לחופשה שנתית ואחד לכיסוי משמרת.
במקרה הספציפי הזה, אתה יכול בקלות לשלב אותם לגיליון עבודה אחד מקיף. אתה יכול לעשות זאת על ידי חלוקתם לכרטיסיות שונות.
לחלופין, תוכל לכלול את שתיהן כטבלאות בגיליון אחד, ולבצע את השלבים הבאים כדי לעדכן אוטומטית את טבלת פערי המשמרות בנתונים מהחופשה השנתית:
- בטבלה השנייה שלך, שבה היית מתעד פערי משמרות, הקלד את הנוסחה =IF(בחר תא, "GAP", "FULL")
- היכן שהנוסחה לעיל קובעת בחר תא, הקלד את מספר התא המכיל תאריכי חופשה שנתית, לדוגמה, B2.
- כאשר תזין תאריך בתא שנבחר, זה יאכלס אוטומטית את המילה "GAP" במקום שבו תקליד את הנוסחה.
- אם אין תאריך, הוא יאכלס אוטומטית את המילה "FULL" במקום שבו תקליד את הנוסחה.
ניתן להשתמש בנוסחה זו לכל דבר, ללא קשר לערך התא, והיא יכולה להיות דרך מועילה לנהל פיסות מידע דומות בין טבלאות.
קָשׁוּר: כיצד לקשר נתוני Excel למצגת PowerPoint שלך
שילוב של גיליונות ופיסות נתונים למקום אחד מפחית את מספר הקבצים הנדרשים למשימות ספציפיות, ומאפשר לך לארגן את העבודה שלך בצורה יעילה יותר. בדוק את רשימת הגיליונות האלקטרוניים שלך כדי לראות אם ניתן לשלב אחד מהם, כדי לשמור על העבודה ברורה וקלה למעקב.
לפעמים, לא ניתן למזג גיליונות אלקטרוניים יחד, מכיוון שהנתונים אינם מתואמים ישירות. עם זאת, ייתכן שעדיין תצטרך לקבל גישה למספר גיליונות עבור תהליכים מורכבים יותר, הכוללים יותר ממשימה אחת.
במקרים אלה, כדאי להוסיף היפר-קישורים לגליון העבודה שלך כדי לתת לך גישה מהירה לאחד אחר. זה משמש גם כתזכורת שימושית לתהליך המלא. לדוגמה, אם אתה מזין נתונים על לקוחות, תוכל לכלול היפר-קישור לגיליון משוב של לקוחות.
קָשׁוּר: סוגי תרשימים וגרפים של Excel ומתי להשתמש בהם
ניתן לעשות זאת בקלות ב-Excel וב-Google Sheets על ידי לחיצה בו-זמנית CTRL + K במקלדת שלך. זה יעלה את א היפר קישור חלון, שבו אתה יכול לחפש עבור הקובץ, ו שֵׁם הטקסט שברצונך שיופיע בתא.
אתה יכול אפילו ליצור כרטיסייה הכוללת היפר-קישורים לכל הגיליונות האלקטרוניים האחרים שלך, עם מידע על מתי להשתמש בהם. זה רעיון מצוין אם אתה רוצה לוודא שאתה והקולגות שלך נמצאים כולם באותו עמוד, ועובדים מאותם קבצים, ולא מיושנים.
4. שקול תוכנה חלופית
גיליונות אלקטרוניים יכולים לעשות כל כך הרבה, ואם אתה סובל משימוש יתר, יכול להיות שזה רק בגלל שאתה צריך תוכנה ייעודית כדי להתמודד עם עומס העבודה. לדוגמה, האם אתה באמת צריך גיליון אלקטרוני של חופשה שנתית אם זה נבדק עבורך במערכת משאבי אנוש?
לעתים קרובות, כאשר עסק מתרחב, הוא מתגבר על גיליונות אלקטרוניים ומתחיל לדרוש תוכנה כדי לנהל את המוני המידע. אסאנה הוא יישום פנטסטי לניהול פרויקטים, ויש המון חלופות תוכנה לניהול פרויקטים שיכול להתמודד עם זרימות העבודה הידניות עבורך.
במקום להיאבק כדי לעמוד בקצב הדרישות ההולכות וגדלות של החברה, בדוק דרכים אחרות לאחסן ולנהל מידע. זה יחסוך לך ולעמיתיך זמן, ויהפוך הרבה משימות לאוטומטיות שבדרך כלל ידרשו פיקוח נוסף.
קָשׁוּר: אסנה נגד ג'ירה: מה עדיף במתודולוגיה זריזה?
5. סקור את התהליכים שלך והסר כפילות
שימוש יתר בגיליונות אלקטרוניים יכול לקרות כתוצאה מניסיון להיות מאורגן, אבל זה יכול לפעמים ללכת רחוק מדי. בתרחישים אלה, אתה יכול למעשה בסופו של דבר לנהל את עצמך, או את הקולגות שלך במיקרו, כאשר בפועל, זה לוקח זמן מהמשימות החשובות.
מעקב אחר מידע בעבודה הוא חיוני לריצה חלקה, אבל מדי פעם, אתה עלול בסופו של דבר לנסות לעקוב אחר יותר מדי דברים מיותרים. חשבו על התהליכים הנוכחיים שלכם ושקול אם אתם באמת צריכים גיליון אלקטרוני עבורם.
כמו כן, שימוש בגיליון אלקטרוני כדי להקליט נתונים שכבר מאוחסנים במקום אחר יוצר כפילות מיותרת של עבודה, ואינו יעיל ביותר. הנח את הגיליונות האלקטרוניים המתאימים ועבוד מהמקור.
גיליונות אלקטרוניים יכולים לפעול נגדך
בעזרת העצות שלעיל, יהיו לך הרבה דרכים לנקות את תיקיית הגיליון האלקטרוני שלך ולהתחיל לעבוד בצורה יעילה יותר. עקבו אחר האינסטינקטים שלכם לגבי אילו יצירות עבודה ראויות לנתונים ייעודיים, ואילו ניתן לנהל אחרת.
אם אתה עדיין לא בטוח, שים לב היטב לאופן העבודה שלך במהלך השבועות הקרובים. ייתכן שתתחיל לשים לב היכן ניתן לייעל דברים, ותוכל ליצור מרחב דיגיטלי יעיל יותר ומאורגן יותר בזמן.
אפליקציות Google Workspace יכולות לענות על רוב צרכי ניהול הפרויקטים שלך. הנה כמה מהדרכים הטובות ביותר להשתמש בהן.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טיפים לגיליון אלקטרוני
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- תוכנה לארגון
שי הוא כותב עצמאי ב-MakeUseOf, בעל רקע בניהול ואימון. פרודוקטיביות היא המשחק של שי ובזמן ההשבתה שלהם, הם נהנים לגיימינג, לצפות בסרטים דוקומנטריים ולצאת לטיולים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם