כיצד לכתוב תשובת דוא"ל מקצועית מחוץ למשרד

כשמדובר במיילים, זה יכול להיות מאתגר לקבוע גבולות מקצועיים. אחרי הכל, חברות רבות מניחות שכל עוד יש לך אינטרנט, אתה חופשי לענות על כל הודעה.

אמנם הייתה תקופה שבה ציפו מאנשי מקצוע להיות תמיד בכוננות, הזמנים משתנים לאט לאט. בימים אלה, זה נהיה יותר ויותר נפוץ שאנשים נמצאים במצב לא מקוון בימי החופש שלהם, ומסיבה טובה.

אם אתם יוצאים לחופשה, לוקחים חופש בשביל השפיות שלכם, או צריכים להיעדר מהמשרד מכל סיבה אחרת, הנה כמה טיפים איך לכתוב תשובה מקצועית במייל מחוץ למשרד.

1. נקה את כותרת הנושא מחוץ למשרד

אחת הדרכים הקלות ביותר לספר לאנשים שאינך במשרד היא לשנות את כותרת הנושא של תשובת הדוא"ל שלך. במקום רק לכתוב "מחוץ למשרד", אתה יכול גם לכלול את סוג החופשה שאתה לוקח, אם אתה מרגיש בנוח לשתף אותה.

להלן כמה דוגמאות לכותרות נושאי דוא"ל מחוץ למשרד:

• מחוץ לתפקיד - חופשת חופשה (25 בדצמבר - 4 בינואר)
• [מחוץ לתפקיד] חופשה רפואית
• מחוץ לתפקיד | חופשת לידה
• *מחוץ לתפקיד* חופשת חירום
• מחוץ לתפקיד (חופשת שכול)
• מחוץ לתפקיד | חופשת לידה
• מחוץ למשרד ~ עבודת שטח
• [לא במשרד] חופשת חג (יום חג המולד)
• מחוץ לתפקיד - חופשת מחלה
• מחוץ לתפקיד - מתחתנים!

2. ציין איזה סוג של חופש אתה לוקח

עבור אנשים מסוימים, מקובל להניח שכל אימייל מחוץ למשרד נועד למטרות פנאי. עם זאת, זה לא תמיד המקרה עבור כולם.

יש אנשים שמשתמשים גם בדוא"ל מחוץ למשרד כאשר הם עובדים, אך אינם יכולים לגשת לאימייל שלהם במהלך היום. לדוגמה, ייתכן שנציגי מכירות או כאלה שעוברים עבודת שטח יצטרכו לנסוע לאזורים ללא חיבור לאינטרנט.

בנוסף, יתכן גם שאתם לוקחים חופש לעניינים אישיים כמו ביקורים בבית חולים, לוויות או להחלמה ממחלה. עם זה, זה יכול להיות מביך להשיב, "אני מקווה שהייתה לך חופשה טובה."

קָשׁוּר: דרכים להפוך את החופשות למהנה יותר באמצעות טכנולוגיה

כדי להימנע מכך, תוכל להכניס את פרטי החופשה שלך בגוף המייל שלך במקום זאת. אתה לא צריך להיות כנה לגבי המצב שלך אם זה גורם לך לאי נוחות, אבל להיות כנים עם הבוס, חברי הצוות או הלקוחות שלך יכול לעזור לבנות אמפתיה.

לדוגמה, אם היית בתאונת דרכים ואתה צריך קצת זמן להתאושש מהפציעות שלך, הרשה אנשי הקשר שלך יודעים לעזור להם לנהל את הציפיות שלהם לגבי הפלט המושהה והצפוי שלך לַחֲזוֹר.

3. הימנע מהתנצלויות מיותרות

עבור מכורי עבודה רבים, מקובל לכלול התנצלויות בהודעות דוא"ל מחוץ למשרד, כגון "מצטער שלא הצלחתי להשיב מיד!" עם זאת, חשוב להבין שלא צריך להתנצל על חופשה מהעבודה, במיוחד אם זה לתמיד סיבה.

במקום לומר סליחה, הנה כמה מונחים שבהם תוכל להשתמש במקום זאת:

• "תודה על פנייתך!"
• "תודה על האימייל."
• "אימייל זה התקבל."

במקום להתנצל, אתה יכול להודות בנימוס שההודעה שלהם התקבלה רשמית. בעזרת זה, אתה יכול לבחור בשפה שמתמקדת בהודיה על הזמן והמאמץ.

4. אל תבטיח תאריך תשובה

עבור אנשים רבים, זה יכול להיות מכריע לראות צבר עצום של מיילים ברגע שהם חוזרים למשרד לאחר היעדרות ארוכה. למעשה, החרדה עשויה אפילו להכפיל את עצמו כאשר אתה משתמש בביטויים כמו "אני אגיב ברגע שאחזור למשרד."

זה לא רק יכול להוסיף הרבה לחץ מיותר להבטיח תשובה ביום הראשון לחזרתך, אלא שזה גם מציב את הציפיות הלא נכונות עבור האנשים שמנסים ליצור איתך קשר.

קָשׁוּר: טיפים כדי לגרום לאנשים לפתוח ולקרוא את האימיילים שלך

אמנם ראוי לאשר קבלת הודעת דוא"ל, אך אין צורך להבטיח תשובה מיידית. כדי למנוע התחייבות יתר כאשר אתה זמין להשיב, עדיף להקפיד על תשובה רחבה או טווח כללי במקום זאת.

הנה כמה דוגמאות למשפטים שבהם אתה יכול להשתמש:

• אענה ברגע שאהיה פנויה אחרי החגים.
• אנא צפו לתשובה ממני עד סוף _______.
• אם לא דחוף, נא לצפות לתשובה עד ________.

זכור, אם אימייל הוא קריטי, אנשים יעשו מאמץ להתקשר או לעקוב אחריך לאחר זמן מה. עם זה, חשוב לשים חוצצים כדי לא לתת לאנשים לקוות לתשובה מהירה.

עבור תפקידים מסוימים, מקובל שיהיו אנשי קשר גיבוי שייקחו את העומס כשאתם לא. עם זאת, לפני שמקצים בוס, קולגה או חבר צוות לקחת על עצמו את הנטל כשאתה לא זמין, חיוני לקבל הסכמה.

עם הרבה אנשים שכבר מוצפים מהעבודה שלהם, זה יכול להיות מלחיץ לקחת על עצמם את האחריות של אנשים אחרים, גם אם זה רק לפרק זמן קצר. בנוסף, ייתכן שלא יהיה להם נוח לתת ללקוחות או ללקוחות גישה לכתובות דוא"ל מסוימות או למספרי טלפון אישיים.

מסיבה זו, לפני הוספת פרטי ההתקשרות של מישהו למייל שלך מחוץ למשרד, וודא שאתה שואל אותו אם זה בסדר מבחינתך לעשות זאת ואיזה פרטים נוח לו לשתף.

6. צור אימיילים שונים מחוץ למשרד עבור גורמים פנימיים או חיצוניים

בהתאם למי יקבל את הדוא"ל, כמות המידע שאתה עשוי להיות מוכן לחלוק בתשובת הדוא"ל שלך מחוץ למשרד עשויה להשתנות. אחרי הכל, אתה עדיין צריך לקחת אמצעי זהירות לפרטיות, במיוחד כשאתה בחופשה.

לדוגמה, בעוד שאתה מרגיש בנוח לשתף את המקום אליו אתה נוסע עם חבריך למשרד, ייתכן שלא תרצה לעשות זאת עם אנשים אקראיים.

באמצעות מערכות ניהול דואר אלקטרוני, ניתן להגדיר תשובה שונה מחוץ למשרד בהתאם למי שיקבל אותה. בעזרת זה, אתה יכול לתת לאנשים את ההקשר הנכון לגבי המצב שלך מחוץ למשרד.

צור גבולות עבודה טובים יותר עם התשובות שלך מחוץ למשרד

בעולם שבו מצפים מאיתנו להיות זמינים תמיד, אימייל מחוץ למשרד שמציג גבולות יכול לעשות את ההבדל. על ידי תקיפות עם החופש האישי שלך, אתה יכול ללמד את האנשים סביבך גם את הערך של חייך האישיים.

בנוסף, על ידי בקשה מאחרים לכבד את הזמן שלך, אתה יכול גם לעודד אחרים לעשות את אותו הדבר. למרות שזה לא נשמע כמו עניין כל כך גדול, זה יכול להשפיע על הכול לצוותים כאשר נקבעים סטנדרטים בריאים במשרד.

כיצד לכתוב הודעה מחוץ למשרד בלינקדאין

רוצה לספר לרשת הלינקדאין שלך שאתה רחוק מהמשרד? הנה איך לכתוב הודעה מחוץ למשרד בלינקדאין.

קרא הבא

על הסופר