אולי שמתם לב ש-Notion, בניגוד לכמה תוכנות אחרות לניהול פרויקטים, אינה כוללת אפשרות ארכיון. עם זאת, זה לא אומר שאתה לא יכול לעשות את זה.
למעשה, ישנן דרכים רבות בהן תוכל לאחסן משימות ופרויקטים קודמים מבלי שתצטרך לעבור לתוכנה אחרת. במאמר זה, ניקח אותך דרך שלוש אפשרויות, אך ראשית, נדון מדוע אחסון בארכיון חשוב.
מדוע אולי תרצה לאחסן פריטים ב-Notion
יש כאלה שאוהבים לנקוט בגישה המינימליסטית לניהול פרויקטים ומשימות ולמחוק פריטים כשהם משלימים אותם. אחרים אוהבים לתלות פתקים עבור כל פרויקט שהם נגעו בהם.
שתי הגישות בסדר. עם זאת, סביר להניח שרבים יסכימו שקל יותר לעבוד בתוכנה נטולת עומס.
מצד שני, חיפוש הערות פרויקט ישנות רק כדי להבין שמחקת אותן אף פעם לא כיף. כאן שימוש בארכיון.
כאשר אתה מעביר פריט לארכיון, אתה נפטר מדברים שכבר אינם עדכניים, אך עדיין יש לך גישה אליהם למקרה שתזדקק להם מאוחר יותר.
אם אתה תוהה מדוע ייתכן שמישהו ירצה לשמור מידע ישן, הערות ונתונים קודמים של פרויקטים יכולים להיות מועילים ביותר לתכנון הפרויקטים הבאים שלך. אתה יכול גם להשתמש בו כדי לפתור בעיות אם מתעוררת בעיה או לשתף פרטים עם אחרים שיכולים להיות להם שאלות לגבי התהליך או התוצאה מאוחר יותר.
קָשׁוּר: איך להתחיל עם Notion: טיפים וטריקים חיוניים
בנוסף, שמירה על תיעוד של העבודה שלך יכולה לעזור לך בתחומים אחרים כגון הגדרת יעדים, כתיבת מקרים או הצגת עבודתך בסקירת ביצועים.
1. אחסן את הפריטים שלך ב-Notion על ידי מחיקה
דרך אחת שבה אתה יכול לאחסן את הפריטים שלך בארכיון רעיון זה למחוק אותם. למרות שזה אולי נשמע קבוע, כל מה שאתה מוחק באפליקציה הולך לפח האשפה לפני שאתה בוחר להיפטר ממנו סופית.
כדי למצוא פריטים בפח האשפה, פתח אותו על ידי לחיצה על הסמל בפינה השמאלית התחתונה. תופיע חלונית שבה תוכל להשתמש בסרגל החיפוש בחלק העליון או לגלול ברשימה כדי למצוא את מה שאתה מחפש.
זכור, שיטה זו עשויה לעבוד טוב יותר עבור מי שלא עושה הרבה אחסון בארכיון.
אחד החסרונות העיקריים של שיטה זו הוא פריטים ודפים יהיה קשה למצוא אם יש לך מספר עם אותו שם. זה גם המקום שבו הכל הולך, לא רק הדברים החשובים, אז יהיה לך הרבה מה לנפות אם אתה לא זוכר את השם בדיוק.
יתרה מכך, אינך יכול לסדר מחדש או לארגן את פח האשפה שלך מלבד מעבר בין כל הדפים ו בעמוד הנוכחי. עם זאת, זו הדרך המהירה ביותר לאחסן פריטים בארכיון אם אתה מחפש פתרון מיידי.
אם אתה מודאג ממחיקת כל מה שנמצא בפח שלך בטעות, Notion מאפשר לך רק למחוק פריט אחד בכל פעם. בנוסף, הוא שואל אותך אם אתה בטוח לפני השלמת הפעולה.
2. צור דף ארכיון כללי ב-Notion
אם אתה מעדיף לא לשלוח את הפריטים שלך לפח, אתה יכול ליצור דף ארכיון כללי שישמש כמצט. זה יכיל את כל מה שתרצה לשמור למועד מאוחר יותר, לא משנה מה הנושא.
כדי ליצור אחד, לחץ עמוד חדש בפינה השמאלית התחתונה ותן שם לארכיון שלך בהתאם. לאחר מכן, מצא את הפריט או הדף שתרצה לשלוח לשם ובחר את שלוש הנקודות כדי להעלות את תפריט אפשרויות.
בחר לעבור ל בתפריט האפשרויות ובחר את דף הארכיון שלך מהרשימה. הפריט ייעלם, וכעת תמצא אותו בארכיון שלך.
מכיוון ש-Notion לא ממקמת את הפריטים האלה בשבילך, תצטרך לגרור ולשחרר אותם לאן שאתה רוצה שהם יגיעו. כדי לעזור למצוא את הפריטים שלך בארכיון מהר יותר, נסה למקם כמה כותרות בתוך הדף ולארגן אותן בהתאם.
אם זה יעזור, אתה יכול לקוד בצבע את הכותרות שלך ואת הדפים הרשומים כדי למצוא אותם אפילו מהר יותר. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לבחור אחד, או כפולות תוך החזקת מקש Shift, ללחוץ לחיצה ימנית, לבחור צבע ולבחור איזה גוון אתה רוצה מהרשימה.
בין היתר האפשרויות העצומות של Notion בהתאמה אישית סיבות, הפוך אותו לאחד הטובים ביותר. זכור, אין נכון או לא נכון כשזה מגיע לארגון הדף שלך, כל עוד זה עובד בשבילך.
3. ארכיון בתוך עמוד ב-Notion
אם יש דף שאתה משתמש בו רבות, ייתכן שתרצה ליצור ארכיון על הדף שיעזור לך לעקוב אחר פריטים ישנים. כך תוכלו פשוט לגרור ולשחרר את הפריטים שברצונכם לשמור למועד מאוחר יותר, וכולם יהיו קשורים לאותו נושא.
לשם כך, מקם את הסמן ליד שם העמוד בסרגל הצד ובחר בסמל הפלוס כדי להוסיף במהירות דף חדש לתחתית הדף הנוכחי שלך.
אחרת, אתה יכול ללחוץ על הלחצן קדימה במקלדת כדי להעלות את הפקודות ולהוסיף דף חדש. שימוש בפקודות יביא אותך ישירות לדף החדש, כך שתוכל להוסיף תבנית או להתחיל להתאים אותו.
כעת, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לגרור ולשחרר פריטים לארכיון שלך על ידי לחיצה עליהם עם הסמן ומשיכתם מעל עמוד הארכיון. אתה תדע שהוא ייכנס כאשר בלוק העמוד מדגיש צבע אחר.
דומה ל לעבור ל אפשרות, הדברים שתעביר לא יהיו מסודרים ברגע שתכניס אותם. עם זאת, זה מהיר לארגן פריטים תחת כותרות, שם אתה יכול לקבץ פרויקטים דומים.
קָשׁוּר: תכונות ניווט שימושיות ב-Notion כדי לשמור על סדר
הצעות אחרות לארגון הנתונים הישנים שלך יכולות להיות בסדר אלפביתי או לפי תאריך. אתה יכול אפילו לנסות למיין אותו לטבלה במקום לרשימה. הכל תלוי בסוג הנתונים שאתה עובד איתו ומה עובד הכי טוב בשבילך.
הישאר מאורגן במחשבה עם אחסון בארכיון
כעת, כשיש לך כמה אפשרויות לארכיון ב-Notion, הגיע הזמן להתחיל לנקות את הדפים שלך - או לחפור בפח האשפה שלך אחר נתונים חשובים שאולי תרצה לאחסן במקום אחר. על ידי הסתרת פרויקטים ומשימות שאינן רלוונטיות כרגע, תוכל למצוא את הפריטים שאתה מחפש מהר יותר תוך הגבלת הסחות דעת.
Notion הוא מקום מצוין לארגן את כל המשימות והפרוייקטים האישיים והעבודה שלך, הודות להתאמה אישית הקלה והתכונות העצומות שלו. למרות שאין לו מערכת ארכיון מובנית, הרבגוניות שלו הופכת את זה לפשוט עבורך ליצור מעקף משלך.
Notion הוא סביבת עבודה מצוינת של הכל באחד. למד כיצד לנווט ולהשתמש בו כמו מקצוען עם מקשי הקיצור השימושיים האלה.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- תוכנה לארגון
- אפליקציות לרישום הערות
- כלי שיתוף פעולה
סתיו סמית היא כותבת תוכן עם רקע בשיווק ותשוקה לטכנולוגיה, תחביבים ובילויים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם