כיצד לנהל פגישת פתיחה מוצלחת של פרויקט

פגישות פתיחה לפרויקט הן ההזדמנות המושלמת להביא את כל חברי הצוות לאותו עמוד ולעבוד לקראת מטרה משותפת. זו הסיבה שהם צריכים להיות מוכנים היטב ומכוונים, מכיוון שהם יעזרו לך להפיק את המרב מהדיון שלך עם הלקוח שלך.

במאמר זה נשתף כמה טיפים וכלים שיעזרו לכם לקיים פגישת פתיחה מוצלחת עם הצוות שלכם.

מהי פגישת פתיחה של פרויקט?

פגישת התחלה של פרויקט היא המקום שבו מנהל הפרויקט נפגש עם הצוות, ולפעמים, הלקוח, כדי להציג את מטרות הפרויקט, להסביר כיצד יגיעו אליהם ולבחון את התפקידים של כולם. זה מתקיים בדרך כלל ממש בתחילתו של פרויקט חדש, אם כי ייתכן שיהיה מתאים לקיים אחד מאוחר יותר בתהליך אם מתעוררות חסימות דרכים חדשות או שאלות.

פגישה מסוג זה עוזרת לך להתחיל את הפרויקט החדש שלך על בסיס מוצק על ידי תקשור ברור מה צפוי, כיצד תימדד ההתקדמות ואילו מלכודות עשויות להיות לפניך. בסך הכל, היא קובעת את המסלול לשיתוף פעולה חלק בפרויקט עם כל מחזיקי העניין.

היתרונות של קיום פגישת התחלה של פרויקט

כפי שצוין לעיל, פגישות הפתיחה של הפרויקט הן הזדמנות לגרום לכולם להתיישר עם החזון של הפרויקט שלך ותפקידיו בתוכו. להלן כמה יתרונות בולטים נוספים של פגישת פתיחה מוצלחת:

• פרויקטים פועלים בצורה יעילה יותר כאשר כל חברי הצוות מבינים את האחריות שלהם.
• פגישות פתיחה מראות לך כמה רחוק הצוות שלך בהבנת מה יכלול הפרויקט. זה יכול לעזור לך לזהות בעיות פוטנציאליות שעלולות להתעורר לאורך הדרך.
• פגישות פתיחה עוזרות לבנות קרבה בינך לבין הלקוח שלך על ידי כך שכולם יהיו שווה בתחילת התהליך.
• תכנון מוקדם של הכל מפחית את הסבירות לשינויים שיכולים לגרום לעיכובים פוטנציאליים בהמשך הפרויקט.
• ללקוח שלך תהיה הזדמנות לספק משוב ורעיונות חשובים לפני שהוא הולך רחוק מדי לתוך מחזור החיים של הפרויקט.
• פגישת פתיחה מוצלחת של פרויקט מגדילה את הסבירות לעמוד בתקציב ובלוח הזמנים.

5 טיפים לניהול פגישת פתיחה מוצלחת של פרויקט

להלן כמה צעדים חיוניים שיש לנקוט בעת הכנה לפגישת תחילת פרויקט:

1. צור את סדר היום שלך

סדר היום שלך נותן לפגישה כיוון ברור לעקוב אחריו, וזו הסיבה שחשוב ליצור אחד ולהפיץ אותו לפני פגישת הפתיחה. תכנון סדר יום מראש יעזור לך להישאר ממוקד ולעמוד במשימה.

אתה יכול להשתמש באפליקציית רישום הערות כמו Evernote כדי ליצור תוכנית פגישות שכל החברים יכולים לגשת אליה. אתה יכול להתחיל מאפס או לחסוך זמן על ידי שימוש באחד מהם תבניות פגישות.

הוסף את כל הפרטים הרלוונטיים על הפרויקט לאחר שטיפלת ביסודות, כולל משך הפגישה והיו"ר (מנהל הפרויקט). למרות שאלה יהיו תלויים בפרויקט הספציפי עליו אתה עובד, הנה כמה רעיונות כלליים שכדאי לקחת בחשבון:

• ברכות והקדמה
• הסבר ברור למה אתה מתכנן להשיג במהלך פגישת הפתיחה
• מטרת הפרויקט
• היקף הפרויקט
• אילוצים הקשורים לזמן ותקציב
• סיכונים ידועים עדכניים
• רשימה של תוצרים
• דיון פתוח ושאלות.

2. הזמן את האנשים הנכונים

בשלב זה, אתה רוצה להתמקד בהזמנת כל מחזיקי העניין המרכזיים. עם זאת, בלהיטותך להניע את הכדור, אתה עלול להתפתות להזמין את כל מי שיש לו משהו שקשור אפילו רחוק לפרויקט. זה יכול לגבות מחיר מהפגישה שלך, מכיוון שניהול קהל גדול יהיה מאתגר יותר. עליך לכלול רק חברי צוות שיש להם תפקיד בפרויקט (ויכולים לתת מידע רב ערך).

אתה יכול להזמין את המשתתפים בפגישה באמצעות דואר אלקטרוני, או טוב יותר, דרך א כלי תקשורת פנימי כמו רָפוּי. אתה יכול להשתמש בכלי זה כדי ליצור ערוץ (קבוצה) שתשתמש בו כדי לשתף את סדר היום של הפגישה ומסמכים רלוונטיים אחרים כדי שכולם יוכלו לעבור עליהם לפני הפגישה.

3. הפוך את הפגישה לאינטראקטיבית

שמור על פגישת הפתיחה שלך אינטראקטיבית על ידי מתן פלטפורמה פתוחה להשמיע רעיונות או הצעות. המטרה כאן היא להבטיח שכולם ישתתפו באופן פעיל במהלך המפגש. הנה כמה רעיונות מה אתה יכול לעשות:

• סיעור מוחות קבוצתי: זה עובד הכי טוב אם לכמה חברי צוות יש תחום מומחיות דומה. על ידי סיעור מוחות יחד, תוכלו לבנות במהירות אחד על הידע של זה ולפתח פתרונות יצירתיים שסוללים את הדרך להצלחה.
• תחליפו בראש הישיבה: למרות שזה אידיאלי שמנהל הפרויקט ינחה את פגישת הפתיחה, אתה יכול להחליף יושבי ראש כדי למנוע איבוד תשומת לב של אנשים. זה מאפשר לכולם לקחת תפנית בהובלת היבטים ספציפיים בסדר היום של הפגישה או הצגת מצגות, מה שיכול גם לעזור לצוות להרגיש מעורב יותר בפרויקט.
• בקשו משוב: בכל פעם שאתה מציג משהו חדש, שאל את המשתתפים אם יש להם שאלות לגבי זה כדי שכולם יגידו את דעתו בפגישה. אתה יכול גם לנצל את ההזדמנות הזו כדי לגלות מחשבות או חששות אחרים שאולי יש להם שאי ודאויות אינן מצטברות עם הזמן - גורם ראשוני לתסכול בקרב אנשים המעורבים ב- פּרוֹיֶקט.

טכניקות אינטראקטיביות אלו יבטיחו שכל מחזיקי העניין שלך יהיו מעורבים באופן פעיל בפגישת הפתיחה.

4. הבהרת תפקידים ואחריות

בהנחה שכולם מבינים את כל הפרויקט וכיצד הם משתלבים, השלב הבא יהיה להגדיר את התפקידים והאחריות שלהם. השתמש בהזדמנות זו כדי לחזור על דיונים קודמים על מה שכולם מצפים זה מזה. אתה יכול להשתמש בכלי מקוון כמו אסאנה ליצור רשימות בדיקה כדי שכל אחד יוכל לראות לאילו משימות הוא אחראי.

אתה יכול להתחיל בהקצאת פריטי פעולה שיש להשלים עם תאריך יעד מוסכם, ולאחר מכן להפיץ אותם בין חברי הצוות. ארגן את הפעילויות הללו לפי סדר עדיפות, כשהמשימות החשובות ביותר מופיעות תחילה. כך תוכלו להבטיח עמידה בלוחות זמנים מבלי שתצטרכו למתוח אנשים יותר מדי.

5. הוסף את סיכום הפגישה לויקי הפנימי שלך

לאחר סיום הפגישה, הפוך את ההערות שלך למסמך מאורגן היטב כדי להקל על התייחסות עתידית. אתה יכול להשתמש שלך ויקי פנימי כמאגר מקוון שכל אחד בפרויקט יכול לגשת אליו בקלות.

בדרך זו, אתה תמיד יכול להתייחס להערות הפגישה בכל פעם שיש שאלות לגבי משהו שנסקר במהלך מפגש הפתיחה. אתה יכול גם להשתמש בוויקי שלך כדי להוסיף עדכונים ככל שאתה מתקדם לאורך מחזור החיים של הפרויקט.

קבע את הטון הנכון עבור כל הפרויקט עם פגישת פתיחה

מפגש הפתיחה הוא שלב חיוני בכל פרויקט, שכן הוא נותן את הטון לכל מחזור חיי הפרויקט ומנחה את כל המעורבים באותו כיוון.

אתה יכול למנף את הטיפים והכלים שלמעלה כדי לקבל את כל מחזיקי העניין שלך באותו עמוד ולסלול את הדרך לזרימת עבודה פרודוקטיבית.

6 דרכים קלות להפוך את הפגישות שלך ליותר פרודוקטיביות

אם אתה רוצה לדעת איך לנהל פגישת צוות מוצלחת, בדוק את 6 הטיפים החיוניים האלה שכדאי לך לעקוב אחריהם.

קרא הבא

על הסופר