לפעמים קל להרגיש שלא הספקת לעשות הרבה ביום, גם כשאתה קשה בעבודה. עם זאת, ייתכן שאינך מבין עד כמה אתה באמת עושה אם אינך רושם הערות על הדרך שבה אתה מבלה את זמנך היצרני.
במאמר זה, ניקח אותך מדוע מדידת הפרודוקטיביות שלך מועילה וכמה דוגמאות כיצד תוכל ליצור רשימת מטלות פשוטה במספר סוגים של תוכנות.
3 סיבות מדוע כדאי למדוד את הפרודוקטיביות שלך
ישנן מספר סיבות מדוע מדידת הפרודוקטיביות שלך מועילה. זה לא רק עוזר לך לדעת היכן אתה נמצא עם המשימות החשובות שלך, אלא זה גם יעזור למוטיבציה ולחוויית תכנון היום הכוללת שלך.
מדידת הפרודוקטיביות שלך מתחילה בשמירה על רשימת מטלות יומית פשוטה שתיצור למחרת לפני או באותו בוקר, אבל היא לא מוגבלת לפריטים שנמצאים שם. באופן אידיאלי, אתה נצמד לרשימה שיצרת, עם זאת, אין זה נדיר לקבל מעקב אחר משימה חדשה שהובאה לידיעתך.
גם אם תשלים את המשימה החדשה לפני הכנסתה לרשימת המטלות שלך, רשום אותה שם בכל מקרה. כך, אתה מקבל תמונה טובה יותר לגבי המשימות שאתה מקדיש להן זמן.
להלן שלוש סיבות מדוע שמירת רשימה כזו מועילה.
1. אתה תראה שעשית דברים
כתיבת רשימת מטלות לא רק תעזור לך להישאר ממוקד בסדרי העדיפויות של היום, אלא גם תהיה לך דרך להוכיח לעצמך שאתה עושה דברים תוך כדי סימון פריטים.
בשום פנים ואופן זה לא מרוץ לראות כמה אתה יכול לסמן. יתרה מכך, תדע שהוצאת את המשימות החשובות שלך מהדרך - או לפחות תורמת למשימות גדולות יותר על ידי להתמודד עם כמה פריטי פעולה.
קָשׁוּר: Microsoft To Do לעומת Taskade: איזה כלי לניהול משימות עדיף?
לא רק שתרגיש טוב יותר בסופו של יום, אלא אולי גם תמצא מוטיבציה לראות מה השגת יום קודם ולשמור על המומנטום.
2. אתה יכול להגדיר יעדים טובים יותר
כל מטרה צריכה להיות מדידה. עם זאת, לא תדע מאיפה להתחיל אם אין לך קו בסיס.
על ידי כתיבת המטלות שלך ומעקב אחר מה שהשגת, אתה נותן לפרודוקטיביות שלך יחידת מדידה - מספר המשימות שהושלמו. באמצעות המספר הזה, אתה יכול לקבל מושג טוב יותר על כמה משימות אתה יכול בדרך כלל לבצע ביום בממוצע, שהוא קו הבסיס שלך.
משם, אתה יכול להגדיר יעד ריאלי יותר, או מספר יומי של משימות, ולהתאים למעלה או למטה לפי הצורך.
3. אתה תדע מתי הגיע הזמן לקחת הפסקה
לפעמים קשה לדעת מתי לשים עבודה, פרויקט או לימודים. על ידי מתן כמות מוגדרת של משימות להשלמת כל יום, תדע מתי הגיע הזמן לקחת הפסקה.
זה לא אומר שאתה צריך להשלים את כולם. למעשה, מומחה לפריון אייבי לי המליצו לקבוצה של מנהלים לבצע שש משימות ביום, וכל מה שהם לא ביצעו, הם פשוט היו עוברים ליום הבא ולהעמיד אותו בראש סדר העדיפויות.
קָשׁוּר: כיצד לייעל את רשימת המטלות שלך כדי להיות יעילה יותר
השיטה שלו גם לא לימדה את המנהל להמשיך ולהוסיף לרשימה שלהם ברגע שהם השלימו את שש המשימות היומיות שלהם. לעשות זאת יהיה כמו להזיז את קו הסיום פעם אחת לפני שתאפשר לעצמך לחגוג את הזכייה שלך.
אתה מכיר את עומס העבודה שלך טוב יותר מכל אחד. גם אם אתה רק בחלק מהרשימה שלך, תוכל להעריך טוב יותר אם אתה צריך לדחוף דרך עוד אחד, או אם עשית מספיק, ואתה יכול להמשיך מהמקום שהפסקת אחרי כמה מנוחה הכרחית.
כיצד למדוד במהירות פרודוקטיביות בתוכנת עיבוד תמלילים
דוגמה זו מציגה את Apple Pages. עם זאת, אינך זקוק לתוכנה ספציפית כדי להתחיל, כפי שיעשה כל מעבד תמלילים.
התחל ביצירת מסמך חדש ותן לו את השם בהתאם. הוסף את התאריך המודגש כדי לעזור לו לבלוט, וכתוב את המטלות שלך בצורה נקודתית.
בזמן שאתה משלים משימות, שנה את העיצוב בדרך כלשהי כדי להודיע לעצמך שהשלמת אותן - לדוגמה, לחיצה על הטקסט או שינוי הצבע.
כל משימות שלא הסתיימו, תוכל להעתיק ולהדביק בראש הרשימה של היום הבא. אתה יכול לגזור ולהדביק גם אם אתה לא רוצה לראות משימות לא גמורות, אבל זה עשוי לעזור לך עקוב אחר אלה גם כדי שתוכל להתאים את היעד שלך, וללמוד אילו סוגי משימות אתה עשוי למצוא יותר מאתגר.
אם אתה מגלה שהעברת משימה יותר מפעם אחת, ייתכן שתצטרך להמציא שיטה כדי לבצע אותה, כגון לאכול את הצפרדע שיטה, שבה אתה מאתגר את עצמך להוציא את המשימות הקשות יותר או הפחות רצויות מהדרך תחילה.
כמה דוגמאות למדידת הפרודוקטיביות שלך בתוכנות אחרות
1. רעיון
הנה דוגמה לאיך יכולה להיראות רשימת המטלות היומית שלך ב-Notion. רשימה זו משתמשת בבלוק רשימת המטלות של Notion, שנותנת לך את התיבות לסמן בזמן שאתה משלים פריטים. בזמן שאתה עושה, התוכנה מחצה עבורך פריטים אוטומטית.
2. ClickUp
אתה יכול גם להשתמש ברשימה פשוטה ב-ClickUp כדי לעזור לך למדוד את הפרודוקטיביות שלך. הרשימה בדוגמה משתמשת בימים בשבוע כקבוצות, וכאשר אתה משלים פריטים, הם עוברים ל- לְהַשְׁלִים קבוצה כך שעדיין תוכל לראות את כל מה שעשית.
לשם כך, באמצעות תאריך סגור העמודה תעזור לך לעקוב באיזה יום השלמת פריט.
3. גיליון אלקטרוני
גיליון אלקטרוני פשוט הוא דרך נוספת שבה תוכל לעקוב אחר הפרודוקטיביות שלך - כוונת מילים. בדוגמה זו, תשתמש בקובץ אחד עבור כל החודש. כל כרטיסייה מתארת שבוע באותו חודש, וכל עמודה היא יום בשבוע.
גיליונות אלקטרוניים כמו Google Sheets מציעים תיבות סימון שיגרמו לסימון פריטים להשלים בקלות רבה.
עקוב אחר הפרודוקטיביות שלך
מדידת הפרודוקטיביות שלך תעזור לך להרגיש פחות לחץ על הדברים שלא הספקת לעשות כי אתה מראה לעצמך שאתה מתקדם. זה גם יאפשר לך להגדיר יעדים טובים יותר ולדעת מתי הגיע הזמן לנוח קצת.
למרבה המזל, זה לא צריך להיות מסובך מדי, וייתכן שכבר יש לך את התוכנה שאתה צריך כדי להתחיל.
רוצה להגדיל את הפרודוקטיביות שלך ולעשות יותר בפחות זמן? הנה כמה דרכים יעילות בהן תוכל להשתמש.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טיפים לפרודוקטיביות
- ניהול זמן
סתיו סמית היא כותבת תוכן עם רקע בשיווק ותשוקה לטכנולוגיה, תחביבים ובילויים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן כדי להירשם
