7 הסחות דעת נפוצות במקום העבודה וכיצד להימנע מהן

להיות פרודוקטיבי באופן עקבי זה כבר קשה, וטווח הקשב המצטמק שלנו רק מקשה על העבודה הזו. הסחות דעת במקום העבודה הן אחת הסיבות הגדולות ביותר לביצועים גרועים.

בעוד שחלקנו מסוגלים להתעלם מהסחות דעת בקלות, אחרים זקוקים לעזרה כדי לחסום אותם כדי להישאר פרודוקטיביים. להלן כמה הסחות דעת נפוצות במקום העבודה ודרכים להימנע מהן.

1. משרד רועש

מקומות עבודה מלאים לרוב ברעש. זה יכול להיות עמיתים לעבודה בצ'אט, הקלדת מקלדות, המדפסת המשרדית המצפצפת או עבודות הבנייה בבניין הבא.

כל אלה יכולים להפחית את המיקוד שלך ולהגביר את הלחץ, מה שמקשה על הביצוע. אם למשרד שלך אין חדר שקט יותר שאתה יכול ללכת אליו, אז לקנות זוג ביטול רעשים אקטיבי אוזניות יכולות להיות השקעה מצוינת.

עם תכונת ה-ANC מופעלת, אתה יכול לחסום את רוב, אם לא את כל, הרעש שמסביב במקום העבודה שלך. בזמן שאתה בזה, אתה יכול גם לנסות לשחק פסי רעש סביבה ולבן להטביע כל זמזום רקע כדי להחזיר את המיקוד.

קָשׁוּר: הסיבות לכך שאוזניות חוטיות טובות יותר מאוזניות אלחוטיות

2. מיילים והודעות

בעבודה, אתה צפוי להיות זמין באינטרנט לאורך כל יום העבודה כדי לתקשר עם הצוות שלך או לענות על מיילים של לקוחות. עם זאת, כל הזמן לרדת מהמשימה הנוכחית להגיב למיילים או להודעות יכול להיות מאתגר לחזור לאזור.

א לימוד מראה שהפרעות קבועות לא רק מקשות על החזרת המיקוד, אלא גם מגדילות את הסיכוי שלך לטעות. לכן, חשוב לקבוע זמן להגיב לחלק של הודעות ומיילים שלא נקראו בבת אחת במקום לעשות זאת באופן מיידי.

דרך נוספת להתמודד עם הסחות הדעת הללו היא על ידי כיבוי ההתראות בדפדפן שלך וטלפון. כדי למנוע הפרעה של זרימת העבודה שלך עם הודעות דוא"ל קבוצתיות לא רלוונטיות, תוכל להשתמש בתכונות Gmail כמו השתקת שיחות.

קָשׁוּר: פריצות ל-Gmail שיעזרו לך לעשות יותר

זה לא חדשות שהאינטרנט והמדיה החברתית מאוד ממכרים; אתה מחליט לקחת הפסקה קצרה של חמש דקות ובסופו של דבר לגלול במשך שעה. כדי להתמודד עם הפיתוי של שימוש בטלפון שלך במהלך שעות העבודה, אתה יכול הגדר טיימרים מותאמים אישית באפליקציות המועדפות עליך.

לחלק מהאפליקציות כמו יוטיוב ואינסטגרם יש תכונות שמזכירות לך לקחת הפסקה לאחר שבילה פרק זמן מסוים באפליקציה. אתה יכול לאפשר להם לקבל התראה כאשר השקעת מספיק זמן באפליקציות ואתה צריך להניח אותן.

קָשׁוּר: מדוע אינסטגרם רוצה שת "קח הפסקה" ממדיה חברתית

4. פגישות לא פרודוקטיביות

פגישות הן חלק בלתי נמנע מיום העבודה שלך. ולמרות שהם חשובים לוודא שכולם נמצאים באותו עמוד, בערך 71 אחוז מפגישות העבודה להתברר כלא יעיל ולא פרודוקטיבי.

פגישות לא פרודוקטיביות מבזבזות את הזמן והאנרגיה של כולם. אם קיצוץ של כמה פגישות לגמרי אינו אופציה, אתה יכול לתרגל ארגון פגישות טוב יותר. של ג'יימס מקנופו מסגרת פגישות 7Ps הוא כלי פגישות זריז יעיל לתכנון וקיום פגישות פרודוקטיביות.

7Ps מייצגים:

1. מַטָרָה: למה אתה מקיים פגישה? מה סדר היום?
2. מוצר: איזו תוצאה או מסמך יופקו במהלך הפגישה?
3. אֲנָשִׁים: את מי כדאי להזמין? עד כמה הם חשובים לפגישה?
4. תהליך: איך תקל על זרימת הפגישה?
5. מלכודות: מהם הדברים שיכולים להשתבש?
6. הכנות: מה הם הדברים שעליך לעשות לפני תחילת הפגישה?
7. חששות מעשיים: היכן יתקיים הפגישה? מי מביא מה?

המסגרת הזו עוזרת לכם להישאר מוכנים ולהבטיח שהכל יתנהל לפי התוכנית. אם אתה לא זה שאחראי על הפגישה, אתה יכול להציע את הכלי הזה למארגן. אם מיושם היטב, זה יכול לשפר מאוד את השירות של הפגישה, לא משנה אם היא וירטואלית או אחרת.

קָשׁוּר: טיפים כיצד לנהל פגישה וירטואלית פרודוקטיבית

5. עומס של סביבת עבודה

תחנת עבודה ושולחן עבודה עמוסים הם הסחות דעת ברורות, מכיוון שקשה להתמקד כשיש כל כך הרבה מה לטפל. זו הסיבה שחשוב לשמור גם על סביבות העבודה הדיגיטליות וגם הפיזיות שלך נקיות ומינימליות.

ראשית, ארגן את שולחן העבודה שלך על ידי הנחת כל הדברים המיותרים. לאחר מכן, בצע אופטימיזציה של סביבת העבודה הדיגיטלית שלך על ידי ניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך, ארגון תיקיות שולחן העבודה שלך, הוספת כלים חשובים לסימניות, השבתת חלונות קופצים בדפדפנים, וכו.

קָשׁוּר: הטיפים הטובים ביותר לניהול המרחב הדיגיטלי שלך ליעילות גבוהה יותר

6. ריבוי משימות

אולי אתה מרגיש שאתה עושה יותר עבודה על ידי ריבוי משימות, אבל למעשה יש לזה אפקט הפוך. במקום זאת, עדיף לתעדף משימה אחת בכל פעם, לבצע אותה ואז לעבור לשנייה. כלים לניהול פרויקטים כמו אסאנה, יוֹם שֵׁנִי, ו לוח המשימות יכול לעזור לך לארגן את המשימות שלך טוב יותר.

אתה יכול גם להשתמש באלה טיפים לחסימת זמן כדי לחלק את היום שלך למספר בלוקים של זמן, הקצה משימות לכל בלוק ולאחר מכן היצמד ללוח הזמנים. זוהי דרך מצוינת להימנע מריבוי משימות, לבנות מוסר עבודה חזק ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך.

קָשׁוּר: אפליקציות שימושיות באמת ליזמים צעירים

7. ניהול מיקרו

עובדה ידועה היא שניהול מיקרו הוא אחת ההסחות הדעת הגדולות ביותר שעומדות בפני העובדים בעבודה. זה לא רק מעכב את הפרודוקטיביות שלך, אלא זה גם משפיע לרעה על המורל ועל שביעות הרצון בעבודה. למרבה המזל, הרבה מוצרי תוכנה כיום מאפשרים לך לשתף את המסמך שלך עם אחרים לשיתוף פעולה בזמן אמת.

למשל, אם אתה משתמש גוגל מסמכים, יש לך אפשרות להזמין חבר צוות בתור צוֹפֶה, מגיב, או עוֹרֵך. אתה יכול להשתמש בתכונה זו כדי להוסיף את המנהל שלך ולבקש ממנו להזכיר הצעות ושיפורים בצד מבלי שתצטרך לבקר בשולחן העבודה שלך. התכונה זמינה כמעט לכולם Google Workspace מוצרים.

קָשׁוּר: כישורי ניהול עבור קורות חיים: איך להראות שאתה מנהיג צוות טוב

למד כיצד להימנע מהסחות דעת כדי לבצע ביצועים טובים יותר

הסחות דעת במקום העבודה הן בלתי נמנעות. חלקם בשליטתכם וחלקם לא. עבור אלה שאתה יכול לשלוט, אתה יכול להשתמש בכל מיני כלים וטכניקות כדי להימנע מהם ולשמור על המיקוד שלך.

אך וודאו שהפתרונות שבהם אתם מחליטים להשתמש מתאימים למקום העבודה שלכם ואינם מפריעים לביצועים של אף אחד אחר. אם הכלים לא יכולים לעזור למנוע הסחת דעת מסוימת, דבר עם מנהל משאבי האנוש שלך כדי לבקש פתרון.

תעסוקה לעומת פרילנסרים: מהי בחירת קריירה טובה יותר?

האם אתה תוהה אם להמשיך בעבודה או לפרילנסר כקריירה? הנה 20 יתרונות וחסרונות שכדאי לדעת!

קרא הבא

על הסופר