כיצד לרשום הערות במהלך פגישות זום כמו מקצוען

בין אם מדובר בפגישת צוות או שיחת לקוח, פגישות זום הפכו לחלק מהותי בחייו של כל עובד מרחוק. עם זאת, רוב האנשים שוכחים את הדיון לאחר סיום הפגישה. אי זכירת נקודות השיא של הפגישה עלולה להפוך אותך ללא יעיל, מה שעלול להוביל לחוסר פרודוקטיביות. אז איך אתה מתעדכן בכל הפגישות המקוונות שלך?

הזן הערות לפגישה. למרות שזה לא רעיון חדש, לאנשים רבים אין את המערכת המתאימה לרישום הערות כדי לעזור להם להתעדכן בשיחות שלהם. אבל איך רושמים הערות במהלך פגישות זום? בוא נגלה.

הערות פגישה לעומת דקות: מה ההבדל?

רוב הזמן, אנשים משתמשים בהערות פגישות ובפרוטוקולים של פגישה לסירוגין. עם זאת, הם לא אותם דברים, והבנת ההבדלים ביניהם יכולה לעזור להגביר את היעילות שלך.

הערות ופרוטוקולים הן שתיהן פעולות שמתעדות נקודות חיוניות שנדונו בפגישה, אך הן מכוונות לדברים שונים. הערות הפגישה הן מידע קצר על רעיונות, תוכניות, מטרות, פעולות, מועדים שהוזכרו בפגישה. אתה יכול לשנות את התוכן בהתאם למטרה ולכוונה שלך.

מאידך, פרוטוקולים של הישיבות הם פרטים פורמליים שיכולים לשמש תיעוד משפטי של הישיבה, בו יכולים לראות רואי חשבון ובתי משפט. בעיקרו של דבר, הפרוטוקולים לוכדים מידע כמו משתתפים ונעדרים בפגישה, נושאים שנדונו, שעת התחלה וסיום של הפגישה, החלטות שהתקבלו ועוד. דקות עוקבות אחר מבנה מסוים, בניגוד להערות שניתן לשנות.

קָשׁוּר:תבניות דקות הפגישה הטובות ביותר למקצוענים

כיצד לרשום הערות בפגישת זום

מלבד שימוש אישי, הערות פגישות יכולות לשמש גם משאב לשימוש עמיתיך, במיוחד אם אתה מוכן לשתף את שלך. מכיוון שיש להם את כל המידע החיוני שנדון בפגישה, זה יכול לעזור להגביר את הפרודוקטיביות של הצוות שלך.

עם זאת, להערות הפגישה שלך צריך להיות מבנה. אחרת, אף אחד לא יבין אותם. כך תוכל לרשום הערות פגישות כמו מקצוען:

1. הכירו את היסודות של רישום הערות

בעת רישום הערות, ישנם מספר נושאים שכדאי לעסוק בהם. להלן הדברים שכדאי לכלול:

פגישה מוקדמת: לפני תחילת הפגישה, רשום את הפרטים שכבר זמינים לך כדי שלא תבזבז זמן. הנה הם:

• תאריך ושעה: זה יעזור לך לארגן ולמיין את ההערות שלך היטב.
• משתתפים וסוג הפגישה: האם זו שיחת לקוח או פגישת צוות? מי השתתף בו?
• סֵדֶר הַיוֹם: סיכום על מה הפגישה.
• רעיונות: יש לך משהו שתרצה לשתף במהלך הפגישה? רשום אותם, כדי לא לשכוח אותם.

במהלך הפגישה: לאחר תחילת הפגישה, תוכל למקד את רישום ההערות שלך בדברים חשובים שהוזכרו במהלך הפגישה, כגון:

• פריטי פעולה: אם יש תוכניות שנדונו במהלך הפגישה, רשמו אותן. ספק את הפרטים שהוזכרו, כגון האנשים המעורבים, משימה ואחריות, ציר זמן ותאריך יעד.
• עובדות: כל עובדה חשובה שצוינה במהלך הפגישה.
• שאלה ותשובה: הקלט שאלות שנשאלו בפגישה ואת תשובותיהן, כדי שתוכל להפנות אליהן במידת הצורך.

קָשׁוּר: טיפים לרישום הערות טובות יותר עם Microsoft OneNote

2. אל תקליט את כל מה שאתה שומע

רישום הערות אינו עניין של לכידת כל מה שהוזכר במהלך פגישת זום. כתיבת הפגישה כולה היא גישה מהאסכולה הישנה; מקצוענים לא עושים את זה יותר. אם תנסה את השיטה הישנה, ​​סביר להניח שתיכשל. הסיבה לכך היא שהתהליך כולו גוזל זמן ומביס את המטרה העיקרית של רישום הערות. זה גם יבלבל אותך או את מי שיקרא אותו, מכיוון שהוא יכיל מידע מיותר מיותר.

במקום זאת, רשום מילות מפתח ופריטי פעולה בלבד. בעצם, אתה תופס מילות מפתח ויוצר סיכום של הנקודה וכל מה שצריך לעשות איתה. אתה יכול להסתכל על היסודות של כתיבת הערות כדי לשמור על ההערות שלך תמציתיות וקלות להבנה.

3. צור תבנית

כדי להפוך את כל תהליך כתיבת ההערות למהיר יותר, עליך ליצור תבנית. זה חוסך לך זמן במחשבה על איזה פרט הולך לאן. יחד עם זאת, אינך צריך להשקיע יותר זמן בעריכתו לאחר הפגישה מכיוון שהוא כבר מעוצב.

אתה יכול ליצור תבנית שמתאימה לצרכים שלך, או שאתה יכול גם לעקוב אחר אסטרטגיות שונות של רישום הערות. לדוגמה, אתה יכול לנסות את שיטת הרביעים ולחלק את ההערות שלך לארבעה חלקים: שאלות, מטלות, מוקצות והערות. אם אתה אדם ויזואלי, מפת חשיבה יכולה להיות תבנית אידיאלית.

מלבד אסטרטגיות, אתה יכול גם להשתמש אפליקציות לרישום הערות כדי להקל עליך לארגן הכל. לחלק מהאפליקציות כבר יש תבנית מוכנה לשימוש, כך שאינך צריך לחשוב על יצירה או מציאת אחת.

קָשׁוּר: אפליקציות נקיות ופשוטות לרישום הערות שעובדות במצב לא מקוון

4. הגדר את המטרה שלך

אם אתה רוצה להצליח בכתיבת הערות לפגישות זום, הדבר החשוב ביותר שאתה צריך לקחת בחשבון הוא המטרה שלך. שאל את עצמך: למה אתה כותב הערות? האם אתה רוצה להשתמש בזה כדי להיות יעיל ולקדם את הקריירה שלך? האם אתה כותב הערות כחלק מהעבודה שלך? האם אתה רוצה לשתף אותם? האם אתה עושה את זה כדי להיות יותר מאורגן? מה אתה רוצה להוציא מזה?

הגדרת מטרת רישום ההערות שלך מאפשרת לך לקבל מוטיבציה רבה יותר לעשות זאת טוב יותר. אם אתה יודע מה אתה רוצה להשיג, כתיבת הערות לפגישה הופכת לטיול בפארק, מכיוון שתהיה לך הבנה ברורה יותר מהי התוצאה הרצויה לך. זכור, הערות הפגישה שלך אמורות לעזור לך להשתפר בקריירה שלך. זה לא רק משהו שאתה עושה; זה יכול לעזור לך באופן משמעותי להתקדם ולהיות הרבה יותר יעיל בעבודה.

האם זה מעשי תמיד לרשום הערות במהלך פגישות זום?

לא תמיד צריך לרשום הערות במהלך פגישות. עם זאת, עליך ללמוד להעריך את החשיבות של כל שיחה שאתה מקבל. לדוגמה, אם מדובר רק בשיחת יישור ולא מוזכרים פרטים חשובים, אתה יכול לדלג על ההערות ולהתמקד בשיחה עצמה.

ובכל זאת, רישום הערות הוא מיומנות חיונית שאתה צריך ללמוד כדי לקדם את הקריירה שלך. בנוסף לסיוע ביעילות, זה יכול להוביל לשמירה טובה יותר, מה שיכול לשפר את הזיכרון לטווח ארוך שלך. זה גם בונה אחריות ומגביר את הביצועים של חברי הצוות שלך, ומאפשר להם להיות מודעים יותר למה שהם אמורים לעשות. לבסוף, זה נותן כיוון, כך שאתה יודע היכן למקד את תשומת הלב שלך.

דיגיטלי מול הערות נייר: באיזה כדאי להשתמש?

הרגלי רישום הערות שלך יכולים להיות לב הפרודוקטיביות שלך. האם אתה אוהב ללכת לבית הספר הישן עם הערות נייר או מעדיף אפליקציות לרישום הערות דיגיטלי?

קרא הבא

על הסופר